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Gestionnaire administratif.ve à la Direction de la Formation Professionnelle et de l'Emploi (H / F)
Région Centre-Val de LoireORLEANS, FranceIl y a plus de 30 jours
Type de contrat
- CDI
Description de posteOrganiser l’alimentation du site « Formation » piloté par le GIP Alfa Centre-Val de Loire avec l’ensemble des éléments relatifs à la politique régionale de formation Participer aux instances de pilotage pour le développement du site Internet Formation Assurer le suivi du plan média en lien étroit avec la Direction de la communication et de la presse et la Direction Europe et International : coordination des outils et supports (affichage publicitaire, campagne presse, spots radios, vidéos, signalétique), lien avec les prestataires. Suivre la consommation du budget dédié Veiller à assurer une communication en cohérence avec les enjeux de la collectivité Diffuser les informations nécessaires aux Maisons de la Région et en interne de la Direction de la Formation et de l’Emploi Préparer la programmation de l’examen des dossiers devant la Commission Permanente Régionale (CPR) Envoyer et réceptionner les demandes des partenaires ou porteurs de projets, en accuser réception Pré-instruire les dossiers (vérification des pièces constitutives de la demande et relance, contrôle des informations…) En lien avec les chargés de mission, rédiger les rapports et délibérations CPR, les conventions y compris les imputations budgétaires… Saisir les dossiers sous l’outil de gestion Assurer le suivi des acomptes et des soldes des conventions Construire les tableaux de bord de suivi des différentes actions (indicateurs, statistiques…) Créer des procédures Produire le bilan annuel du marché nécessaire au suivi de ces dispositifs Accompagner, former les référents et conseillers des Espaces VAE à l’outil de pilotage RésoVAE Élaborer des tableaux de bord, indicateurs et les diffuser régulièrement aux partenaires Participer aux réunions techniques et des comités de pilotage Elaborer les supports de présentation Rédiger les comptes-rendus et tout document nécessaire au suivi de ce dossier Réceptionner et contrôler les factures et les bilans des Espaces VAE, demander leur mise en paiement Assurer le suivi des accompagnements renforcés L’environnement administratif, institutionnel et politique de la Fonction Publique Territoriale Les procédures de gestion et d'instruction administratives Les procédures et cadre juridique de son domaine Maîtriser les principes de gestion des subventions Maitriser les principes des marchés publics Les applications informatiques métier (Excel, PowerPoint, Outlook, portail subventions, PROGOS et son évolution vers AIDEN, Grand Angle…) La gestion budgétaire et comptable Les techniques de rédaction administrative Analyser une information, un document, une réglementation Mettre en oeuvre une règle, une norme, une procédure, un protocole Synthétiser, analyser et contrôler des informations, des données, un document Utilisation du Système Informatique DFP, du SID et d’outils spécifiques liés au poste comme RésoVAE (une formation interne est prévue) Être organisé, et méthodique Savoir prendre des initiatives et faire preuve de réactivité Avoir le sens des relations humaines Travailler en équipe / réseau S’adapter aux situations
Au quotidien, le.la Gestionnaire administratif.ve intervient ainsi :
Participation au déploiement de la stratégie Mobilis@tion des publics vers ma Formation professionnelle - 50 %
Accompagner le / la pilote de la démarche :
- Construire et déployer des supports ressources (tableaux de bord, supports powerpoint)
- Préparer, en lien avec le.a chef.fe de projet Mobilis@tion, les éléments de synthèse territoriaux (indicateurs, statistiques, infographie…)
- Assurer le suivi administratif et financier des mesures déployées dans le cadre de cette stratégie
- Participer aux réunions de travail
- Soutenir l’animation des groupes projet
- Rédiger les comptes-rendus de réunion et d’échanges
- Préparer les powerpoints de présentation nécessaires
Assurer l’axe communication de la stratégie auprès des demandeurs d’emploi, partenaires, organismes de formation :
Stratégies partenariales Handicap, Illettrisme... - 20 %
Accompagnement des Chargé.es de mission au pilotage des différentes stratégies :
Validation des Acquis de l’Expérience (VAE) - 30%
Marché Public – Espaces VAE – suivi de l’activité :
Suivi administratif et financier des marchés VAE - Espaces VAE :
Connaissances
Compétences Opérationnelles
Compétences Comportementales
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Gestionnaire Formation • ORLEANS, France