Administratif Offres d'emploi - Mer (41)

Mission

Novaform, organisme de formation continue certifié QUALIOPI, accompagne les professionnels du secteur social et médico‑social dans le développement de leurs compétences grâce à des parcours flexibles, ludiques et personnalisés. Dans le cadre de notre croissance, nous recherchons un(e) Chargé(e) de Facturation Formation :

Ce poste est ouvert en 100% télétravail avec présence mensuelle de 5 jours consécutifs sur le siège d'Olivet (45).

Management

• Manager et animer une équipe de 3 chargés de formation avec plusieurs spécialités :
• facturation et analytique,
• gestion des centres d’examens,
• gestion et animation des formations encadrants
• Accompagner la montée en compétences des équipes sur le suivi et contrôle administratif en lien avec nos obligations Qualiopi.
• Coordonner les missions du Pôle administratif en lien avec les autres Pôles : formation, tutorat, vae, et production pédagogique

Gestion administrative et budgétaire

• Préparer et superviser les sessions d’examen en présentiel sur le siège d'Olivet
• Superviser et participer à l'ensemble du cycle administratif des formations : conventions, sessions, inscriptions, convocations, émargements, attestations et facturation.
• Structurer et internaliser le processus de facturation en binôme avec le chargé de formation et facturation
• Piloter la saisie et garantir la conformité des données du Bilan Pédagogique et Financier
• Participer au pilotage des budgets avec la Direction, les services comptabilité et contrôle de gestion du Groupe
• Piloter la gestion administrative des centres en présentiel (planification et gestion des sessions, relation avec les animateurs/formateurs en présentiel, commande et approvisionnement du matériel nécessaire)
• Piloter la gestion des financements OPCO et assurer le suivi des dossiers réglementaires
• Assurer le support aux agences sur la mise en œuvre de certaines formations (gestion de l’accueil téléphonique et mail)
• Actualiser le « catalogue » de formation.

Amélioration continue et qualité

• Garantir la qualité et la conformité administrative en lien avec les exigences Qualiopi : contrôle de la qualification pédagogique et financière
• Structurer les process administratifs : identifier les axes d’amélioration et proposer un plan d’action, documenter et standardiser les process
• Participer aux projets transverses — évolution des outils digitaux, migration CRM
• Assurer un reporting régulier via l’élaboration de tableaux de bord pour suivre les indicateurs de performance du pôle : optimisation du remplissage des sessions, analyse des évaluations des formations, analyse des décrochages de parcours....
• Gérer les situations complexes et garantir la qualité de service auprès des clients.

Ce que nous vous offrons

• Un environnement humain, engagé et innovant
• La possibilité de contribuer activement au développement des compétences dans un secteur à fort impact sociétal
• Des horaires stables en cohérence avec l’activité du centre de formation
• Une équipe bienveillante et à l’écoute

Le groupe Destia est ouvert à toute forme de singularité, nous étudions à compétences égales toutes les candidatures.

Profil

Issu(e) d'une formation supérieure de niveau Bac +2 minimum, vous justifiez d'une expérience réussie de 5 ans en tant que manager d'équipe administrative au sein d'un organisme de formation.

Vous maîtrisez les exigences administratives de la certification Qualiopi concernant les actions de formation et d'apprentissage.

Une connaissance du processus administratif du dispositif VAE serait un atout supplémentaire.