Administration • toulouse 31
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Vous intégrez une équipe IT en charge de l’exploitation et du maintien en conditions opérationnelles d’infrastructures systèmes et réseaux, au service de.Les infrastructures supportent des applicat... Voir plus
Créée en 2005 et basée à Toulouse, Signe + est une entreprise de services reconnue comme un intermédiaire de référence entre l’offre et la demande sur les marchés SAP, IT (Data, Digital, Cloud, Infra, Cyber...), Ingénierie et prestations intellectuelles en France.
Notre ADN repose sur l’humain et l’innovation, notamment à travers l’intégration d’une plateforme de matching enrichie par l’intelligence artificielle et d’un écosystème de partenaires engagés. Agilité, entraide, transparence et proximité sont les piliers de notre culture d’entreprise.
Signe+ étant en forte croissance, nos équipes ont besoin de renfort.
Sous l’autorité hiérarchique de la Responsable ADV, il/elle aura pour mission la gestion administrative, contractuelle et financière des dossiers de portage commercial, de sous-traitance, de la gestion des documents contractuels du client et du fournisseur jusqu’à la facturation.
Contractualisation client :
Participation au référencement et support administratif à l’équipe de négociation commerciale (signature NDA, DC4, transmission des documents légaux, complétude questionnaires fournisseurs)
Suivi des démarrages de mission sur les plateformes digitales client (OBMS, Fieldglass, Beeline, Ariba…)
Réception, validation et saisie des commandes/contrats clients
Le cas échéant, émission de devis et de contrats client
Transmission des documents légaux S+/S+Alliance aux clients
Complétude questionnaires clients
Contractualisation fournisseur :
Rédaction et envoi des commandes/contrats fournisseurs
Transmission des éventuels documents clients aux fournisseurs (codes éthiques, plans de prévention, documents de compliance divers)
Traitement des documents administratifs et légaux des fournisseurs
Gestion des demandes de background checks (création des demandes en ligne via prestataires agréés), transmission de l’attestation au client
Suivi et traitement des exigences spécifiques clients (formations…)
Suivi des prêts de matériel
Gestion des logiciels et plateformes digitales internes
Gestion des comptes fournisseurs et consultants
Contrôle et mise à jour des affaires CRM
Suivi des inscriptions des consultants sur le portail runner
Valorisation de la production
Suivi de la saisie des comptes rendus d’activité mensuels (principalement sur le portail runner)
Réception et saisie des notes de frais et astreintes
Etablissements de devis et demandes de commande - échanges sur les valorisations spécifiques
Suivi de la saisie des prévisionnels de production qui peuvent être demandés par les clients
Saisie des productions sur le portail client si nécessaire (Fieldglass…)
Facturation :
Edition et envoi des factures clients
Réception, contrôle et saisie des factures des fournisseurs (contrôle en lien avec le secrétariat général)
Suivi des demandes d’avance fournisseurs (lien avec le secrétariat général)
Suivi du paiement des factures fournisseurs (relances fournisseurs, lien avec le secrétariat général)
Relation clients et fournisseurs :
Participation à la résolution des conflits
Fidélisation et satisfaction (notion d’enchantement)
Sécurisation administrative des missions (documents légaux, récolte des comptes-rendus d’activité, …)
Demande d'informations, gestion administrative des éventuelles réclamations
Nous recherchons un Gestionnaire ADV :
Niveau BAC et + : secrétariat, aide comptable, commerce, gestion ou langues
Présente une expérience significative d'au moins 1 an
Maîtriser les outils bureautiques et ayant déjà utilisé un CRM
Connaître la gestion administrative et facturation
Belle capacité rédactionnelles, aisance relationnelle
Capacité d'adaptation
Compétences organisationnelles
Rigueur et méthode
Environnement en forte croissance
Temps plein du lundi au vendredi
Toulouse, quartier Compans Caffarelli
Accessible facilement en transport en commun, pariticipation de l'employeur à l'abonnement de transport
Carte ticket restaurant
Ce poste est ouvert à tous les profils, dans le respect des principes de diversité et d’inclusion.
