Administration Offres d'emploi - Viroflay (78)

Description du poste

Vos Missions :

1. Embauches

• Collecter et contrôler les pièces justificatives obligatoires.
• Rédiger et assurer le suivi des promesses d'embauche et contrats de travail (y compris la signature).
• Collaborateur étranger : effectuer les demandes d'autorisation de travail, l'authentification des titres de séjour et assurer l’accompagnement (en cas de changement de statut du titre de séjour pour les embauches jeunes diplômés).
• Créer/contrôler le profil du collaborateur dans le SIRH.
• Organiser l'intégration administrative des nouveaux collaborateurs (gestionnaire de paie, manager, HRBP, Assistantes opérationnelles).
• Assurer le suivi des périodes d'essai et des échéances associées.
• Garantir la conformité et l'archivage des documents d'embauche, en collaboration avec HR SERVICES.

2. Alternances

• Collecter et contrôler les pièces justificatives obligatoires auprès de l'alternant, le maitre d'apprentissage et l'école.
• Assurer l'organisation et la communication avec les écoles.
• Déterminer les éléments du contrat et valider avec la HRBP (dates de contrat, période d'essai, intitulé de poste, rémunération).
• Rédiger et assurer le suivi de signature des contrats de travail et annexes au contrat.
• Contrôler et signer les conventions de formation.
• Créer/contrôler le profil du collaborateur dans le SIRH.
• Organiser l'intégration administrative des nouveaux collaborateurs
• Enregistrer le dossier d'alternance sur la plateforme de l'OPCO et assurer le suivi pour l'accord de prise en charge.
• Assurer le suivi des périodes d'essai et des échéances associées.
• Gestion des fins de période d’essai.
• Garantir la conformité et l'archivage des documents d'embauche, en collaboration avec HR SERVICES.
• Assurer le suivi et la gestion administrative des dossiers d'alternance (avenant changement de tuteur, contrôle des suivis d'assiduité à la formation, suspension de contrat en cas de stage à l'étranger, rupture anticipée de contrat, etc).

3. Vie du collaborateur

• Etablir les avenants, conventions de transfert et/ou nouveau contrat de travail lors des mobilités avant changement d’établissement.
• Contrôler les avenants rédigés par HR SERVICES avant signature, liés aux (mobilité géographique, intitulé de poste/SYNTEC, revalorisation salariale) .
• Assurer le suivi des renouvellements ou la mise des places des temps partiel (rédiger les avenants, assurer le suivi de signature, mise à jour des outils et transmission en paie).
• Contrôler et signer les attestations d'emploi rédigées par HR SERVICES.
• Organiser et suivre les visites de médecine du travail (reprise et suivi suite maternité, longue maladie et MTT).
• Créer les dossiers d'invalidités auprès de la prévoyance (récolter toutes les pièces nécessaires collaborateur/paie et transmettre à la prévoyance).
• Assurer le suivi des titres séjour (expiration, mise à jour des suivis et des outils, transmission en paie, procédure de suspension le cas échéant).
• Garantir le classement et l'archivage des documents RH, en collaboration avec HR SERVICES.
• Répondre aux demandes administratives des collaborateurs et des managers.
• Collecter, contrôler et transmettre en paie les demandes de prise en charge transport (actuellement géré par HR SERVICES).
• Rédiger et assurer le suivi de signature des conventions d'astreintes.

4. Absences

• Déclarer les accidents du travail auprès de l'URSSAF et assurer le suivi.
• Traiter et transmettre en paie les arrêts maladies (actuellement géré par HR SERVICES).
• Superviser le traitement des congés maternité, paternité, adoption, MTT et autres, gérées par HR SERVICES.

Qualifications

Vous êtes diplômé d’un Bac+3 et, et vous disposez d’une expérience similaire d’au moins 5 ans au sein d’un environnement dynamique et en transformation.

Compétences Techniques :

• Maîtrise des processus administratifs RH et de la paie.

• Connaissance du droit du travail français et des obligations sociales.

• Capacités d’organisation, rigueur et confidentialité.

• Autonomie et capacité à prioriser les tâches.

• Esprit d’analyse pour détecter les erreurs avant paie.

• Maîtrise de logiciel SIRH (ex. Workday, SAP SuccessFactors, ADP GXP Link …)

• Maitrise d’Excel et capacité à exploiter des exports/rapports.

Qualités personnelles :

• Bonne communication : Vous avez à cœur d’entretenir l’intelligence collective de l’équipe en étant team player et en transmettant votre énergie positive.

• Rigueur et sens du détail.

• Esprit d’analyse et de synthèse.

• Discrétion et respect de la confidentialité.

• Sens du service et pédagogie dans la relation avec les salariés.

• Rigueur, ponctualité et sens des deadlines (liés à la paie).

• Esprit d’équipe.