Adv Offres d'emploi - Conflans-Sainte-Honorine (78)

Une TPE spécialisée dans les équipements et solutions techniques destinés au BTP et aux grands projets d'infrastructure recherche un(e) assistant(e) de direction / office manager freelance pour prendre en charge, en toute autonomie, l'ensemble de la gestion administrative de la structure. La mission couvre des sujets volontairement très variés — administratif, ADV, pré-comptabilité, administration du personnel et appui au dirigeant — et s'adresse à un profil « couteau suisse » de TPE/PME, capable de mener un sujet jusqu'à sa résolution sans supervision.

Missions principales

Administration et gestion courante

• Gestion des appels, e-mails et courriers

• Préparation et suivi des documents administratifs

• Classement et organisation documentaire

• Suivi des contrats, abonnements, assurances et dossiers administratifs

• Relation avec les fournisseurs, clients et partenaires

Administration des ventes et des achats

• Enregistrement et suivi des commandes clients

• Préparation et suivi des devis, bons de livraison et factures

• Suivi des commandes fournisseurs et des livraisons

• Relance des fournisseurs et des clients

• Vérification et rapprochement des commandes, BL et factures

• Suivi des règlements et des impayés

Comptabilité et pré-comptabilité

• Collecte et classement des pièces comptables

• Transmission des éléments au cabinet comptable

• Suivi des factures fournisseurs et clients, contrôle des règlements

• Préparation de tableaux de suivi sous Excel

Administration du personnel

• Suivi administratif des salariés : congés, absences, visites médicales, documents RH

• Transmission des éléments variables de paie

• Suivi des notes de frais et des déplacements

• Interface avec les organismes et prestataires RH

Appui à la direction

• Appui quotidien au dirigeant, qui est votre interlocuteur unique

• Organisation et suivi des priorités

• Préparation de courriers, tableaux, dossiers et présentations

• Organisation de déplacements et de réunions

• Relance et suivi des interlocuteurs internes et externes

Organisation

• Prestation de services en freelance : statut indépendant obligatoire

• Durée : 3 mois minimum, avec une prolongation possible sur une longue durée selon les besoins de la structure et la qualité de la collaboration

• Temps plein, environ 35 heures par semaine

• Poste en présentiel à Colombes (92)

• Démarrage : rapidement

Outils utilisés

• Pennylane (maîtrise requise)

• Excel, Word, Outlook et Microsoft 365 (maîtrise requise)

• Statut indépendant / auto-entrepreneur obligatoire : la mission est une prestation de services

• Expérience réussie en TPE ou PME, sur un poste polyvalent

• Très polyvalent(e) et autonome : vous prenez un sujet et vous le menez jusqu'au bout

• Organisé(e), rigoureux(se) et réactif(ve)

• Capable de gérer plusieurs sujets simultanément et de hiérarchiser les urgences

• À l'aise avec les chiffres et le suivi administratif

• Bon niveau rédactionnel en français

• Maîtrise d'Excel, Word, Outlook, Microsoft 365 et de Pennylane

• Anglais professionnel : échanges courants par e-mail et par téléphone

• Une expérience dans le BTP, l'industrie, les équipements techniques ou une société de services aux entreprises serait particulièrement appréciée

• Qualités attendues : autonomie, fiabilité, sens pratique, réactivité, organisation, discrétion, bon relationnel

⚠️ Important – Candidature

Les candidatures se font uniquement en ligne.

Merci de ne pas contacter le service commercial.

Sans réponse de notre part sous 7 jours, cela signifie que votre candidature n’a pas été retenue pour l’une des raisons suivantes :

* Taux horaire trop élevé

* Compétences / expériences insuffisantes

* Poste déjà pourvu

OPTIMADMIN propose des services d'assistance administrative et comptable aux entreprises.