Assistant administratif Offres d'emploi - Châteauroux (36)

Le poste

Le(a) secrétaire médical(e), dans le service de gynécologie-obstétrique est un(e) professionnel(le) du secteur médicoadministratif, spécialisée dans la prise en charge administrative des patientes suivies pour des motifs gynécologiques ou

obstétricaux. Elle assure l’interface entre les patientes, les médecins, les sages-femmes et les autres professionnels de

santé.

Elle est chargée de l’accueil physique et téléphonique des patientes, de la gestion des rendez-vous, de la constitution et

du suivi des dossiers médicaux, ainsi que de la saisie et la transmission des comptes rendus médicaux. Elle joue un rôle

clé dans l’organisation des consultations, du suivi de grossesse, des examens complémentaires, ainsi que dans la

préparation administrative des accouchements.

Dotée de compétences techniques et relationnelles, elle exerce son métier dans un environnement où l'écoute, la discrétion

et la rigueur sont essentiels, notamment en raison de la sensibilité des situations rencontrées (grossesses, pathologies

gynécologiques, infertilité, accouchement, deuil périnatal, etc.).

Définition statutaire

Statut : Titulaire / CDI / CDD Catégorie : B

Organisation du travail :

• Poste à temps plein
• Amplitude horaire : 8h00 – 17 h00
• Repos fixe
• Organisation du temps de travail : cycle forfaitaire en fonction de l’organisation du service.

Lieu de travail : Châteauroux Déplacements liés à la fonction : oui ❑ non 

Suppléance (le cas échéant) : suppléance au sein du pôle (service de gynécologie-obstétrique, service de pédiatrienéoanatologie)

Profil recherché

Accueil physique et téléphonique

Conception, rédaction et mise en forme de documents

Gestion médico-administrative (gestion des agendas, des plannings de consultations…) et informatique des

dossiers patients

Gestion, traitement des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation, chirurgie,

examens...)

Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles

Traitement des courriers, des dossiers et des documents médicaux (enregistrement, diffusion, tri et archivage)

Polyvalence au sein des différents secrétariats du pôle

Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance

Participer à l’amélioration des pratiques professionnelles

Participer à des groupes de travail

Participer à la rédaction et à l’amélioration des procédures

Participer à la mise en place de nouvelles activités

Commande de produit inhérent à la fonction (reprographie, fournitures de bureau, cartouches)

Former et encadrer stagiaires et nouveaux arrivants. Transmettre ses connaissances

Activités

Accueil physique et téléphonique des personnes

Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’Identitovigilance

Identification et recensement des besoins et attentes des patientes et des familles

Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation,

hospitalisation, chirurgie, examens… )

Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas… )

Collaboration avec l'équipe médicale et paramédicale

Saisie et mise en forme des comptes rendus

Gestion des dossiers médicaux : tenue, préparation, classement, archivage, numérisation…

Traitement des mails, courriers, dossiers, documents dans son domaine (tri, traitement et numérisation ou diffusion

ou archivage)

Traitement des demandes de duplication des dossiers patients

V1-février 2025

Risques professionnels

situations complexes e soins

travail sur les écrans, archivage (port des dossiers de soins) …

Compétences

(Issues du répertoire des métiers de la FPH)

Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics

Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire

Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites

Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité

Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures

Rédiger et mettre en forme des notes, documents et / ou rapports, relatifs à son domaine de compétence

S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone

Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles

Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau

Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

Maîtriser la langue française (orthographe, grammaire, conjugaison…)

Savoir adapter son langage en fonction de l’interlocuteur

Avoir une facilité de mémorisation

Analyser les situations et l’urgence,

Avoir le sens des responsabilités

Etre capable de gérer son temps par rapport à la charge de travail

Avoir le sens de l’organisation

Etre rigoureux et dynamique

Etre rapide et efficace à la réalisation des tâches demandées

Comprendre et transmettre le message

Respecter le secret professionnel

Avoir le sens de l’accueil et du service public

Avoir une bonne présentation

Etre courtois et diplomate

S’avoir s’exprimer, écouter, et rester discret

Etre disponible

Conditions d’accès au poste

BAC ST2S

BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat

Connaissance de la bureautique

Connaissance de l'environnement médical