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Le poste

LE SERVICE DES CONFRENCES DE LA SCURIT ET DE LINFRASTRUCTURE (EXD / CSI)

Composante de la Direction excutive (EXD) de lOCDE le Service des confrences de la scurit et de linfrastructure (EXD / CSI) est charg de la facilitation des confrences qui runissent les dlgus des 38 pays Membres de lOrganisation et de ses Partenaires cls ainsi que dautres parties prenantes ; des services linguistiques (interprtation et traduction) ; de la scurit y compris face aux incendies du personnel de lOrganisation des dlgations et des visiteurs ; ainsi que de la gestion et de lexploitation des locaux de lOCDE Paris et dans les centres de lOrganisation situs en dehors du pays hte.

Au sein de la Division des Confrences et Services (CSI / CSD) lUnit de soutien aux confrences (CST) est la recherche dun(e) agent(e) motiv(e) de soutien aux confrences qui rejoindra une petite quipe dynamique et internationale charge dapporter un soutien aux organisateurs des manifestations et aux dlgations des confrences pendant leurs runions. Il / elle sera responsable de tous les aspects lis aux prparatifs des manifestations et fournira un appui aux manifestations organises sur place.

La personne retenue travaillera sous la supervision directe de la Responsable de lquipe de soutien aux confrences sous la direction du Responsable des oprations pour les confrences.

Responsabilits principales

Soutien aux confrences pour les confrences et vnements organiss sur site distance ou sous forme hybride.

• Assurer la liaison avec les organisateurs des runions afin de dfinir les besoins et de prparer les salles de runion en consquence.
• Prparer les pancartes les tiquettes nominatives et la signaltique approprie (imprime ou sur cran) et effectuer toute autre tche de prparation des salles en tant que de besoin.
• Donner des indications aux organisateurs des runions sur le placement des dlgus et les rgles de protocole.
• Assurer une prsence au bureau daccueil du Centre de confrences. Fournir aux dlgations des informations et une assistance pendant les runions.
• Assurer une gestion efficace des ressources et du matriel de lquipe en particulier en amont de manifestations haut niveau.
• Assurer en temps voulu une communication fluide et fiable au sein de lquipe avec les autres quipes techniques ainsi quavec les organisateurs des manifestations et les dlgations. Servir dinterlocuteur sur site pour les quipes dappui technique.
• Contrler ltat gnral des salles de confrence et des halls et signaler tout problme ventuel aux services comptents.
• Reprer et signaler tout problme oprationnel et / ou incident ou comportement inhabituel.
• Veiller au respect des rgles de scurit incendie en cooprant avec les agents chargs de la scurit incendie lOCDE si ncessaire.
• Faciliter lvacuation des dlgations si ncessaire.
• titre occasionnel et conformment la planification hebdomadaire de la CST apporter un soutien de premier niveau lors des runions hybrides ou distance organises sur la plateforme Zoom (renommer les participants grer laccs la runion depuis la salle dattente abaisser les mains leves etc. donner des indications gnrales aux participants et aux organisateurs et faire remonter les problmes aux quipes techniques si ncessaire.

Soutien oprationnel

Formation et perfectionnement

Une fois que la personne retenue matrisera les principales responsabilits en matire de soutien aux confrences et fera montre dune solide connaissance des principes de lOCDE relatifs aux confrences et au protocole elle pourra sous la direction de la Responsable de lquipe de soutien aux confrences prendre en charge la coordination de manifestations de petite et moyenne envergure organises pour les dlgations auprs de lOCDE.

Il sagira notamment dassurer la liaison avec les organisateurs de grer les demandes dvnements de veiller ltablissement dun calendrier prcis et la bonne coordination des services et de traiter les questions logistiques via le systme de rservation des salles de confrence. La personne retenue sera galement charge denrichir les ressources de planification dvnements de rsoudre avec diplomatie les problmes dattribution des salles et de contribuer aux processus de facturation en collaboration avec les quipes concernes.

Qualifications : Profil idal

Formation

Exprience professionnelle

Outils

Langues

Comptences cls

Informations supplmentaires :

Dure du contrat

Informations complmentaires

Date de clture

Environnement de travail

Cette mission dynamique est base principalement au Centre de confrences de lOCDE Paris (La Muette) et occasionnellement sur le site de Boulogne. Elle offre la possibilit de travailler au cur de lactivit confrentielle en apportant un soutien des runions et des confrences de haut niveau dans un environnement multiculturel.

Les horaires de travail pour ce poste sont : 8h0017h00 quatre jours par semaine et 11h0020h00 une journe par semaine en fonction de la planification de lquipe et du calendrier des vnements. Si une certaine flexibilit peut tre ncessaire titre occasionnel pour couvrir des vnements tt le matin le soir ou le weekend ces situations sont rares et correspondent des besoins pour les confrences.

En raison de la nature oprationnelle du mtier dAgent(e) de soutien aux confrences la prsence sur site est lorsque la personne retenue confirmera avoir une connaissance solide des procdures relatives aux confrences et des tches de coordination il / elle sera autorise tltravailler au maximum un jour par semaine sous rserve des besoins oprationnels et approbation hirarchique.

Ce quoffre lOCDE

Processus de slection

Les candidat(e)s retenu(e)s devraient tre invit(e)s passer un test crit et enregistrer un entretien vido en mai et des entretiens avec un panel qui aura lieu avant la saison estivale.

Dans le cadre de sa politique dgalit des chances lOCDE encourage la candidature de toutes les personnes qualifies ressortissantes dun de ses pays Membres indpendamment de leur origine ethnique ou raciale de leurs opinions ou croyances de leur genre de leur orientation sexuelle de leur tat de sant ou de leur handicap ventuel.

LOCDE promeut en son sein une utilisation optimale de ses ressources dans le but damliorer son efficience et son efficacit et les membres de son personnel sont encourags contribuer activement la ralisation de cet objectif.

Remote Work : Employment Type :

Fulltime

Key Skills

Computer Science,Continuous Integration,Fraud,Intake Experience,Law Enforcement,Usability,Analysis Skills,Computer Forensics,Driving,Teaching,Counterintelligence,Sass

Experience : years

Vacancy : 1