Direction Offres d'emploi - Martigues (13)

Mission

Les principales missions de l’Assistante de Direction sont les suivantes :

Secrétariat :

• Gérer l’agenda du directeur éventuellement celui du CODIR (agenda partagé) ;

• Participer au CODIR ;

• Préparer les conférences téléphoniques, les réunions diverses ;
• Participer aux réunions et gérer la prise de note
• Rédiger et diffuser les comptes rendus de réunion ;
• Réceptionner le courrier, le distribuer et le classer ;
• Élaborer les courriers et note de service du directeur et des membres du CODIR de l’établissement ou de la plaque ;
• S’assurer du suivi des demandes du directeur (relancer le cas échéant des services concernés) ;
• Gérer les titres de mission et billetterie éventuelle de voyage ;
• Suivre le planning sur GTA des congés du comité de direction / CODIR plaque ;
• S’assurer du suivi des réclamations clientèles en relation avec les chefs de service ;
• Participer à l’élaboration du planning et à la mise en place de certains audits ;

Administration :

• Assurer certaines tâches transversales à toutes les activités (commandes papeterie, cartes de visite, fournitures diverses dans l’outil HAPPI) ;
• Assurer le suivi des notes de frais ;
• Gérer les demandes d’emploi avec réponse aux candidats ;
• Gérer les dossiers des stagiaires et jeunes en formation (apprentis, C.Q.P) ;
• Gérer les assurances V.S et les sinistres ;
• Gérer les contraventions et décaissements éventuels ;

Sécurité, hygiène et environnement de travail :

• Participer au déploiement des actions santé, sécurité et environnement de travail ;
• Participer à la gestion des déclarations Acc Travail / Acc Trajet / MP ;
• Respecter les consignes de sécurité sur le site, en montrant l’exemple et le bon respect des règles ;
• Maintenir l’ordre et la propreté de son poste de travail ;

Mission Relais RH :

• Archiver numériquement les pièces constituant le dossier d’embauche, les documents du dossier du personnel dont les jeunes en formation (apprentis, C.Q.P) ainsi que les fichiers de rémunérations variables (prime VN/VO/VPR, RVS, BOOSTER, RMS, RAD, CCAPV, animations (suivi chèques cadeaux en fonction de l’organisation locale)….), absences/présences (arrêt maladie (y compris mi-temps thérapeutique), planning OPO, permanence du samedi,…), rattachements hiérarchiques, cycles horaires (fiche GTA, …), retour des documents signés au GAP, justificatifs (transport, frais de garde, ….), demandes d’acompte, registre AT bénins, … ;
• S’assurer de l’existence du Welcome Day et de la présentation du Welcome Pack ;
• Gérer/centraliser les contrats d’intérimaires, les relevés d’heures ;
• Coordonner les élections (CSE…) ; courriers, affichages ;
• Gérer la distribution des titres restaurants des collaborateurs ;
• Centraliser les déclarations AT, alerte AIN ;
• Documenter le registre du personnel ;
• Organiser les visites médicales (VIP, VMA) et mise à jour des informations (embauches-sorties, …) à destination de la médecine du travail (notamment par le biais de l’outil internet) ;
• Gérer les demandes de badge pour les nouveaux embauchés ;
• Gérer la BDES, les convocations, l’ordre du jour des CSE ;
• Gérer le suivi de la Formation RENAULT (convocation, attestation de présence, annulation,
• etc…) et RRG.

Formations recommandées : de Bac à Bac +3.

Connaissances : Maîtrise du secrétariat et capacités rédactionnelles, Maîtrise des outils informatiques (bureautique, systèmes d’informations), bonnes connaissances de l’organisation de l’entreprise, bonnes connaissances des standards qualités.

Expérience : 4 à 5 ans d’expérience minimum sur une fonction de secrétariat ou d’assistante.

Aptitudes :

Aptitudes génériques : confidentialité, discrétion, loyauté, intégrité, esprit d’équipe, curiosité d’esprit, identification des problèmes, exigence, confiance en soi.

Aptitudes métier : Classements d’informations, rigueur, capacité d’adaptation, communication, sens du client, esprit d’initiative.