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Office manager Offres d'emploi - Montreuil (93)

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Office manager • montreuil 93

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Groupe MonassierParis, Île-de-France, France
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Le Groupe Monassier, 1er réseau notarial français fort de 23 offices membres représentant 150 notaires et 450 collaborateurs, recrute pour son secrétariat général basé à Paris (8ème) un(e) office m...Voir plusDernière mise à jour : il y a 5 jours
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TALENT ADDICTParis, Île-de-France, France
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Nous sommes un cabinet de recrutement, créé en 2014 et aujourd’hui leader du recrutement de Consultants en Stratégie et Organisation. Nous réalisons plusieurs centaines de recrutements par an, en Fr...Voir plusDernière mise à jour : il y a plus de 30 jours
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GOLDEN MAMAParis, Île-de-France, France
CDI
Rattaché •e à la holding Guru Creatives, vous serez en charge pour 90% de votre temps et sous la responsabilité de la Responsable Administrative et Financière, de Golden Mama, une agence événementie...Voir plusDernière mise à jour : il y a 21 jours
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Confidential JobsParis, Paris (75); Ile-de-France, France
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Une entreprise en pleine transformation digitale dans le secteur de l’éducation recherche un(e) Office Manager pour accompagner sa croissance et structurer ses fonctions support.Si vous aimez les e...Voir plusDernière mise à jour : il y a 5 jours
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humanessenceParis, France
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Humain par Nature, Unique par Essence !.Société en croissance, est spécialiste du recrutement et de l’intérim pour les métiers de l'Assistanat & Secrétariat. Notre Différence repose sur la connaissa...Voir plusDernière mise à jour : il y a plus de 30 jours
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Réseau TalentsParis, France
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Dans le cadre d'un accroissement d'activité, mon client recherche un(e).Tu es rigoureux(se) et organisé(e) ?.Tes missions au quotidien (% du temps de travail) : . Gestion des On / Off boardings, prépara...Voir plusDernière mise à jour : il y a 11 jours
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DweetParis, FR
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This brand is a soft tailoring ready-to-wear line that revisits the essentials of the French men's wardrobe with a focus on sustainability and quality. Particular attention is paid to eco-responsibi...Voir plusDernière mise à jour : il y a 11 jours
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WeeFinParis, Île-de-France, FR
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Rejoignez WeeFin, un acteur majeur de la finance durable en pleine expansion ! • • • •WeeFin • • est une fintech à impact créée en 2018. Elle est née d’un constat : la finance manque de transparence et ...Voir plusDernière mise à jour : il y a 11 jours
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KolectoParis, Île-de-France, France
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Kolecto est une fintech de gestion affiliée au Groupe Crédit Agricole.TPE-PME françaises, en conformité avec les dernières réglementations en vigueur. Projet hybride par essence, notre solution digi...Voir plusDernière mise à jour : il y a 26 jours
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VEDETTES DU PONT NEUFParis, Île-de-France, France
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Vedettes du Pont Neuf, société historique de croisière promenade sur la Seine fait voyager chaque année plus de 800 000 passagers sur la Seine dans Paris. Afin de renforcer l'équipe de direction, no...Voir plusDernière mise à jour : il y a 29 jours
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Sensei PartnerParis, Île-de-France, France
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Mon client est une holding de gestion dynamique pilotant plusieurs sociétés spécialisées dans le financement professionnel, l’investissement immobilier et le conseil technologique.Elle structure se...Voir plusDernière mise à jour : il y a 5 jours
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maltem ParisÎle-de-France, France, France
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Dans le cadre de la réorganisation d’un plateau Front et Back Office, une entreprise du secteur.Cette fonction, essentielle à la performance et à l’accompagnement des équipes opérationnelles, s’ins...Voir plusDernière mise à jour : il y a 5 jours
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Tunon ParisParis, FRANCE
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Dans le cadre d'un MBA Management de l’Hôtellerie et du Tourisme à.Ecole Internationale Tunon Paris.Supervision des services de réception / concierge / Housekeeping. Les tâches administratives liée...Voir plusDernière mise à jour : il y a plus de 30 jours
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VOLUNTAEParis, Île-de-France, France
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Composé d’une trentaine de salariés et existant depuis plus de vingt ans.Dans le cadre d’un remplacement, notre client recherche un Office manager-paie. En tant qu’office manager, vous serez rattach...Voir plusDernière mise à jour : il y a 2 jours
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KartesiaParis, Paris (75); Ile-de-France, France
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Founded in 2011, FLEXAM thematic investment strategy is to provide senior secured debt to finance growth capex of European SMEs (through asset finance) driven by secular sustainable trends.This mea...Voir plusDernière mise à jour : il y a 1 jour
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KhwamÎle-de-France, France
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Vous assistez la Direction composée de 3 personnes (Président et 2 Directeurs d’exploitation), et gérez 34 collaborateurs sur les plans administratif, RH et comptable. A ce titre, vos missions consi...Voir plusDernière mise à jour : il y a plus de 30 jours
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Groupe MonassierParis, Île-de-France, France
Il y a 5 jours
Type de contrat
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Description de poste

Le Groupe Monassier, 1er réseau notarial français fort de 23 offices membres représentant 150 notaires et 450 collaborateurs, recrute pour son secrétariat général basé à Paris (8ème) un(e) office manager.

Composé de 10 salariés, le Secrétariat général met en œuvre l’ensemble des décisions du Groupe adoptées par l’Assemblée générale, le Comité stratégique et la Présidente.

POSITIONNEMENT DE l’OFFICE MANAGER DANS LE SECRETARIAT GENERAL

Hiérarchiquement placé(e) sous la responsabilité du Secrétaire général adjoint.

MISSION GLOBALE

Le suivi logistique et administratif du Secrétariat général.

MISSIONS ET ACTIVITES

Mission 1 : Assurer l’accueil téléphonique et physique du Secrétariat général

  • Accueil physique :
  • Préparation (catering, blocs-notes, technique) et gestion des salles
  • Accueil des rendez-vous
  • Aide à l’utilisation des ressources techniques (PC, visioconférence, …)
  • Accueil téléphonique, prise de messages
  • Traitement du courrier (y compris affranchissement) et des livraisons

Mission 2 : Assurer la logistique du Secrétariat général

  • Gestion des relations avec les prestataires et fournisseurs du Groupe (fournitures, climatisation, ménage, téléphone, informatique, télécopie, petites réparations, commandes groupées, etc.)
  • Gestion des stocks des fournitures (consommables et autres)
  • Organisation matérielle et technique des réunions en présentiel et en visioconférence
  • Assemblées générales et Comités stratégiques élargis : participation à l’organisation logistique en amont et pendant l’événement.

    • Mission 3 : Assurer la gestion administrative des instances statutaires (Assemblées générales, Comités stratégiques, Comités particuliers) et des pôles de compétences

  • Convocation, suivi des présences, feuilles de présence
  • Suivi administratif des structures en lien avec les offices assurant le secrétariat juridique
  • Suivi administratif de la relation avec les sociétés filiales
  • Gestion du planning des réunions
  • Relations avec les offices, l’OPCA-PL et le CSN (habilitation)
  • Mise à disposition sur le réseau social interne des attestations de formation aux notaires

    • Mission 4 : Effectuer les tâches de secrétariat / assistanat du Secrétaire général

  • Mise en forme de documents et de courriers
  • Organisation de rendez-vous et de déplacements
  • Gestion de l’agenda partagé et de la boîte mail générale
  • Suivi des indicateurs d’activité du secrétariat général
  • Appui à l’événementiel

    • ET SELON PROFIL

    Mission 5 : Assurer la gestion administrative et comptable du Secrétariat général, en lien avec le cabinet d’expertise comptable

  • Établissement des règlements fournisseurs
  • Remise chèques à l’encaissement
  • Établissement des factures clients et suivi des règlements
  • Suivi de la trésorerie de 3 structures
  • Transmission des pièces au cabinet d’expertise comptable
  • Inventaire des stocks et leur chiffrage
  • Archivage des pièces comptables
  • Suivi et transmission des variables RH du secrétariat général (congés, RTT, arrêts maladie, médecine du travail…) et des variables des offices membres et des partenaires internationaux (adresses, associés, coordonnées bancaires…)

    • COMPETENCES REQUISES

    Soft skills

  • Sens sur service et du contact
  • Travail en équipe - Communication
  • Excellente présentation et élocution
  • Rigueur
  • Gestion des priorités (sang-froid / réactivité)
  • Débrouillardise (polyvalence et tout terrain)

    • Compétences techniques

    Maîtrise du Pack Office (en particulier Word (fusion publipostage / styles) / Outlook) Maîtrise des outils informatique (dont une ou plusieurs solutions de visio conférence)

    Et, selon profil (mission 5) : Excel et compréhension des flux économiques d’une entreprise et des flux comptables.

    ORGANISATION DU TRAVAIL

    35h hebdomadaires

    Semaine de 4 jours (M-M-J-V)