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Présentation de l’École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris

L’ESPCI Paris – PSL (École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris) est une école d’ingénieurs généraliste qui forme, depuis 1882, des ingénieurs de rupture, adaptables et créatifs, dotés d’un solide bagage théorique et expérimental, conscients des enjeux de la société.

Elle est intégrée à un centre de recherche reconnu internationalement en physique, chimie et biologie (500 publications par an). Elle est connue pour sa capacité à transformer les connaissances issues de la recherche fondamentale en innovations de rupture (2 brevets par mois, 3 start-ups par an).

Distinguée par 6 Prix Nobel, elle accueille 400 élèves-ingénieurs, 530 chercheurs (dont 250 doctorants et 100 post-doctorants) dans 10 unités mixtes de recherche et environ 100 agents des fonctions support de la recherche et de l’enseignement.

Depuis sa création, l’ESPCI n’a cessé de mobiliser ses forces et compétences au service de sujets sociétaux majeurs et de défendre l’importance de la science au service de la société. L’environnement, la solidarité, la santé, l’accès et l’ouverture au savoir sont des enjeux que l’ESPCI s’est engagée à prendre en compte dans son quotidien tout en contribuant à les faire avancer. L’ESPCI défend l’égalité des chances et promeut la diversité sociale. Elle encourage et valorise l’engagement, notamment associatif, de ses étudiants.

Notre établissement fait partie de l’Université Paris Sciences & Lettres. Numéro 1 du classement mondial des jeunes universités publié par le Times Higher Education, PSL figure aussi dans le top 50 des meilleures universités mondiales (Shanghai, Times Higher Education, QS, CWUR).

L’ESPCI est engagée dans un vaste projet de rénovation de son campus parisien qui fera d’elle un des sites scientifiques les plus modernes de Paris.

Environnement hiérarchique :

Sous l’autorité hiérarchique de la Responsable de la Commande publique et des Affaires juridiques (N+1) et du Directeur Général des Services (N+2) de l’ESPCI

Missions et responsabilités

Gestionnaire commande publique :

Sous la responsabilité de la Responsable de la commande publique et des affaires juridiques :

Rédaction des pièces marchés publics en collaboration avec les services demandeurs

Gestion du calendrier des procédures de marchés publics

Gestion des échanges sur Achatpublic.com (publication, échanges avec les candidats…)

Secrétaire de CAO (convocation, gestion du quorum et des signatures…)

Mise en œuvre du contrôle de légalité, notification et publications des données essentielles

Gestion de la documentation contractuelle (commande publique : devis, contrats, marchés et certains contrats relatifs aux activités de l’Ecole) : circuits de signature, classement, archivage, mise à jour du tableau de suivi et de la page intranet

Suivi d’exécution des marchés et contrats (reconductions, avenants, actes de sous-traitance, protocole transactionnel…)

Participation à l’amélioration des pièces marché pour prendre en compte les nouvelles réglementations et à la diffusion de la culture marchés publics (fiches pratiques, powerpoint….)

Gestionnaire de l’organisation du conseil d’administration

Sous la responsabilité du Directeur général des services (n+2) et de la commande publique et des affaires juridiques (n+1) :

Préparation et organisation du Conseil d’administration : tenue à jour du calendrier, recueil des informations, préparation de l’ordre du jour, envoi des invitations, réservation de salle ou gestion des outils d’organisation à distance, préparation des dossiers…

vérification / rédaction des délibérations (forme et fond)

télétransmission des actes en préfecture, publication sur le site internet et intranet

Gestion de la documentation finale relative au Conseil d’administration : classement, archivage, communication de la version finale aux services demandeurs

Rôle de référent sur les outils de signature électronique de l’Ecole (CERTINOMIS, Universign, Ixbus, etc.) : relations avec le fournisseur, paramétrage, création des comptes et des certificats, communication et formation interne

D’autres travaux pourront être confiés en fonction de l’évolution des besoins du Secrétariat général.

Le poste nécessite une première expérience sur les missions de commande publique et de l’autonomie autonomie dans la prise en charge des dossiers.

Connaissances et qualités recherchées :

Intérêt pour l’environnement scientifique

Formation en droit public

Première expérience en droit de la commande publique appréciée

Savoir-faire :

Qualités rédactionnelles

Aisance dans l’utilisation des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Beesy)

Profil requis :

Très bonnes qualités rédactionnelles

Polyvalence, autonomie, sens de l’organisation

Disponibilité, sens de l’écoute

Esprit de synthèse et d’analyse

Capacité à prendre des initiatives et à gérer des priorités

Capacité à faire preuve de réactivité face aux situations urgentes ou imprévues

Rapidité et efficacité

Modalités de Recrutement

Catégorie : A / B

Filière : Administrative

Corps : Secrétaire administratif

Le poste est à pourvoir :

• par voie de mutation pour les agents titulaires de la Ville de Paris ;
• par voie de détachement pour les agents titulaires d’autres fonctions publiques ;
• par voie contractuelle pour une durée d’un an pour les agents non titulaires.

Les candidatures de personnes disposant de la RQTH sont encouragées.