Santé publique Offres d'emploi - Saint-Martin-d'Hères (38)

Description entreprise :

Avec plus de 2 100 lits et places, le CHU Grenoble Alpes est le 12e hôpital de France. Il emploie plus de 11 500 professionnels dont 1 700 médecins sur 3 sites : site Nord (hôpital Michallon et hôpital Couple-Enfant, site Sud, site de Voiron). Il dispose d’un plateau technique performant et dispense des soins hautement spécialisés.

Plus de 100 corps de métiers se côtoient chaque jour pour contribuer directement ou indirectement à sa vocation de soin, d’enseignement, de recherche et de prévention.

Les 3 missions essentielles du CHUGA sont :

• Soigner
• Former
• Chercher

Description du poste :

Service / Direction

Cellule des marchés, Service de la commande publique
Direction des Achats, de la logistique et de la transformation écologique

Lieu d’exercice :

CHU Grenoble Alpes Site Haut, à La Tronche (38700).

Missions du service :

Placée sous l’autorité directe de la Directrice de la Direction Achats, de la logistique et de la transformation écologique du CHU Grenoble Alpes, la Cellule des Marchés désormais Service de la commande publique a pour mission de:

• Fiabiliser les pratiques et les actes en sécurisant l’ensemble des documents et procédures commande publique de l’ensemble des membres du GHT Alpes Dauphiné, et ce dans le respect des règles de la commande publique et du droit jurisprudentiel.
• Apporter son expertise juridique à toutes les étapes de la commande publique depuis le choix de la procédure, jusqu’à la clôture du marché, tout en conseillant les différents interlocuteurs, acheteurs et référents techniques quant à l’opportunité de leurs achats.
• Effectuer et /ou mettre en œuvre des analyses, des conseils, afin de sécuriser les activités et défendre les intérêts de l'établissement
• Professionnaliser les gestionnaires des marchés et assistants.es marchés publics.

Les activités spécifiques au poste :

L’assistant.e marchés publics, sous l’autorité de la responsable du service de la commande publique et de son adjointe d’une part et des Gestionnaires des marchés publics d’autre part, est chargé.e en binôme avec l’assistante marché publics déjà en place de :

Missions Assistant.e "marchés publics" : Ces missions viennent préciser et/ou compléter les missions d’un agent de gestion administrative.

Exécuter les actes liés à/au :

• Suivi administratif des marchés et des avenants (en collaboration avec les juristes et gestionnaires marchés) ;
• Suivi des demandes de marchés transmises par les acheteurs et référents techniques des différentes Directions du CHUGA et des membres du GHT ;
• Suivi des dossiers de consultation : création dossier sous interpole, réception et enregistrement des plis pour les copies de sauvegarde ;
• L'ouverture des offres dématérialisées et vérification de la présence des éléments de candidature et des offres ;
• L'établissement des documents d’ouverture ;
• La rédaction et envoi des courriers de rejet et de notification, le cas échéant ;
• Demande de régularisation des pièces de la candidature ;
• Contrôle des étapes de l’ouverture des plis à la notification du marché dans le logiciel qui sera mis en place ;
• Le cas échéant, l'organisation des réunions de la Commission de la Commande Publique ;
• La clôture des marchés publics en lien avec les gestionnaires marchés : La notification du marché/de l'avenant et des actions liés (enregistrement tableaux de bord, gestion dans l’outil GED, etc.) ;
• Suivi de la plateforme dématérialisée PLACE ;
• Mise en signature électronique ou papier auprès du signataire ayant délégation ;
• En lien avec les gestionnaires marchés, la transmission de pièces de marchés à la Trésorerie Publique (suivi spécifique électronique ou papier le cas échéant) via la GED ou par mail en cas de difficultés et aux membres du Groupement Hospitalier de Territoire Alpes Dauphiné ;
• L’exécution administrative du marché : notamment demande des attestations fiscales et sociales aux sociétés (y compris étrangères) ;
• Le cas échéant la notification des non reconductions ou résiliations, suivi des redressements et transmission de l’information aux acheteurs ;
• L'archivage des dossiers de marchés.

Missions spécifiques au poste :

• La transmission des différents courriers liés à la passation des marchés ;

• Traitement des Marchés < 60 000 € HT pour l’ensemble du service

Le contrôle factuel/contrôle qualité et validation des dossiers "marchés" (y compris actes afférents) avant notification et archivage (vérifications des pièces substantielles).

Missions secrétariat, agent de gestion administrative en lien avec l’assistante marché : Dans ce cadre, il s’agit de recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. L’agent suit et gère les processus administratifs.

• Accueil physique et téléphonique : Accueillir et orienter les « visiteurs » (entreprises, experts techniques, acheteurs) vers l'interlocuteur ou le service compétent, répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages ;
• Traitement des dossiers et saisie de documents : Recevoir et réorienter le courrier et les e-mails, rédiger des courriers et e-mails, saisir des documents de formes et de contenus divers, enregistrer ou saisir des données informatiques, assurer la prise de notes lors des réunions, rédiger les comptes rendus de réunions.
• Gestion de l'information, classement et archivage de documents : vérifier des dossiers, photocopier et assembler des documents, transmettre, classer et archiver des documents et mise à jour des dossiers informatiques correspondants.
• Recueil, saisie, mise à jour et/ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux de bord, de fichiers, mise à jour des affichages dans le service et site intranet en lien avec l’assistante de direction de la DAEL, etc.
• Prise de rendez-vous et gestion d’agendas : Assurer l'organisation logistique des réunions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, etc.).
• Inventaire de produits, de matériels, équipements, dossiers : commande des fournitures pour le service, émission de bons d’intervention (GMAO), etc.
• Gestion des habilitations : accès à la cellule des marchés et des habilitations pour les dossiers partagés de la cellule des marchés (interpole).

Les relations professionnelles spécifiques au poste :

· Relations avec les responsables du service, les Gestionnaires marchés publics du service, l’assistante marchés publics et avec les équipes filières (acheteurs, référents techniques et gestionnaires comptables) du CHUGA et des membres du GHT,

· Relations avec les entreprises.

Exigence institutionnelle :

Chaque agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion professionnelle et au respect des règles de confidentialité.

Profil recherché :

Les qualités requises :

• Organisé.e, rigoureux.reuse, curieux.se, efficace, méthodique, autonome et capable de prendre des initiatives, être pro-actif.active, gestion des priorités.
• Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations.
• L’assistant.e du service de la commande publique doit se montrer fiable. Aimable avec les usagers, il/elle sait aussi faire preuve de discrétion, car il/elle est soumis.e au secret professionnel.
• Aptitude à communiquer diplomatiquement en toutes circonstances, aptitude à s'adapter et à respecter la confidentialité.
• La maîtrise de la langue française à l’oral et l’écrit sont indispensables.
• Goût du travail en équipe.
• Capacité d’écoute