Secr%C3%A9taire de direction Offres d'emploi - Salon-de-Provence (13)

Assistant de direction (H / F)

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Rejoignez les équipes de la Région Sud Provence-Alpes-Côte d’Azur, territoire unique entre mer et montagne, ouvert sur le monde et le patrimoine millénaire de la Méditerranée.

Au sein d’une administration dynamique, dotée de multiples compétences, vous participerez à une action publique entreprenante, toujours au plus proche de ses usagers et soucieuse de préserver son territoire et sa culture emblématiques.

Au cœur d’une collectivité d’avenir, plus simple, plus accessible et plus lisible, vous bénéficierez de parcours professionnels évolutifs et dynamiques et de conditions de travail toujours plus innovantes et agiles.

Venez construire le Sud de demain avec la Région Provence-Alpes-Côte d’Azur !

Informations générales / Identification du poste

Type d'offreOffre d'emploi Je cherche un poste dansservice Mode de recrutementStagiaire / Titulaire / Lauréat : Emploi permanent Durée du CDD Date de début souhaitée

Conditions statutaires

CatégorieC FilièreFILIERE ADMINISTRATIVE Cadre d'emploi

• AGENTS ADMINISTRATIFS TERR

Service de rattachement ou d'affectation

Département géographiqueBouches du rhône Direction GénéraleDIRECTION GENERALE ADJOINTE COMMUNICATION ET PROTOCOLE Direction déléguée Direction ServiceSERVICE ADMINISTRATIF ET FINANCIER DE LA DIRECTION GENERALE ADJOINTE COMMUNICATION ET PROTOCOLE Lycée Affectation de poste Objectif structure de rattachement Description hiérarchie de proximitéle service assure la coordination administrative et financière de toutes les directions en lien avec les relations publiques du Président, des élus et de la Région : la Direction du Protocole, le Bureau du Cabinet et la Direction de la Communication et de la marque. Elle assure l’exécution budgétaire ainsi que le lancement et le suivi des marchés afférents aux différentes directions en lien avec le service. Elle réalise le suivi en termes de ressources humaines des agents des différentes directions en lien avec la Direction des Ressources humaines. Fonction d'encadrementNon

Objectif du poste

Missions

Activités

Réceptionner et gérer les appels téléphoniques et les plannings,

Gérer un tableau Excel des présences et congés du service,

Gérer le courrier du service dans un chrono courrier sur Excel,

Archiver sur le réseau des éléments d'informations communs pour le service,

Gérer l'envoi des différents courriers,

Relever le courrier, Classement des notes internes,

Participer à des réunions et effectuer des relevés de décision,

Gérer les stocks de fournitures (commandes et récupération),

Récupération des titres restaurants pour le service,

Reprographier des dossiers en vue de réunions

Saisir sur Posactes les délibérations en CP ou en AP, transmettre les fiches argumentaires et le tableau de suivi de cession de CP en lien avec le service,

Soulager au maximum le traitement administratif des unités du service,

Réception et enregistrement des plis relatifs aux marchés publics,

Enregistrement des marchés et des nouveaux tiers,

Préparer les trames de différents rapports d’analyse ou de présentation si nécessaire,

Enregistrer et orienter les factures en vue de leur traitement,

Complétude de la base de données financière,

Validation de la complétude des bons préalables à la commande avant transmission aux équipes,

Complétude et mise à jour annuelle de certains tableaux de bord sur l’activité juridique (tableau des marchés notamment) et financière du service,

Classer et archiver les dossiers comptables et les marchés.

L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité du service.

Profil recherché

Savoirs théoriques complémentaires

Savoir-faire

Recevoir, filtrer et orienter les appels et prendre des messages téléphoniques,

Savoir-être

Aptitudes relationnelles, sens et goût de l'accueil,

Formations et diplômes

Formation de secrétariat obligatoire

Connaissance souhaitée de l'institution et de son fonctionnement

Connaissance de base des marchés publics souhaitée

Poste

Profil recherché

Caractéristiques, modalités et contraintes de travail

Contraintes de plage horaires : 7h30-9h30-12h00-14h00-16h minimum sauf nécessité de service

Temps Plein sur 5 jours

Télétravail possible au maximum 2 jours selon organisation et nécessité de service