Secrétaire Offres d'emploi - Saint-Jean-de-Braye (45)

pres société

L’École supérieure d’art et de design d’Orléans est un établissement public de coopération culturelle. Elle délivre des diplômes nationaux, accrédités par le ministère de la Culture. Installée au centre de la ville d’Orléans, à une heure de Paris, l’école a comme mission principale l'enseignement supérieur et la recherche en art et en design. Le projet artistique et scientifique de l'ESAD Orléans consiste à se saisir prioritairement des enjeux de l’environnement numérique, à l’intersection des problématiques technologiques, industrielles, écologiques et politiques. Son approche du design est essentiellement artistique. Elle organise également des actions, événements ou manifestations qui participent à l'essor des pratiques artistiques, à la diffusion culturelle ou la valorisation de ses activités et de celles de ses étudiants(tes) et diplômés(ées). Enfin, l’école met en œuvre activement la collégialité, l’inclusion et le dialogue social. Elle accueille 320 étudiantes et étudiants encadrés par une équipe pédagogique de 45 enseignants et 10 responsables d’atelier.

Sous l'autorité de la coordinatrice des études, vous occupez un poste à temps plein au secrétariat pédagogique d’un établissement d’enseignement supérieur. Vous travaillerez sous la coordination de la responsable des mobilités pour toutes les activités afférentes à ce secteur.

Missions

A/ Gestion administrative des étudiants et personnels en mobilité internationale entrante ou sortante (35 %)

- Gestion des dossiers étudiants durant leur mobilité entrante ou sortante (suivi administratif et des dossiers pédagogiques, édition des contrats de bourse, des contrats pédagogiques, des bulletins, etc.).

- Gestion des dossiers des personnels (enseignants ou administration) en mobilité entrante ou sortante (édition des contrats de bourse et pédagogiques, lettres d’invitation, etc.).

- Accueil et information aux étudiants en mobilité entrante (vie quotidienne, orientation, appui à l’intégration dans l’école, etc.).

Gestion des emplois du temps des étudiants en mobilité entrante

- Information aux étudiants et personnels en mobilité sortante (questions administratives, etc.).

- Saisie et suivi des bourses et des mobilités internationales sur les plateformes de gestion du programme Erasmus + et documents internets

- Appui à la conception d’outils de suivi et d’évaluation des mobilités internationales. Appui à la conception de livrables pour accompagner les étudiants en mobilité (guides, FAQ, etc.).

Réalisation d’un état des lieux annuel des mobilités internationales.

B/ Gestion administrative des étudiants en stage ou en césure (10 %)

- Gestion des conventions de stage et demandes de césure.

Gestion des dossiers étudiants durant leur stage ou leur césure (saisie de données).

- Actualisation et suivi de la base de données “entreprises et partenaires” de l’école. Réalisation d’un état des lieux annuel des stages.

C/ Suivi administratif des étudiants et enseignants en mobilité en dehors de l’école dans le cadre des partenariats (5 %)

- Suivi administratif des partenariats pédagogiques (suivi des circuits de signature des conventions, aide à la rédaction des délibérations, etc.).

- Appui à l’accueil et l’orientation des étudiants, enseignants et intervenants extérieurs dans le cadre des partenariats (suivi des ordres de mission, information aux étudiants ou partenaires extérieurs, etc.).

- Appui à la conception d’outils de suivi et d’évaluation des partenariats pédagogiques

D/ Activités du secrétariat pédagogique (50 %)

En binôme avec l’autre secrétaire pédagogique :

Accueil du bureau de la pédagogie.

Aide et information aux étudiants, aux enseignants et intervenants extérieurs. Soutien administratif ponctuel lors des temps forts pédagogiques de l’école (rentrée scolaire, conseils pédagogiques, examens d’entrée, jurys de bilan, diplômes, permanences lors des salons étudiants, journée portes ouvertes, etc.).

Appui à la conception de procédures et d’outils de suivi et d’évaluation

Missions spécifiques :

Saisie de la maquette pédagogique, des emplois du temps et des fiches de cours dans le logiciel de scolarité.

Suivi administratif des workshops et des intensifs.

Suivi administratif des engagements des étudiants en lien avec la responsable de la vie étudiante.

Gestion administrative des dossiers pédagogiques des étudiants inscrits dans un cursus de formation en lien avec l’ENSAPVS et des étudiants en apprentissage.

Saisie de l’état des absences et des retards des étudiants et communication aux équipes de coordination pédagogique

Participation à l’administration générale, divers, etc.

Spécificités du poste

Travail certains week-end (salons étudiants, journées portes ouvertes)

Compétences techniques attendues

. Connaître le fonctionnement des établissements d’enseignement supérieur.

. Maîtriser l'outil informatique.

. Maîtriser les outils bureautiques (Excel, Word, Google drive).

. Avoir des notions de comptabilité publique.

. Être capable de communiquer de manière fluide en anglais à l’oral et à l’écrit (accueil d'étudiants étrangers, plateformes de gestion des mobilités disponibles en anglais).

Pourquoi nous rejoindre ?

Avantages de la collectivité :

• Avantages internes et du CNAS
• RTT
• Prime de fin d’année
• Participation Mutuelle / Prévoyance
• Prise en charge déplacements domicile-travail (abonnement)
• Forfait mobilité durable
• Accès à la formation tout au long de la carrière
• Journées enfants malades

Savoirs être

. Qualités relationnelles.
. Discrétion professionnelle.
. Adaptabilité.