Secrétariat Offres d'emploi - Puteaux (92)

À propos de nous

Quatrième ville des Hauts-de-Seine, Colombes, forte de ses 90 692 habitants s'inscrit au sein de l'Établissement Public Territorial Boucle Nord de Seine (plus de 460 000 habitants). À l'interface avec le Département du Val d'Oise et à proximité de deux pôles économiques franciliens majeurs avec le quartier d'affaires de La Défense et le Port autonome de Gennevilliers, la Ville de Colombes bénéficie d'une situation économique attractive et d'un important réseau de connexions.

Employeur responsable, la ville de Colombes œuvre pour une politique de recrutement qui reflète la richesse et la diversité du territoire. Aussi, la ville de Colombes est labellisée Diversité et Égalité Femme / Homme AFNOR.

Mission

Sous la responsabilité du Directeur des Ressources Humaines, le coordinateur aura en charge l’encadrement et la coordination du pôle Accueil Secrétariat.

Il assurera également les activités administratives de la direction des Ressources Humaines ainsi que la gestion de l’agenda du Directeur.

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

Pour le Pôle Accueil – Secrétariat RH   :

Encadrer le personnel Accueil – Secrétariat (4 agents)  :

Superviser et évaluer les agents

Organiser des temps d’échanges

Coordonner les activités du Pôle  : organiser leur fonctionnement régulier et continu, suivre et contrôler leur mise en place

Garantir le bon fonctionnement de l’activité et de son organisation en terme d’accueil du public, de gestion administrative et d’action sociale

Élaborer des procédures et des outils de travail

Assurer le suivi de dossiers spécifiques

Garantir la gestion du budget des prestations sociales

Rédiger des notes de service et faire le bilan annuel d’activité du Pôle Accueil – Secrétariat

Tenir les statistiques du Pôle

Pour la Direction des Ressources Humaines   :

Gérer l’agenda du Directeur RH

Mettre à jour mensuellement les organigrammes et le tableau des effectifs

Coordonner l’ensemble des bilans des services RH

Établir des bons de commande

Commander les fournitures de bureau

Organiser les Élections Professionnelles

ACTIVITÉS SECONDAIRES :

Participer à la mise en place de procédures

Participer à des réunions internes ou externes

Établir des comptes rendus

Accueillir ponctuellement le public communal et extérieur

Profil

Connaissances techniques :

Connaissances de l’environnement territorial  : fonctionnement de la collectivité et organisation des services

Connaissances sur le statut de la fonction publique territoriale

Expérience dans l’accueil du public

Expérience dans la gestion administrative

Maîtrise des logiciels LibreOffice (Word et Excel), Messagerie Zimbra, CivilNetRH...

Autres connaissances ( savoir faire et savoir être) :

Aptitudes à animer et à encadrer une équipe

Être ponctuel, rigoureux et organisé

Savoir faire preuve de disponibilité, de patience et de diplomatie

Capacité de communication  : sens de l’écoute, bienveillance, aisance relationnelle et capacités rédactionnelles

Réactivité et autonomie

Sens de l’initiative et de l’accueil du public

Sens de l’anticipation des besoins

Goût pour le travail en équipe

Garantir une discrétion et un respect du secret professionnel

Capacité à travailler dans les délais contraints