Secrétariat médical Offres d'emploi - Châteauneuf (42)

Description du poste

Intitulé du poste

Assistant(e) régionale Auvergne Rhône Alpes et Centre Val de Loire H / F

Type de contrat

CDD

Temps de travail

C : Emploi à temps complet

Date de prise de poste envisagée

03 / 11 /

Eléments de contexte

Dans le cadre des orientations et principes d’action du Secours Catholique, les assistant.e.s régional.e.s assurent, au sein de la Direction de la Coordination des Régions et Délégations (DCRD), des activités essentiellement de nature relationnelle, organisationnelle et administrative en appui des acteurs de l’entité de rattachement, salarié.es et bénévoles.

Sous la responsabilité hiérarchique du délégué inter-régional Auvergne Rhône Alpes et fonctionnelle du délégué inter-régional Centre Val de Loire, l’assistant.e régional.e, accompagne, prépare, facilite le travail de son responsable hiérarchique, de l’équipe régionale et s’assure du suivi sur ces deux régions. Il / elle assure des activités de secrétariat classique notamment dans le domaine de l’accueil, du recueil et de la diffusion d’informations. Il / elle contribue à l’instauration d’un climat favorable et convivial avec les acteurs de l’entité. Il / elle organise le partage et la remontée d’informations auprès des assistant.es des délégations des deux régions, facilite l’entraide et assure le lien avec les directions du siège national.

Description de la mission

Assurer le suivi administratif des 2 régions. Il / elle :

Appuie le délégué inter régional en termes d’organisation, de planification de mise en œuvre des décisions en étant force de propositions. Assure un rôle de veille.

Organise et assure la communication interne entre les acteurs de l’entité et l’interface avec les autres entités du siège et du réseau : directions, délégations, régions et partenaires

Gère le courrier et la messagerie électronique des entités

Élabore, rédige et met en forme des courriers, notes, comptes rendus, procédures administratives, documents de communication sur tout support (ex. rapports ou autres documents de partenaires, dossiers de presse, etc.)

Organise et veille au classement et à l’archivage papier et informatique.

Soutien le suivi administratif des subventions.

Gère les stocks des différents matériels et des outils de communication (commande, réception et dispatching) ainsi que la documentation, les outils liés aux thématiques, les fournitures de bureau…

Contribuer à la coordination et à la gestion des régions. Il / elle :

Contribue à l’élaboration et au suivi du budget des entités :

Contribue à l’évaluation des besoins en dépenses de fonctionnement, à la saisie du budget dans APIZ,

Vérifie et suit les factures, les notes de frais et assure le suivi de la comptabilité régionale

Veille à la tenue de l’agenda régional, planifie des événements.

Vérifie et participe à la mise à jour les données des régions, notamment sur les systèmes d’information.

Assurer l’organisation des rencontres et évènements. Il / elle :

Contribue à la réussite des actions, rencontres et événements en assurant la logistique : réservation salle, repas, transports, matériel informatique et vidéo, convocations, etc

Appuie l'organisation logistique des événements importants de la région (session des homologues, groupes de travail, instances…)

Assure la coordination logistique avec les groupes régionaux.

Approvisionne et gère les stocks des matériels nécessaires à ces événements

Contribue à l’organisation et à la gestion des formations

Prendre en charge l’animation du réseau des pairs. Il / elle :

Assure l'animation du collectif des assistant.es des délégations de la région et fait le lien avec les directions du siège qui sont en interactions avec elles.

Anime des temps de travail spécifiques liés à la mission et pilote l’organisation des sessions des salariés administratifs.

Autres activités :

Participation aux réunions et aux travaux de l’équipe des assistantes de la DCRD (en région et au siège)

Contribution aux projets ou événements nationaux dans le cadre des activités du poste

Profil

Niveau de formation bac (BTS Assistant de direction)

Expérience professionnelle significative dans un poste similaire

Excellente maîtrise des outils bureautiques sous microsoft et google, messageries et Internet

Autonomie dans le travail, capable d’imaginer et proposer des solutions aux difficultés rencontrées.

Capacité à animer des groupes de travail

Aisance en communication et capacité rédactionnelle

Capacité à travailler en équipe à distance, à organiser et gérer son temps et celui des autres

Capacité à se situer et à gérer une pluralité d’interlocuteurs et de priorités

Rigueur et esprit de synthèse

Discrétion, respect de la confidentialité

Adhésion à la mission et aux valeurs du Secours Catholique-Caritas France

Avoir le permis B

Ce que le Secours Catholique vous offre :

Parcours d'accueil et d'intégration pour les nouveaux salariés rejoignant l'associationParcours de développement des compétences ;

Labellisé Cap'Handéo, l'association est engagée auprès de ses salariés aidants ;

• Carte tickets restaurant 11,00€ (prise en charge employeur 60%) ;
• Titres de transport pris en charge à 50 % ou Forfait mobilité durable (€ / an) dans le cadre de l'utilisation d'1 vélo personnel / ou assistance électrique ;
• Mutuelle « Famille » ;
• 25 CP annuels j (jours ouvrés) + 18 jours RTT (si 39h hebdo et 35h moyenne annuelle) ;
• Rémunération  : selon profils et expériences (sur 13 mois);

Télétravail envisageable

CDD pour 6 MOIS