Secrétariat médical Offres d'emploi - Valbonne (06)

À propos de nous

Le Centre Hospitalier de Grasse recherche un(e) secrétaire de la direction des soins, relation avec les usagers et de la coordination médicale.

Direction des soins et de la relation avec les usagers.

Grade  : Adjoint administratif.

Le Centre Hospitalier de Grasse  est un établissement public important de santé sur le territoire des Alpes-Maritimes et est idéalement situé en accès direct de la pénétrante Cannes-Grasse. Il est composé de  3 sites hospitaliers  qui permettent une gestion de proximité. Il possède une capacité d’accueil de  545 lits  et emploie près de  1 500 personnes.  De nombreux avantages pour les hospitaliers : places en crèche, logements, salle de sport, actions gratuites de bien-être, cadre de vie favorable.

Mission

DIRECTION DES SOINS, RELATION AVEC LES USAGERS

Gestion de l’agenda du directeur adjoint en tenant compte des demandes et des priorités tout en assurant une coordination (accueil café, installation des salles etc…)

Réception et traitement des appels téléphoniques et de la boite mail

Gestion et traitement du courrier

Gestion des déplacements professionnels et des commandes de fournitures du service

Création de notes d’information et de notes de service

Gestion des demandes des dossiers médicaux des usagers en lien avec la responsable

Mise à jour, enrichissement et harmonisation du site intranet

COORDINATION MEDICALE  :

Secrétariat et appui administratif du PMS, de la formalisation des filières et des parcours

Secrétariat du coordonnateur médical

CONTINUITES

Remplacement de la responsable de la relation avec les usagers lors de ses absences (avec passage à temps plein) (cf annexe)

Remplacement ponctuel de l’assistante de la direction générale, dans un 2nd temps (en fonction de l’adaptabilité au poste)

ANNEXE  : MISSIONS CONTINUITE ABSENCE DE LA RESPONSABLE DE LA RELATION AVEC LES USAGERS

Gestion et instruction des plaintes et réclamations quel que soit le support de présentation et leurs interlocuteurs (mairie, ARS, personnalité) en lien avec une cadre supérieure de santé

Organisation des médiations médicales et non médicales

Dispositif d’écoute des usagers  : accueil des usagers, informations et conseils

Gestion des réquisitions judiciaires

Continuité dans l’organisation CSIRMT, Comité d’éthique, réunion des cadres

Ligne téléphonique usagers

Boite mail de la relation avec les usagers

Profil

TITRES, DIPLÔMES OU NIVEAU   : BAC professionnel minimum (niveau IV minimum), BTS assistant de direction (niveau III)

CONNAISSANCES SPÉCIFIQUES  :

Windows, Word, Excel, Power Point, Hexagone, Outlook, Dx Care

Gestion documentaire  : rédaction, mise en forme des notes, documents et / ou rapports, classement et archivage.

Droit hospitalier, organisation, fonctionnement et gouvernance des établissements de santé.

QUALITÉS PROFESSIONNELLES   :

Rigueur, organisation, respect de la confidentialité, sens de l’accueil, disponibilité, esprit d’équipe, initiative et anticipation, maîtrise de soi, ponctualité.

Horaires  : poste à 80%, du lundi au jeudi de 9h à 15h et le vendredi de 9h à 13h

Organisation de travail en binôme avec la responsable de la relation avec les usagers pour assurer une continuité de service