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Placé sous la responsabilité du Docteur Clément LECLAIRE, le Département Adulte se compose d’un exécutif de département et de 16 Unités de Soins (US) réparties sur Paris et la petite ceinture ainsi que d’une unité d’intervention d’Urgence en soins Palliatifs (Pallidom). Ensemble.
Ces US assurent quotidiennement la prise en charge de 600 patient(e)s en moyenne à leur domicile (domicile privatif, ehpad, centre d’hébergement…).
Chacune de ses unités de soins est managée par un(e) cadre d’Unité de Soins, accompagné(e) d’un(e) médecin
référent. Chaque unité de soins à une secrétaire d’US, relayée notamment pendant ses absences et congés par une secrétaire inter-US qui opère sur 2 unités de soins (ou 3 dans le cas Pallidom, Paul Brousse et PSL).
Nouveau poste en création, le secrétaire d'inter US est un poste aux missions variées.
Mission générale :
En tant que secrétaire inter-US, vous êtes affecté(e) au Département et exercez sur 2 US proches :
- Quand il manque une secrétaire sur une des US de votre secteur, vous êtes amené(e) à vous déplacer
pour assurer le secrétariat de l’Unité de Soins : missions de remplacement sur une US
- Quand il y a une secrétaire sur chaque US de votre secteur, vous travaillez comme « aide inter-US» sur
certaines tâches communes à l’ensemble de ces US : missions inter-US
EN REMPLACEMENT SUR UNE US
- Saisie, organisation, classement et mises à jour de données, informations ou documents de diverses
natures (saisie et MAJ de données dans DLK, GED patient, courriers entrée/ sortie, mini dossier …).
- Rédaction et mise en en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de
compétence
- Gestion de la réponse téléphonique ligne interne et de la ligne patients : accueil, accompagnement et
orientations des aidants et patients, identification des informations communicables à autrui en respectant
le secret professionnel, relance sur les questionnaires de satisfaction, relais circuit des éloges /
réclamations
- Gestion des infirmiers libéraux IDEL ; envoi des documents à signer lors d’un nouveau partenariat en lien
avec l’idelia; génération et envoi de la feuille de mission, SAP BDC et MIGO et saisie DLK, aide à la
résolution d’incidents et suivi administratif en lien avec la Cellule Libéraux
- Gestion de la logistique au domicile du patient : gestion du matériel (commande, retrait ou suspension),
contrôle de la facturation en lien avec la mise en place et le retrait du matériel, commandes taxi et
ambulances, commandes auprès du magasin des petites fournitures bureau
- Organisation des visio consultations ORTIF (prise de rdv, réservation Outlook au médecin, rappel du
patient avant la visio )
- Ambassadeur informatique ou suppléant ambassadeur
- Présence au staff US si reprise de la ligne téléphonique possible par renfort
C1 - Interne
EN MISSIONS INTER-US
- Gestion de la ligne téléphonique sur les horaires de journée lors des staffs US, reprise des appels patients
/ aidants particuliers
- Support au secrétariat d’US : sur la gestion des libéraux, sur la gestion du matériel au domicile après
l’entrée patient, sur l’accompagnement patients / aidants
- Relais de la gestion du matériel après l’entrée patient
- Infos aux patients sur le circuit des éloges et réclamations le cas échéant, relances sur les questionnaires
de satisfaction
- Contribution à la réponse aux EI
Particularités de la fonction :
- Affectation sur le département : Mobilité sur différentes unités, proches géographiquement et définies avant la prise de poste
- Formations adaptées à la fonction : logiciels institutionnels, identito-vigilance, vocabulaire médical, droit
du patient, entretien téléphonique…
SAVOIR FAIRE REQUIS
- S'exprimer en face -à- face ou par téléphone auprès d'une ou plusieurs personnes
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautiques
- Esprit de synthèse et de discernement
- Sens de l'organisation et réactivité
- Respect de la confidentialité et du secret professionnel
Qualifications professionnelles
- Qualification en secrétariat
- Connaissances bureautiques indispensables WORD / EXCEL / OUTLOOK
Préférable :
- Connaissance de l'HAD et des logiciels HAD : DOMILINK,
- Connaissance de l'AP-HP et des logiciels AP-HP appréciée : ORBIS, SAP
