IFIP / Attaché -Assistant(e) Administratif (ve) - BSI5- H / F

Description du poste

1. Caractéristiques du service (missions, périmètre d'action, effectifs, organisation…)

Au sein du bureau des applications du secteur public local, le poste à pourvoir est implanté à la cellule ORGANISATION, sous l’autorité du chef de Bureau. L’équipe est composée de 3 personnes 2 A et 1 B.

2. Principaux enjeux

Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) qui gérera les aspects budget, RH, logistique au plus proche des agents.

Description du profil recherché

Missions – Activités :

• Budget  : préparation et suivi du budget dans IBIS, saisie et suivi des bons de commande et services faits, extractions IBIS pour analyse en réunion de bureau, rédaction de fiches d’écarts...
• Fonctions logistiques  : commande de mobilier, commandes et suivi de travaux immobiliers en relation avec les bureaux du secrétariat général, signalétique, téléphonie...
• Relais bureautique local (RBL), la cellule a en charge la gestion du parc informatique du bureau
• Ressources humaines : Référente télétravail, DUERP, formation professionnelle, suivi des emplois et des effectifs, gestion administrative des apprentis et des stagiaires, gestionnaire des horaires variables sous SIRHIUS… pour deux bureaux (environs 150 agents)

La cellule ORGANISATION participe aux réunions de bureau hebdomadaire, rappelle les échéances à tenir en matière de RH, Budget et logistique, produit les extractions IBIS / CORE pour analyse en réunion.

Elle assure, en outre le suivi RH de la Direction de Projets Services aux Usagers, et organise certains travaux (logistique, mobilier, immobilier) en partenariat avec d’autres bureaux présents sur le site Blanqui.

Une partie des missions est télétravaillable jusqu’à 3 jours par semaine.

Rattachement hiérarchique  : Placé sous la responsabilité du chef de bureau.

Relations internes et externes du poste  :

Contacts réguliers avec les services du Département de la gouvernance et du support « DGS » et du Service d’appui aux Ressources humaines « SARH », l’ESI de Noisiel

Contacts quotidiens avec les agents du Bureau BSI5 et de la Direction de projet « Services aux Usagers »

Travaux en partenariat avec les Bureaux du SI implantés à Montreuil-Blanqui en ce qui concerne les aspects logistiques

Temps Plein

Compétences candidat

Compétences

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 6 Licence / diplômes équivalents

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé