Agent d'accueil et de secrétariat

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >

Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif

Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Management Non Descriptif de l'emploi - Assurer la gestion administrative quotidienne de la structure

• Mettre en œuvre le projet accueil en veillant à l'implication des publics à la vie du centre social
• Coopérer en interne au recueil, à l'analyse et à la communication des données et des informations des publics du territoire
• Contribuer à l'enrichissement des relations partenariales de proximité
• Participer à la vie de la structure Missions / conditions d'exercice -Réceptionner, trier, traiter, diffuser le courrier (papier et électronique
• Réceptionner, trier, diffuser l'information (courrier, messagerie, téléphone, internet, ...)
• Gérer les inscriptions et le suivi des usagers / adhérents sur les différentes manifestations, ateliers ...
• Saisir des comptes rendus, courriers, appels à projet, notes, procès-verbaux et tout document relatif au secrétariat du centre social
• Gérer la comptabilité journalière
• Gérer les commandes puis le matériel et les fournitures du centre social (bons de commande, inventaires, stocks ...)
• Organiser et gérer les agendas
• Classer et archiver des documents
• Participer à la conception d'outils et supports de communication (affiche, flyers ...)
• Assurer la gestion administrative des locations de salles (courriers, contrats de location ...)
• Proposer une offre globale d'information et d'orientation au sein du centre
• Animer et gérer l'espace dédié (affichage...)
• Accompagner les publics dans leurs recherches et / ou leurs besoins en lien avec le projet social du centre et l'activité du territoire
• Effectuer les tâches administratives afférentes à l'accueil (accueil téléphonique, physique, messages, inscriptions, gestion des salles ...)
• Participer à la construction de liens avec les usagers
• Actualiser les données d'activité du centre et du territoire
• Contribuer au rôle de veille sociale
• Recueillir les besoins des habitants et leurs idées de projets collectifs
• Connaître les ressources du territoire pour orienter les publics
• Participer au suivi du réseau partenarial
• Diffuser les informations recueillies entre les partenaires et l'équipe du centre
• Contribuer aux actions de communication du centre et des acteurs locaux engagés dans le projet social
• Participer aux réunions auxquelles il est convié
• Participer à certaines animations et manifestations organisées par la structure en fonction des besoins
• Participer par ses propositions au fonctionnement de la structure et du projet social Profils recherchés Savoirs :
• Connaître le projet social, le fonctionnement et les intervenants
• Règles de l'expression orale et écrite de qualité
• Connaître les procédures de gestion administrative liée à son activité
• Connaître l'offre de service disponible sur le territoire (missions, dispositifs)
• Contribuer à l'application des principes de service public dans l'équipement (laïcité, égalité, confidentialité...)
• Connaître les besoins et difficultés des publics des territoires
• Maîtriser les techniques de communication

Savoir-faire : être en capacité de :

• Connaître / maîtriser les outils informatiques dédiés (Word, Excel, Canva, ...)
• Créer les outils nécessaires à l'animation de l'espace accueil
• Utiliser les outils de suivi (enregistrement d'inscriptions, statistiques d'accueil...)
• Connaître / maîtriser les principes rédactionnels
• Connaître / maîtriser les procédures administratives
• Faire le lien avec l'équipe du centre, les habitants et partenaires de proximité
• Faire remonter les attentes et remarques des publics accueillis
• Contribuer à la création d'outils spécifiques de recueil et d'analyse et les mettre en œuvre pour assurer un rôle de veille sociale
• Identifier les partenaires et leurs missions

Savoir-être :

• Accompagner les publics en adaptant sa posture
• Faciliter et développer l'implication et la participation des habitants dans les projets
• Savoir écouter son interlocuteur, analyser et comprendre leurs demandes afin d'apporter une réponse adaptée
• Être capable de s'adapter à une situation et à son interlocuteur, savoir gérer les tensions
• Être accueillant, disponible, réactif et faire preuve de discrétion
• Savoir travailler en équipe
• Faire preuve de rigueur et d'organisation pour le respect des échéances et des procédures
Il y a plus de 30 jours