Responsable Executive Services H/F

AFPA (Agence nationale pour la Formation Professionnelle des Adultes) est depuis plus de 65 ans, le 1 er organisme de formation professionnelle qualifiante, qui forme chaque année, plus de 140 000 personnes. Membre du service public de l’emploi, AFPA accompagne les demandeurs d’emploi et les salariés sans discrimination de la formation à l’emploi : insertion, reconversion, professionnalisation, notre structure existe depuis plus de 65 ans, et demeure le 1 er organisme de formation professionnelle qualifiante en France.

Le Responsable Executive Services pilote et met en œuvre opérationnellement l’ensemble des moyens nécessaires au bon fonctionnement des établissements de la région.

A ce titre, il a en charge la mise en œuvre opérationnelle des politiques suivantes, pour l’ensemble des entités de la région :

• Achats :

• Met en œuvre la politique d’achats dans la région et accompagne les établissements dans le cadre de son optimisation,

• Contribue à la rédaction des cahiers des charges de consultation et déploie les contrats régionaux et nationaux,

• Contrôle les procédures d’achats, notamment le code des marchés publics et le référentiel achats spécifiques Afpa, et la bonne exécution des marchés,

• Fait remonter les besoins d’évolution des conditions d’achats,

• Rationalise les dépenses et déploie les plans d’action d’optimisation,

• Contribue à la mutualisation des moyens en centre, inter-centres ou inter-régions,

• Participe à la construction budgétaire de la région sur les frais de fonctionnement et en assure le suivi mensuel et annuel.

• Immobilier-mobilier :

• Met en œuvre la politique immobilière et optimise les surfaces et locaux,

• Définit avec les établissements les besoins d'investissements (maintenance immobilière et évolution du dispositif) et en coordonne la mise en œuvre,

• Gère la mise en place des contrats de sous-traitance technique,

• Impulse la mutualisation des locaux et des moyens associés,

• Supervise les recherches de locaux externes et tient à jour la liste des implantations et des locaux,

• Vérifie que les biens et locaux disposent du bon niveau d'assurance,

• Supervise les mouvements et transferts de matériels et équipements ainsi que les formalités administratives associées.

• Sécurité et environnement :

• Coordonne politique sécurité-environnement et apporte un appui aux directeurs de centre,

• S’assure de la mise à jour des DU-PAPE en coordination avec la Direction des Ressources Humaines,

• Contrôle la bonne tenue des registres de sécurité et la réalisation des contrôles réglementaires.

• Hébergement et restauration :

• • Coordonne les démarches de rationalisation de l’offre de restauration et la gestion des hébergements,

  • S'assure du respect du cahier des charges des contrats de sous-traitance restaurants.

• Systèmes d’information et télécoms :

• • Met en œuvre la politique Informatique et télécom,

  • Valide les demandes de moyens informatiques ou de téléphonie,

  • Coordonne la mise en œuvre des nouveaux moyens et infrastructures.

• Archivage :

• Supervise les conditions d’archivage des documents et des données des centres,

• Coordonne les transferts d’archives vers le CNA.

• Fiscalité :

• Collecte l’ensemble des informations relatives au patrimoine mobilier et immobilier nécessaires à l’établissement des déclarations fiscales afférentes et au contrôle des rôles d’imposition émis ;

• Participe à la vérification des impôts et taxes relatifs au patrimoine mobilier et immobilier (notamment taxe d’habitation, taxes foncières, CFE), en lien avec le Responsable finances et gestion régional.

Dans ce cadre, il :

• Assure la diffusion des informations, procédures qualité et règles relevant de ses domaines d’activité à la fois auprès de ses équipes qu’auprès des centres et autres lignes métiers,

• Contribue à l’amélioration continue en s’assurant de la maîtrise des processus et procédures sous sa responsabilité, par l’ensemble des acteurs.

Le Responsable Executive Services participe à l’animation régionale des responsables Gestion & Services dans les centres, qu’il appuie et accompagne sur son périmètre de compétences et de responsabilités.

Il manage les équipes relevant du pôle Executive Services dont l’équipe des acheteurs territoriaux et des logisticiens approvisionneurs, ainsi que les relais informatique régionaux.

• Une expéreince managériale de 5 ans minimum est attendue
• Bac + 4/5 spécialisé en achats ou logistique ou école de commerce et expérience réussie dans un poste de même niveau de responsabilité.