Gestionnaire administratif H/F

Entreprise

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Poste

Mission du service/positionnement hiérarchique : Formation de musiciens intervenants (diplôme délivré : DUMI
Diplôme d’Université de Musicien Intervenant), sous la responsabilité du Directeur du CFMI.

CDD courte durée du : 28/08/2026 au 31/10/2026

Missions principales de l’agent.e (suivi pédagogique et administratif) :

1. Suivi des dossiers étudiants : envoi des dossiers d’inscriptions, stages, conventions, attestations…
2. Elaboration de documents pédagogiques en lien avec la direction (évaluations, archivage des dossiers, suivi des absences et des inscriptions…)
3. Elaboration du planning et des emplois du temps, en lien avec la direction
4. Participation ponctuelle aux réunions 5. Accueil des étudiants, création des dossiers informatiques et physique (navigo, sécurité sociale, coordonnées…), mises à jour des dossiers des promotions antérieures et création pour la
nouvelle promotion.
6. Suivi de la mise en place des stages (contacts Education Nationale, conservatoires…)
7. Suivi du parcours et de l’évaluation des étudiant.e.s (admissibilité, passages, ajournements…)

Profil recherché

Connaissance :
- Culture du domaine de l’éducation musicale et de l’Education Artistique et Culturelle
- Connaissance de l’administration publique, de l’Education nationale
- Outils numériques et leurs usages

Savoir-faire :
- Maitriser l’informatique
- Savoir planifier et respecter les délais
- Gérer les situations d’urgence
- Rendre compte de tout élément ayant une incidence sur le suivi des études
- Prioriser et hiérarchiser les objectifs

Savoir-être :
- Capacité à travailler en équipe
- Aptitudes relationnelles (avec le public et dans l’environnement professionnel)
- Sens de l’organisation
- Autonomie, discernement et esprit d’initiative
- Capacité d’adaptation
- Sensibilité à l’art et à la transmission
- Sens du Service Public