Assistant de direction h/f

À propos de nous

Le service public et ses valeurs comptent pour vous ? Vous souhaitez contribuer à la réussite des étudiants en participant au projet d’avenir de l’université ?

Rejoignez CY Cergy Paris Université, au cœur d’un territoire entre ville et nature, ouvert sur l’international, alliant développement durable et innovation. Établissement d'enseignement supérieur et de recherche, CY Cergy Paris Université est présente sur 14 sites sur tout le territoire et rassemble plus de 26 000 étudiants, 1 200 enseignants et enseignants-chercheurs, 900 personnels et 24 unités de recherche, autour des valeurs communes de liberté, d'ambition, de volonté, de courage et d'inclusion.

Basée à Cergy-Pontoise, CY Cergy Paris Université coordonne le projet de site global CY Alliance réunissant 12 établissements, privés (associatifs) ou publics, d’enseignement supérieur et de la recherche. Par son organisation et sa structure inédite sous forme d’université d’écoles, CY Cergy Paris Université crée les interactions et les passerelles nécessaires entre les acteurs du territoire et entre les disciplines, construisant ainsi une offre de formation et de recherche riche, variée et innovante dans son contenu et sa pédagogie. Pour cela, CY Cergy Paris Université a construit un partenariat avec l’une des premières écoles de commerce en France et en Europe, l’ESSEC Business School, favorisant le développement d’initiatives et de projets innovants.

Tous nos postes sont ouverts, à compétences égales, aux candidatures de personnes reconnues travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l'obligation d'emploi.

En janvier 2021, l'Institut des Sciences et Techniques compte 5300 étudiants répartis sur 3 sites, St Martin, Neuville et Gennevilliers. Avec 8 départements d'enseignement (Mathématiques, Physique, Chimie, Informatique, Biologie, Géosciences, Génie Civil, Génie Electrique), 1 unité de formation d'anglais, 12 laboratoires de recherche et 4 plateformes technologiques, il propose une offre de formation diversifiée et de qualité s'appuyant sur des équipes de recherche en phase avec l'industrie et les entreprises.
L'institut des Sciences et Techniques fait désormais partie de la CY Tech, grande école en sciences, ingénierie, économie et gestion qui porte les filières ingénieurs.

L'Institut des Sciences et Techniques compte 260 enseignants, enseignants -chercheurs et 84 personnels administratifs et techniques.

Mission

- Assister le directeur dans ses actions pour la mise en oeuvre de la politique de l'institut et de l'université.

- Être en charge du suivi des postes des enseignants, enseignants-chercheurs.

- Assurer le suivi et le pilotage de la réalisation des heures d'enseignement pour les besoins des formations de l'Institut ST en lien avec la direction des ressources humaines de l'université.

- Assurer le suivi des affaires juridiques et institutionnelles de l'institut.

- Coordonner la communication de l'institut en lien avec le chef de pôle Stratégie, la Responsable Administrative et le chargé de mission.

Les missions sont réalisées en collaboration et en interaction avec l’équipe de direction, les directeurs de départements et de laboratoires, les services centraux compétents, tout particulièrement le service du personnel enseignant.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

- Assurer l'assistance administrative du directeur de l'institut : gestion de l'agenda, élaboration de documents (courriers, tableaux, comptes-rendus...), interface et accueil des interlocuteurs, suivi des signatures, gestion et archivage des dossiers, etc...

- Coordonner et piloter, en lien avec les départements de l'institut et le pôle des personnels enseignants de la DRH, la réalisation des heures d'enseignement dans le logiciel ad’ hoc "SAGHE" (potentiel enseignants, consommation des heures) ; être le référent de ce logiciel pour l'institut et apporter assistance aux utilisateurs de l'institut

- Suivre les dossiers administratifs des enseignants en lien avec les interlocuteurs internes de l'institut et de la direction : suivi des postes et des heures complémentaires, dossiers de vacations, recrutements, promotions, autorisations de cumuls, décharges, arrêts maladie, etc...

- Assurer l'organisation du conseil de l'institut (convocation, rédaction des comptes-rendus), mise en forme des arrêtés de jury, suivi des conventions de l'institut, etc...

- Coordonner la mise à jour des supports de communication de l'institut (y compris les pages internet de l'institut), être le référent "communication" K-sup de l'institut en lien avec les personnels de l'institut et la direction de la communication de l'université et de CY Tech. En lien avec la Cheffe de pôle Stratégie.

- Participer à l’organisation des évènements institutionnels (JPO, CRD...)

Profil

Connaissances (savoir) :

- Connaître l’environnement de la Recherche et de l’enseignement supérieur, l’organisation des études au sein du système universitaire et des établissements publics à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP)

- Connaître les missions et les priorités de CY et de l’institut sciences et techniques, son organisation.

- Anglais (B2-C2)

Compétences opérationnelles (savoir-faire) :

- Maîtriser les outils de bureautique, y compris de messagerie

- Savoir s’organiser, anticiper et gérer les priorités, respecter les échéances

- Concevoir des outils de suivi d’activité et les mettre à jour

- Maitriser l’orthographe (qualités rédactionnelles)

- Savoir travailler en équipe

Compétences comportementales (savoir-être) :

- Être rigoureux et faire preuve d’un grand sens de l’organisation et de la polyvalence

- Savoir s’adapter et anticiper ; avoir le sens de l’initiative

- Savoir rendre compte et faire des propositions ; savoir alerter, le cas échéant.

- Faire preuve de disponibilité et du sens de la discrétion

- Avoir le sens de l’accueil et le goût du relationnel

- S’impliquer dans l’actualisation de ses connaissances professionnelles (s’informer et se former le cas échéant)

Conditions de travail :

📆 Poste à pourvoir dès que possible, ouvert aux agents contractuels (CDD de 3 mois)

🕰️ 38h35 hebdomadaire | 52 jours de congés payés par an

🚇 Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail

🩺 Participation employeur à la mutuelle

🎓 Politique de formation interne développée

📍 Poste basé sur le campus de Pontoise (95)

🌟 Offre sportive, culturelle (accès bibliothèque, conférences) et amicale du personnel

Rémunération :

• Selon expérience | Grille de la fonction publique d'état (Catégorie B/TECH)