Assistant de direction (H / F) CDD / Possibilité de CDI

Description du poste

Vous rejoignez une équipe de deux personnes :

Vous aurez en charge l'assistance de la Directrice, à ce titre, vous serez chargée de l'assister dans la gestion de ses échéances et de son agenda, de filtrer sa messagerie, de préparer les documents support des réunions qu'elle anime (Conseil, CSE, réunions managers, réunions partenaires). Vous assurez le secrétariat du Conseil de la caisse et assistez la Présidente.

En lien avec votre collègue, vous aurez pour mission de :

• assister l'ensemble de l'équipe de direction dans ses activités au quotidien (messageries électroniques et agendas, suivi des échéances, des plannings et des dossiers, déplacements professionnels, fournitures…).
• Préparer des fonds de dossiers pour les réunions de l'équipe de direction (ordres du jour, convocations, diaporamas…).
• Assurer la préparation et l'organisation matérielle des réunions et visioconférences (réservation de salles, moyens informatiques et logistiques…).
• Rédiger et mettre en forme des courriers, notes, procès-verbaux… La rédaction des PV et autres comptes rendus rendra obligatoire la participation à certaines réunions.
• Réceptionner, enregistrer et transférer aux bons services tous les courriers et documents arrivant à la Direction.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction, orienter et apporter un 1er niveau d'information aux différents interlocuteurs.
• Gérer la documentation : attributions des Lettres Réseau et enquêtes aux managers avec suivi du respect des échéances, classement papier et dématérialisé, stockage des conventions, contribution à l'alimentation et à l'administration du site intranet de la caisse.

Ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap. Le(la) candidat(e) retenu(e) devra se conformer aux exigences de la politique du système d'information. Il (elle) devra également respecter les règles de sécurité du système d'information en vigueur dans l'organisme notamment celles relatives au secret professionnel.

Profil recherché

Vos compétences

Votre sens du relationnel, votre réactivité, votre discrétion et votre disponibilité constituent les atouts incontournables pour réussir sur ce poste. Doté(e) d'une grande aisance rédactionnelle, d'un esprit de synthèse et d'une excellente orthographe, vous avez une rigueur, un sens de l'organisation et de la gestion des priorités qui vous permettront d'appréhender avec assurance toutes vos missions et de gérer les urgences qui se présenteront à vous. La maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel,

PowerPoint, Outlook, One note) est indispensable ainsi que l'appréhension de nouveaux outil utiles à la direction (intranet, klaxoon…). Votre capacité à gérer les diverses sollicitations et à les prioriser est indispensable.

Votre formation

L'obtention d'un BTS Gestion de la PME, Assistante de Direction ou Support à l'Action Managériale ou d'un DUT Gestion des Entreprises et des Administrations ou Gestion administrative et commerciale ainsi qu'une expérience d'au moins 2 ans sur un poste similaire serait fortement appréciée.

Le (la) candidat(e) devra posséder au minimum un diplôme Bac (BTS secrétariat ou assistanat de direction).

Informations complémentaires

Les avantages que nous offrons :

CANDIDATURE

Cette offre est ouverte aux personnes en situation de handicap.

Une lettre de motivation, accompagnée d'un CV, sont à envoyer par email à :

Date limite de candidature : au plus tard le 3 juin (date de réception).

EPREUVES SELECTION :

Entretien auprès d'un jury local le 5 juin après-midi.

Des tests seront à réaliser.

Les candidats retenus pour participer au jury local seront contactés pour un entretien avant

04 / 06 / . Ultérieurement à cette date, veuillez considérer que votre candidature n'a pas été

sélectionnée pour ce poste.