Assistant de direction - Service Education (H/F)

Entreprise

CONTEXTE

La ville de Châtillon, 38 000 habitants, située dans les Hauts-de-Seine à 3 km de Paris est membre de l’Établissement Public Territorial Vallée Sud Grand Paris.

Territoire attractif et dynamique, en proximité immédiate du cœur économique de Paris, la ville de Châtillon est en plein essor grâce à son développement et à l’aménagement de son territoire.

Desservie par le tramway (T6) ou le métro (ligne 13), la ville a développé de nombreux services pour sa population.

En votre qualité d’assistante de direction au sein du service Éducation, vous assurerez le secrétariat de la direction ainsi que le soutien administratif et organisationnel de l’équipe de direction.

DEFINITION DU POSTE

CADRE D’EMPLOI : Adjoint administratif territorial – catégorie C

TYPE D’EMPLOI : Poste en remplacement à temps complet

POSITION HIERARCHIQUE

• Rattaché.e à la direction de l’Éducation
• Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice de l’Education

RECRUTEMENT ET REMUNERATION

• Recrutement par voie statutaire ou contractuelle
• Rémunération selon conditions statutaires

Poste

MISSIONS PRINCIPALES

Gestion du secrétariat de la Direction

• Traitement et suivi des courriers arrivés et des réponses apportées.
• Organisation et suivi des circuits de signatures des parapheurs.
• Gestion de l’agenda de la Directrice et des directeurs adjoints.
• Planification, organisation des réunions.
• Recherches documentaires et réalisation de benchmarks.

Gestion et suivi des ressources de la Direction

• Gestion des demandes de fournitures administratives et suivi des livraisons.
• Elaboration de tableaux de suivi des besoins en fournitures et d’investissement (mobilier, matériels).

Référente archivage pour l’ensemble des pôles de la Direction

• Gestion et suivi de l’archivage de chaque service de la Direction en partenariat avec le service des archives.
• Elaboration et/ou mise à jour des procédures d’archivage et appui aux agents de la Direction.

Mandataire suppléant de la régie d’avances et de recettes

• Encaissement des chèques et CESU, saisie ou contrôle des états de pointages mensuels des temps périscolaires et extrascolaires, le cas échéant, régularisations des factures.

Gestion administrative des PAI

• Préparation et suivi des parapheurs pour les PAI.
• Gestion des transmissions aux familles, ALSH, et directeurs d’écoles.

Appui à la préparation des dossiers pour le conseil municipal

• Rédaction des délibérations à partir des notes préparées par la directrice.
• Suivi du circuit de signature des conventions après chaque conseil municipal, en lien avec les organismes partenaires.

CONDITIONS D'EXERCICE

TEMPS DE TRAVAIL :

• Temps de travail : 37h30 / semaine
• Congés : 25 jours + 14 jours de RTT

HORAIRES SPECIFIQUES

Organisation de la semaine de travail selon amplitude des horaires d’ouverture au public.

• Horaires d’accueil du public :

Tous les jours 9h-00/ 12h00

13h30/ 17h30 ou 18h00 (fin de service par roulement)

• Permanences du jeudi soir : 19h00 par roulement

PARTICULARITES :

• Travail en bureau avec déplacements possibles (ex imprimerie municipale)
• Contacts réguliers directs avec les partenaires de la Direction
• Mandataire suppléant de la régie d’avances et de recettes de la Direction

AVANTAGES (*sous conditions)

• Prime annuelle
• Régime indemnitaire
• Complément Indemnitaire Annuel
• Participation employeur aux frais de transport et mutuelles santé et prévoyance labellisées
• Adhésion au C.N.A.S.
• RIE

Profil recherché

PROFIL

• Connaissance générale des compétences des communes en matière d’éducation,
• Posséder une solide maîtrise des techniques de secrétariat (prise de notes, mise en forme de courriers, classement et archivage),
• Être à l’aise avec l’accueil physique et téléphonique,
• Manipuler avec aisance le pack Office (Word, Excel, Outlook),
• Connaître les droits et obligations des usagers,
• Organiser et prioriser les tâches,
• Avoir le sens du service public,
• Travailler en autonomie,
• S’adapter aux différentes situations,
• Faire preuve de dynamisme,
• Prendre des initiatives,
• Être disponible,
• Faire preuve de discrétion.