[EDS] Gestionnaire de formation AI'Sorb

Le.a gestionnaire de formation assurera la gestion de trois diplômes en lien avec la Responsable de scolarité et relations entreprises :
Scolarité :
Gestion et suivi de la scolarité :
• Assurer l'accueil téléphonique, physique ainsi que la diffusion des informations aux étudiants.
• Gérer les plannings des enseignements et les réactualiser en tenant compte des contraintes des enseignants.
• Organiser et contrôler les Inscriptions Pédagogiques.
Planifier les examens et contribuer au bon déroulement des épreuves :

• Établir les plannings d'examen
• Préparer et assurer l'organisation matérielle des examens : reprographie des sujets, commande de copie.
• Superviser le déroulement des épreuves et en assurer la surveillance en cas de besoin.
Gestion des notes et résultats :

• Saisie et vérification des notes
• Organiser et superviser les délibérations, élaborer les Arrêtés de jury et les Procès-Verbaux
• Édition et délivrance des relevés de notes et des diplômes
• Organiser la remise des diplômes et si besoin participer à la cérémonie de remise de diplômes
Gestion des conventions de stage :

• Contrôler les conventions de stage avant transmission pour signature
• Gérer la remise à l'étudiant ainsi que l'archivage
• Élaborer le suivi statistique et transmission au Service des Formations et de la Pédagogie
Organiser et assurer le bon déroulement des campagnes de candidature :

• Paramétrer la plateforme de candidature et transmettre les dossiers à la commission.
• Élaborer les Arrêtés des commissions d'examen des vœux et organiser la commission en collaboration avec les enseignants
• Suivre et traiter les réponses, recours, refus, demandes hors délai et liste d'attente
Gestion des enseignants vacataires sur OSE:



• Envoyer les dossiers de candidatures aux enseignants vacataires
• Contrôler les pièces justificatives reçues et s'assurer de la conformité avec la règlementation
• Vérifier les services des enseignant.e.s avec les maquettes des diplômes
Gestion financière :


• Établissement des bons de commande et des ordres de missions
• Appui à la collecte et suivi de la taxe d'apprentissage, au besoin
• Gestion des dossiers de financement des élèves en formation continue et contrat de professionnalisation
Compétences principales :

• Bonne connaissance des domaines, formation initiale et formation continue dans l'ESR
• Bonne connaissance de l'environnement et du fonctionnement d'une université
• Maîtrise des procédures administratives et de l'offre de formation
• Capacité à accompagner et conseiller les étudiants dans leurs démarches administratives et pédagogiques
• Aptitude à travailler en lien étroit avec l'équipe pédagogique et l'équipe de direction de la formation
• Excellentes compétences en communication écrite et orale
• Sens de l'organisation, rigueur et capacité d'adaptation



Connaissances :

• Capacité à hiérarchiser et à prioriser
• Capacité à interagir avec de nombreux interlocuteurs
• Connaissance de la carte des formations, de la réglementation et des procédures
• Connaissance des règlements de contrôle des connaissances
• Connaissances générales des textes réglementaires relatifs à la gestion des ressources humaines dans la fonction publique
• Connaissances générales des règles et techniques de la comptabilité publique
• Connaissance approfondie des textes réglementaires applicables
Compétences spécifiques :
Savoir être :
• Faire preuve de sens relationnel et d'écoute,
• Être réactif et organisé
Savoir-faire :
• Savoir appliquer les procédures internes
• Maitriser les techniques de rédaction d'un courrier administratif et d'une note d'information
• Maitriser les logiciels de gestion liés à la formation (APOGEE/Pegase, E-candidat, Ose, SIFAC, Hyperplanning, Formasup, Pstage etc.)
• Maitriser la suite Office

L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne associe le glorieux héritage du collège fondé par Robert de Sorbon au XIIIe siècle avec un projet pluridisciplinaire novateur. Première université française en sciences humaines et sociales (SHS), elle cultive depuis 1971 un esprit unique qui associe une approche scientifique exigeante et l’ambition de faire émerger de nouveaux savoirs qui transforment le monde.

Implantée sur 26 sites franciliens, ouverte sur le monde et l'Europe avec les onze établissements qui composent l'alliance Una Europa, elle accompagne près de 45 000 étudiants par an et revendique l’un des plus grands réseaux d’alumni du continent. L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est aujourd’hui la grande université française en sciences humaines et sociales, engagée pour replacer l’humain au cœur de l’approche scientifique, pour des sciences plus humaines ainsi que pour une société plus juste et durable.

Cet engagement se traduit notamment par la mise en place depuis plusieurs années d’une démarche structurée et ambitieuse en matière de développement durable et de responsabilité sociétale (DD&RS).

Le 23 août 2021, l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne a obtenu le label Human Resources Strategy for Researchers (HRS4R) qui confirme son positionnement à l’échelle européenne et son engagement à appliquer les principes de la Charte européenne du chercheur et du Code de conduite pour le recrutement des chercheurs."