Assistant de Direction / Office Manager (F/H)

Meent accompagne un groupe de communication spécialisé dans la conception et le déploiement d’expériences événementielles dans le recrutement de son Assistant(e) de Direction / Office Manager en CDI.

Rattaché(e) à la fonction RH et en lien étroit avec les équipes Finance, IT ainsi que les interlocuteurs Workplace / Facilities Management (OMC) et les prestataires externes, vous assurez le bon fonctionnement quotidien du site et la qualité des services aux collaborateurs.

À ce titre, vous veillez à l’optimisation des moyens généraux et apportez un support opérationnel et organisationnel à la Présidence et à la Direction Générale, contribuant ainsi à la fluidité des opérations et à la performance globale de l’organisation.

En lien étroit avec les équipes internes et les prestataires externes, vous intervenez sur l’ensemble des sujets liés à la gestion du site, aux services généraux et au support à la direction.

Pilotage opérationnel du site

• Vous assurez le pilotage quotidien du site et garantissez la fluidité des opérations (gestion des demandes collaborateurs, incidents, urgences, logistique) ;
• Vous organisez, priorisez et suivez les actions jusqu’à leur résolution (coordination, relance, clôture) ;
• Vous supervisez l’activité des prestataires et veillez au respect des engagements de service (qualité, délais, conformité).

Services généraux & facilities management

• Vous centralisez et pilotez l’ensemble des sujets liés aux locaux : maintenance, sécurité, accès, interventions techniques ;
• Vous veillez à la conformité réglementaire du site (contrôles périodiques, registres obligatoires, levée des réserves) ;
• Vous identifiez les risques et mettez en place des actions correctives pour sécuriser l’environnement de travail ;
• Vous coordonnez les aménagements des espaces (mobilier, salles, signalétique, mouvements internes) ;
• Vous gérez la flotte automobile (leasing, assurances, entretien, suivi des véhicules, cartes carburant, stationnement).

Gestion administrative & fournisseurs

• Vous pilotez la relation fournisseurs (devis, commandes, suivi, réception, conformité des prestations) via le logiciel Dynamics 36 ;
• Vous assurez la gestion et la traçabilité des documents administratifs (contrats, baux, attestations, archivage) ;
• Vous garantissez le respect des procédures internes et la bonne tenue des dossiers partagés.

Accueil, vie de bureau & services aux équipes

• Vous pilotez la qualité de l’accueil et encadrez les prestataires associés (accueil, sécurité, propreté) ;
• Vous gérez les accès au site (badges, systèmes de sécurité, vidéosurveillance) ;
• Vous organisez les espaces de travail et veillez à leur bon fonctionnement (salles, équipements, consommables) ;
• Vous coordonnez la logistique des événements internes (réunions, visites, moments d’équipe).

Management & coordination transverse

• Vous encadrez une équipe dédiée de 3 personnes ainsi que les prestataires liés à votre périmètre ;
• Vous assurez une coordination étroite avec les équipes RH, Finance, IT et Workplace (respect des process RH, formations, sécurité, DUERP) ;
• Vous suivez le budget services généraux et optimisez les coûts dans une logique de performance ;
• Vous veillez au respect des échéances réglementaires et à la satisfaction des collaborateurs ;
• Vous contribuez à l’amélioration continue des process et des services.

RSE & conformité

• Vous participez au déploiement de la politique RSE sur le périmètre des services généraux ;
• Vous préparez et pilotez le dossier en vue de l’Audit ISO 20121, EcoVadis en lien avec les équipes internes ;
• Vous assurez la collecte et la structuration des documents nécessaires aux certifications.

Support à la Présidence & Direction Générale

• Vous assurez la gestion des agendas, déplacements et notes de frais ;
• Vous organisez les réunions, événements et rendez-vous professionnels ;
• Vous suivez les documents contractuels (vérification, signature, archivage) ;
• Vous intervenez en support opérationnel sur des sujets transverses en lien avec la direction.

Expérience & compétences

• Vous justifiez d’une expérience significative (5 à 10 ans minimum) sur un poste d’Office Manager, Responsable Services Généraux, Facilities Manager ou équivalent, idéalement dans un environnement exigeant ;
• Vous maîtrisez les enjeux liés à la gestion de site, aux services généraux et à la coordination de prestataires ;
• Vous disposez d’une bonne connaissance de la réglementation en matière de santé et sécurité (bâtiments et personnes), ainsi que des obligations associées ;
• Vous êtes capable de piloter plusieurs projets en parallèle, avec rigueur et efficacité ;
• Vous évoluez aisément dans un environnement international et disposez d’un anglais courant ;
• Vous avez une bonne compréhension des sujets budgétaires et administratifs (suivi de budget, gestion fournisseurs, contractualisation) ;
• Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques et les environnements collaboratifs.

Savoir-être

• Vous êtes un(e) excellent(e) communicant(e), capable d’adapter votre discours à des interlocuteurs variés ;
• Vous êtes reconnu(e) pour votre organisation, rigueur et sens des priorités ;
• Vous faites preuve d’une forte capacité d’adaptation dans des environnements dynamiques et en constante évolution ;
• Vous savez gérer la pression et faites preuve de résilience face au stress ;
• Vous êtes orienté(e) service et solutions, avec une volonté constante d’accompagner efficacement les équipes ;
• Vous êtes à l’aise pour interagir avec des interlocuteurs de tous niveaux : direction, managers, collaborateurs et instances représentatives du personnel (CSE) ;
• Vous disposez d’un excellent relationnel et contribuez positivement au climat de travail ;
• Vous êtes une personne dynamique, solaire, engagée et force de proposition ;
• Vous faites preuve de polyvalence, de réactivité et d’un fort sens des responsabilités.

• Type de contrat : CDI temps plein - forfait jours - CCN de l’événementiel
• Lieu : Paris 16ème + télétravail
• Début du contrat : Juillet 2026
• Rémunération : Selon profil & expérience

À la recherche de tous les talents, Meent s’engage en faveur de l’égalité. Toutes les candidatures seront examinées sans considération de couleur, religion, sexe, âge, pays d’origine, handicap, ou données génétiques.