Office manager de l'INAthèque

À propos de nous

EPIC créé en 1975, l’INA est chargé de conserver, de valoriser et de transmettre le patrimoine audiovisuel français. Premier centre d’archives numérisées au monde avec plus de 3 millions et demi d’heures de télévision et de radio auxquelles s’ajoutent chaque année 800 000 heures au titre du dépôt légal, l’INA compte environ 1 000 salariés.

Dans une démarche d'innovation tournée vers les usages, l'INA valorise ses contenus pour les partager avec le plus grand nombre : sur ina.fr et madelen.ina.fr pour le grand public, sur inamediapro.com et mediaclip.ina.fr pour les professionnels, à l'INA thèque pour les chercheurs.

Avec plus de 2 400 documentaires et programmes produits depuis 40 ans, l'INA a acquis une expérience et un savoir-faire uniques dans la construction du récit et le traitement visuel des archives.

L’Institut assure la mise en œuvre des missions de collecte, catalogage, numérisation, conservation physique et numérique à des fins d’exploitation des collections audiovisuelles et issues du web médias. Elle porte également les missions de la Recherche ainsi que le développement et l’exploitation des technologies industrialisées par l’INA.

L’INA concentre également des compétences d’expertise, une vocation d’observatoire des médias, au service de l’excellence et de l’innovation. Enfin, l’Institut est l’un des premiers centres de formation initiale et continue aux métiers de l’audiovisuel et des nouveaux médias et s’affirme comme un laboratoire de recherche et d’expérimentation.

Mission

Sous la responsabilité du Chef de service de l'INAthèque, vous serez en charge d'assurer la gestion administrative de l'INAthèque pour la coordination et le suivi des activités du service:

1. Assurer la gestion administrative du service INAthèque et participer à la gestion et à la planification des personnels du service

- Assurer le suivi des procédures financières et administratives

- Suivre le budget du service : initialisation des factures dans l’outil de gestion, mise en règlement des locations de salle et autres paiements

- Réaliser les statistiques de suivi de l’activité et des planifications des équipes documentaires

- Participer à la production de tous les indicateurs nécessaires au pilotage de l’activité du service

- Suivre les partenariats engagés avec les établissements partenaires en régions et assurer le suivi des relations avec les lieux partenaires, en particulier la mise à jour régulière des conventions

- Participer à l'organisation de la planification des personnels de la direction des patrimoines à l'INAthèque, et en assurer le suivi en lien avec la responsable de planning et le chef de service ;

- Assurer les missions de gestionnaire de temps du service pour le personnel permanent du service et en rotation de sa direction à l'INAthèque

- Contribuer à l’accueil et à l’intégration des nouveaux collaborateurs du service et au suivi administratif des dossier des stagiaires, en lien avec le service RH

- Être l’interlocuteur principal de la DAF (bureau des voyages, gestion immobilière…) pour l’ensemble des démarches administratives du service ainsi que pour les intervenants extérieurs invités

2. Contribuer au bon fonctionnement quotidien du centre INAthèque :

- Assurer le suivi des dossiers et des sujets transverses (Travaux, Sécurité, informations concernant le site, etc.) en lien avec la BnF

- Assurer la réception du courrier et des colis, la logistique des réunions et manifestations organisées par le service et gérer les stocks et commandes de fournitures ;

- Assurer un service d’orientation et de renseignement en instruisant toutes les demandes d’informations par téléphone, courrier électronique ou postal ;

- Assurer l'accueil physique des visiteurs (hors usagers)

3. Assurer la communication sur les activités du service en lien avec les services de communication et le chef de service :

• Assurer la réalisation des supports de communications liés aux événements organisés par le service (flyers, invitations), leur diffusion par mailing et la gestion des inscriptions

• Animer les comptes des réseaux sociaux de l’INAthèque pour communiquer sur les manifestations et les actualités du service

4. Instruire et suivre des dossiers en lien avec les cadres documentaires et les responsables techniques :

• Orienter et suivre les demandes d'ayants droit et autres publics non académiques

• Participer au travail de mise en forme des objets de valorisation éditoriale

• Gérer les demandes d'inscriptions exceptionnelles sur Inamediapro

5. Assurer le cas échéant, la coordination des activités en vue du bon fonctionnement du service en l'absence du Responsable

Activité spécifique:

• Assurer l'accueil des publics à l'occasion des événements organisés par le département de la Valorisation scientifique, sur les lieux des événements

Profil

Qualifications, diplômes, expérience :

Justifier d'un Bac +2/3 et de 2 ans d'expérience professionnelle minimum en assistanat ou en gestion ou d'un parcours professionnel admis en équivalence.

Compétences :

• Maîtrise des techniques d'assistanat

• Maîtrise des techniques de reporting

• Maîtrise des outils bureautiques

• Bonne connaissance de l’organisation, des métiers de l’entreprise et de ses procédures internes

• Bonne connaissance des outils de planification (Outlook, Teams…)

• Bonne connaissance de la communication web et des réseaux sociaux

• Connaissance des règles de correspondance administrative et de communication écrite

Aptitudes :

• Organisation, méthode, rigueur

• Sens du service clients et usagers

• Sens de la communication orale

• Respect des délais et des priorités

• Disponibilité et réactivité

• Esprit d'initiative

• Sens de l'adaptabilité

• Excellentes qualités relationnelles

• Capacité à rendre compte, à formaliser et à transmettre

• Capacité à travailler en équipe

• Sens de la confidentialité

• Capacité d'analyse et de synthèse