Gestionnaire administratif et secrétariat général

À propos de nous

Membre de la Communauté d'Agglomération Saint-Germain Boucles de Seine, la Ville de Houilles est située dans le Département des Yvelines (78) en région Ile-de-France et compte 33 569 habitants.

Située à 7 Km au Nord-Ouest de Paris, proche de la forêt de Saint Germain en Laye et de la Défense, la ville bénéficie d'un cadre exceptionnel et d'infrastructures importantes de transports. Elle offre un cadre de vie agréable à dimension humaine mêlant, sur 441 hectares, jardins, parcs, squares, rues et avenues bordées d'arbres, où habitations individuelles et immeubles se côtoient.

Les Élus et la Direction générale des services assurent la mise en place opérationnelle d'une politique dynamique de gestion des ressources humaines et de modernisation du fonctionnement, dans une optique de proximité et de réactivité adaptées aux enjeux stratégiques de la collectivité.

En rejoignant notre Ville, vous intégrez une équipe de travail dynamique qui veille et vous accompagne sur les parcours et projets évolutions professionnelles.

Mission

Le / la gestionnaire administratif.ve et secrétariat général travaille en collaboration avec le service juridique et intervient sur la préparation des instances municipales et sur tous les actes de la collectivité tels qu’identifiés ci-après. L’agent est l’interlocuteur dédié pour la gestion des dossiers d’assurances. L'agent est autonome, d’une grande rigueur et maîtrise les procédures liées aux actes administratifs.

Gestion des instances municipales

Préparation des commissions et conseils municipaux : note de synthèse, délibérations, relevé des décisions, préparation des fonds de dossiers, en lien avec les services

Relecture et modification des procès-verbaux du Conseil Municipal (en collaboration avec un prestataire externe)

Gestion des actes administratifs

Gestion des décisions du Maire : réception, contrôle, suivi des validations, signature de l’élu, transmission au contrôle de légalité / publication, enregistrement, tenue du registre des actes administratifs

Gestion des délibérations  : réception, suivi des validations, inscription à l’ordre du jour du Conseil Municipal, saisine du sens des votes, transmission au contrôle de légalité / publication, enregistrement, tenue du registre des délibérations

Gestion des assurance

Gestion des sinistres de la Ville et de la protection fonctionnelle en lien avec le service juridique

Lien avec les assureurs et le courtier

Gestion des contrats et de leur renouvellement

Gestion administrative en lien avec la Direction  :

Instruction et traitement des demandes de ventes au déballage,

Gestion de la comptabilité de la Direction en lien avec les services

Rédaction des décisions du Maire se rapportant à l’activité du service

Profil

Titulaire d'un BAC+2 ou BAC+3 dans le domaine juridique

Une expérience similaire serait un plus

Connaissance de l’environnement juridique des collectivités territoriales, du fonctionnement du secteur judiciaire et assuranciel

Connaissance des bases de la comptabilité publique

Connaître le logiciel Ciril finance serait un plus

Maîtrise des règles de base de la gestion assurancielle

Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Outlook, Word, Excel, PPT, logiciel de télétransmission  : DOCAPOST, logiciel de dématérialisation des convocations  : FAST), back office du site internet de la ville (open source, Dupral)

Maîtrise réglementaire des assemblées (convocation, délais…)

Autonomie

Rigueur

Gestion de l’urgence et des priorités

Réactivité

Qualité rédactionnelle et capacité de synthèse