SECRETAIRE DE DIRECTION

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >

Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur

Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Management Non Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative La rémunération nette mensuelle sera basée sur la grille indiciaire d’un Rédacteur territorial relevant de la catégorie B.

Descriptif de l'emploi Sous l’autorité directe du Maire et de sa Responsable hiérarchique, le Secrétaire de Direction a en charge les missions suivantes : Missions / conditions d'exercice MISSIONS PRINCIPALES

Coordonne l’équipe du Cabinet du Maire

Assiste le Maire afin d’optimiser la gestion de ses activités

Tient à jour l’agenda du Maire et aide à planifier les rendez-vous, les réunions et autres

Gère et assure le suivi administratif des rendez-vous

Rédige des interventions, courriers, comptes rendus et relevés de décisions

Accueille et renseigne la population

Assure un accueil téléphonique et filtre les appels et les redirige le cas échéant

Traite et priorise toutes les correspondances sortantes et entrantes (e-mails, courriers, rapports )

Diffuse aux élus et aux services municipaux, le courrier externe vu par le Maire

Gère les documents confidentiels en veillant à ce qu’ils restent sécurisés

Assure le maintien des dossiers électroniques et papier en veillant à ce que les informations soient organisées et facilement accessibles.

Organise le classement et l’archivage des dossiers et documents

Mène des recherches de présentations, de rapports, de comptes rendus selon les besoins

Echange quotidiennement des informations avec le Maire, les élus et son responsable hiérarchique Apporte les éléments nécessaires à la connaissance des interventions et évènements quotidiens

Est en relation avec l’ensemble des services de la collectivité

Assure un relai avec les services municipaux pour la prise en charge des aspects matériels et organisationnels nécessaires à l’exercice des délégations des élus

Effectue les réservations des salles Mairie pour réunions

Met à jour des fichiers

Procède à des envois divers (cartes de vœux, remerciements, condoléances )

Coopère avec d’autres collectivités et partenaires extérieurs

Assure le suivi des parapheurs des autres institutions dont le Maire dépend (ACCM )

POLYVALENCE DE SERVICE

Assure une polyvalence de poste avec et en l’absence de l’agent en charge du secrétariat des élus Profils recherchés COMPETENCES RELATIVES AU POSTE

Savoirs

Connaissance des institutions

Connaissance de la municipalité et de ses services, de l’environnement social, économique, associatif et politique

Maitrise de l’outil informatique et des logiciels bureautique

Connaissance et respect des procédures administratives

Savoir-faire

Maîtriser l’accueil physique et téléphonique

Maîtriser les règles d’expression écrite et orale

Maîtriser les techniques de secrétariat

Savoir gérer son temps ainsi que des plannings

Savoir être réactive et agir avec pertinence aux situations d'urgence

Conserver une attitude de neutralité et d’objectivité face aux différentes situations rencontrées

Disposer d’un sens aigu de l’organisation

Disposer de capacité de recherche et de synthèse

Faire preuve d’une capacité d’écoute active

Savoir communiquer de manière claire et professionnelle

Etre garant de l’image de la personne qu’il assiste

Avoir le sens du service public, de la responsabilité et du travail en équipe

Disposer de capacité à diversifier ses compétences

Savoir être

Disponible et autonome

Faculté d’adaptation aux changements de situation et aux autres

Savoir gérer avec sang-froid, maîtrise de soi, toutes les situations

Avoir le sens de la discrétion

Développer un sens aigu du détail et de la rigueur