Une ou un Secrétaire assistant F/H (Poste A-7430)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >

Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur

Rédacteur principal de 2ème classe

Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Télétravail Oui Descriptif de l'emploi La Direction de l'Autonomie a en charge le pilotage stratégique de la politique départementale en faveur des personnes âgées et handicapées. Elle est compétente pour :

• Informer les usagers en perte d’autonomie et leurs familles sur leurs droits, les prestations, en lien avec les partenaires et avec les services territorialisés
• Réceptionner les demandes des usagers, les instruire et évaluer leurs besoins en matière de compensation de la perte d’autonomie
• Assurer la gestion et le versement des allocations compensatrices
• Proposer des parcours et accompagner la perte d’autonomie en mobilisant des partenariats départementaux et locaux, des solutions innovantes et en contribuant à l’adaptation de l’environnement aux enjeux de vieillissement et de handicap Missions / conditions d'exercice Missions :
• Assurer le secrétariat du Chef de service et de son adjoint
• Assurer la mission administrative RH, le soutien logistique et la communication pour le service
• Participer au remplissage des tableaux de bords
• Appuyer les agents chargés de l'instruction des dossiers et des contrôles

Activités principales :

1. Assure le secrétariat du chef de service et de l'adjoint au chef de service :

• gère le courrier (ventilation, suivi des échéances, classement, enregistrement)
• assure l'accueil téléphonique du chef de service et de son adjoint
• organise, planifie et prépare les réunions : organisation logistique, préparation de dossiers, prise de notes et rédaction des compte-rendus le cas échéant, envoi des invitations, ordres du jour et des documents en amont et à l'issue de la réunion....
• gère l'agenda du chef de service
• réalise et met en forme des travaux de bureautique : relevés de décision, présentation et compte rendus de réunions, courriers

2. Est en charge de la mission administrative RH et de la communication pour le service en lien avec l'assistant ressources humaines, affaires générales et information de la Mission :

• prépare l'arrivée des nouveaux agents (aspects logistiques, planification du parcours nouvel arrivant)
• gère le suivi administratif des congés, absences des agents du service, et les aspects logistiques des formations, déplacements
• programme les entretiens professionnels
• gère le recensement des demandes et la distribution des tickets restaurant pour le service
• est en charge de la tenue et de la mise à jour des tableaux de bord relatifs aux RH pour le service (congés, RTT, temps partiel) et des planning d'équipe
• assure la gestion des campagnes de temps partiel, de télétravail pour le service
• assure une veille et alerte la hiérarchie sur les questions RH
• assure la gestion des moyens logistiques du service (mobilier, bureautique, ...) en lien avec l'assistant ressources humaines et affaires générales
• centralise les besoins en fournitures du service et le cas échéant effectue les commandes
• gère, réalise et met à jour les supports de communication du service

3. Pilotage et tableaux de bords :

assure le suivi des tableaux de bords

4. Appui aux agents instructeurs des dossiers et des agents instructeurs des contrôles :

• met à jour les référentiels métiers
• apporte un appui de secrétariat (publipostage, envoie, suivi des échéances) des contrôles dans les domaines de l'APA et de l'aide sociale
• contribue à la priorisation des révisions des dossiers à partir de listes Profils recherchés Savoir :
• Connaissance des politiques et de l'organisation de la collectivité
• Connaissance des circuits et des procédures administratives propres à la collectivité
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques et de communication
• Connaissance du fonctionnement de l'internet et de l'intranet
• Maîtrise des techniques de secrétariat
• Organisation et de gestion du temps
• Expression orale et écrite de qualité

Savoir-être :

• Capacité d'analyse et de synthèse
• Gérer les agendas en fonction des priorités
• Renseigner des tableaux de bord et de suivi de l'activité du service
• Mettre en forme et présenter des documents
• Transmettre les messages et l'information
• Prendre des notes

Savoir-faire :

• Sens de l'initiative, être force de proposition
• Discrétion et confiance
• Souplesse, grand sens de l'adaptation
• Curiosité intellectuelle
• Rigueur

Statut et particularités :

• Recrutement statutaire, ou à défaut par voie contractuelle, sur le grade de Rédacteur territorial
• Bac OBLIGATOIRE
• Poste à temps complet à pourvoir au 1er septembre 2024
• Résidence administrative située à Strasbourg, rue du Verdon
• Rémunération : Traitement de base, régime indemnitaire, 13ème mois
• Avantages possibles : tickets restaurant, télétravail, participation employeur pour la mutuelle et la prévoyance, CNAS et amicale du personnel
Il y a plus de 30 jours