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Assistant de direction- Direction des affaires juridiques FH

Assistant de direction- Direction des affaires juridiques FH

JOBPUBLICParis, Paris, France
Il y a plus de 30 jours
Description de poste

Rejoindre la M tropole du Grand Paris c est int grer une administration de mission innovante dynamique et agile pour participer la mise en oeuvre de projets m tropolitains majeurs au sein d une collectivit en croissance laquelle vous apportez votre contribution.

Cr e le 1er janvier 2016 la M tropole du Grand Paris est une intercommunalit de 72 millions d habitants qui regroupe 131 communes et 11 tablissements publics territoriaux . Elle porte un projet m tropolitain ambitieux unique et n cessaire et d ploie des actions d envergure telles que la construction du Centre Aquatique Olympique dans le cadre des Jeux olympiques et paralympiques de Paris 2024. Son intervention articul e autour de six sch mas directeurs est d finie dans le cadre de l exercice de ses cinq comp tences : d veloppement et am nagement conomique social et culturel ; protection et mise en valeur de l environnement et du cadre de vie ; am nagement de l espace m tropolitain ; politique locale de l habitat ; gestion des milieux aquatiques et pr vention des inondations.

La Direction des Affaires Juridiques recherche dans le cadre dune cr ation de poste son ou sa futur(e) assistant(e).

Sous l autorit hi rarchique de la Directrice la personne recrut (e) aura pour principales missions de :

  • Assurer l assistanat de direction de la Directrice des deux chefs de service et de la cheffe d quipe : g rer et coordonner les agendas laborer les fonds de dossier des r unions organiser les rendezvous v nements et en assurer l organisation mat rielle ;
  • R aliser et mettre en forme des documents (courriers relev s de d cisions ) ;
  • Participer aux r unions et laborer des comptesrendus ;
  • Assurer le classement et l archivage des courriers et dossiers ;
  • R partir et suivre la circulation des parapheurs ;
  • Tenir jour les fichiers contact (EUDONET) : collecte d informations mise jour ;
  • Assurer l accueil t l phonique de la Direction et ses services ;
  • Participer au suivi de certains projets confi s en propre par la Directrice les deux chefs de service et de la cheffe d quipe.

Plus sp cifiquement l assistant(e) de direction sera amen (e) travailler dans les domaines suivants :

Au titre du p le Instances (en lien avec la cheffe d quipe) :

  • Aider la pr paration du calendrier des instances m tropolitaines ;
  • Participer l organisation des instances m tropolitaines : en lien la cheffe d quipe et les agents du p le solliciter les services afin de recueillir la remont e des points proposer ces instances suivre la circulation des pochettes pr parer le mat riel pour l organisation des s ances ;
  • T l transmettre les actes administratifs et notification aux directions tenue des registres et relance des directions ;
  • Assurer la publication de l ensemble des actes administratifs sur le site internet ;
  • Recenser classer et archiver les documents et informations en lien avec les agents du p le ;
  • Assurer le suivi administratif et financier des bons de commande mis par le p le.

    • Au titre du service Conseil Contentieux (en lien avec la cheffe du service conseil contentieux)

  • Consolider et mettre jour les mod les de documents ;
  • Recenser classer et archiver les documents et informations en lien avec les agents du service ;
  • Assurer le suivi des dossiers assurance en l absence de la gestionnaire assurance ;
  • Assurer le suivi administratif et financier des bons de commande mis par le service.

    • Au titre du service Achats (en lien avec le chef du service commande publique) :

  • Assurer les convocations de la commission d appel d offres et de la commission de d l gation de services publics (pr paration envoi suivi relance t l phonique des lus r servation des salles) et leur programmation ;
  • Assurer un suivi de l archivage des dossiers de march s publics via les outils d di s ;
  • Participer la r daction de notes et guides de proc dure.

    • Profil

    SAVOIRS ATTENDUS

  • Connaissance des activit s fonctionnements et processus des collectivit s territoriales et du cadre particulier d intervention de la M tropole
  • Ma trise des techniques d assistanat de direction d expression orale et crite (r daction et mise en forme de notes comptes rendus courriers tenue dagenda etc...)
  • Ma trise des proc dures administratives
  • Ma trise des tableaux de bord et outils de planification et de suivi
  • Maitrise de l ensemble des outils du Pack Office
  • Tr s bon sens de l organisation esprit d initiative et autonomie
  • Engagement disponibilit
  • Respect rigoureux des instructions de travail obligation de confidentialit et de r serve

    • CONDITIONS D ACC S AU POSTE

  • Niveau d tude souhait : bac2
  • Formation requise : assistanat de direction.
  • Ann es d exp rience (minimale) dans le poste vis ou quivalent : 3 ans

    • MODALITES DE RECRUTEMENT

  • Cat gorie B fili re administrative cadre d emploi des R dacteurs territoriaux ou cat gorie C adjoint administratif
  • Recrutement statutaire d faut contractuel (CDD 1 an)
  • Poste pourvoir d s que possible

    • CONDITIONS DE TRAVAIL ET AVANTAGES

  • Temps de travail : 40h / semaine
  • R gime de cong s : 25 jours de cong s pay s annuels et 2 jours de RTT / mois
  • R gime indemnitaire attractif CIA sur objectifs individuels et collectifs
  • Nouveaux locaux agr ables et tr s bien quip s
  • Restaurant inter entreprise au sein du b timent acc s au restaurant municipal de la ville de Paris
  • Participation aux frais de mutuelle
  • Forfait mobilit durable pour les agents se rendant sur leur lieu de travail en v hicule propre (v lo trottinette voiture lectrique )
  • CNAS

    • SAVOIRS ATTENDUS Connaissance des activit s, fonctionnements et processus des collectivit s territoriales et du cadre particulier d intervention de la M tropole Ma trise des techniques d assistanat de direction, d expression orale et crite (r daction et mise en forme de notes, comptes rendus, courriers, tenue d\'agenda etc...) Ma trise des proc dures administratives Ma trise des tableaux de bord, et outils de planification et de suivi Maitrise de l ensemble des outils du Pack Office Tr s bon sens de l organisation, esprit d initiative et autonomie Engagement, disponibilit Respect rigoureux des instructions de travail, obligation de confidentialit et de r serve CONDITIONS D ACC S AU POSTE Niveau d tude souhait : bac+2 Formation requise : assistanat de direction. Ann es d exp rience (minimale) dans le poste vis ou quivalent : 3 ans MODALITES DE RECRUTEMENT Cat gorie B, fili re administrative, cadre d emploi des R dacteurs territoriaux ou cat gorie C, adjoint administratif Recrutement statutaire, d faut contractuel (CDD 1 an) Poste pourvoir d s que possible CONDITIONS DE TRAVAIL ET AVANTAGES Temps de travail : 40h / semaine R gime de cong s : 25 jours de cong s pay s annuels et 2 jours de RTT / mois R gime indemnitaire attractif + CIA sur objectifs individuels et collectifs Nouveaux locaux agr ables et tr s bien quip s Restaurant inter entreprise au sein du b timent + acc s au restaurant municipal de la ville de Paris Participation aux frais de mutuelle Forfait mobilit durable pour les agents se rendant sur leur lieu de travail en v hicule propre (v lo, trottinette, voiture lectrique ) CNAS