Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >

Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur

Adjoint adm. principal de 1ère classe

Adjoint adm. principal de 2ème classe

Rédacteur principal de 2ème classe

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()

Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Placé directement sous son autorité, l’assistant(e) de direction assiste la directrice générale adjointe en charge du pôle aménagement urbain (PAU) et les directrices du pôle (direction Urbanisme, foncier et attractivité du territoire, direction Transitions et direction des services techniques et conduite d’opérations).

En tant que responsable du service Assistance administrative et technique nouvellement créé, il-elle assure avec les trois agents qu’il encadre, l’accompagnement efficient des directions du pôle.

A l’interface entre les citoyens, les élus, les services ressources et opérationnels, il est garant de la fluidité des informations, et contribue à la qualité du service rendu et à la bonne l’image de la collectivité. Missions / conditions d'exercice Participation à la mise en place du nouveau service Assistance administrative et technique :

Proposer des modalités d’organisation du service et formaliser des process

Moderniser les outils existants et / ou mettre en place de nouveaux outils de suivi de l’activité, en lien avec les directions du pôle

Cadrer, coordonner et superviser l’activité du service

Manager les deux agents administratifs et l’agent technique en répartissant les différentes missions du service

Superviser l’accueil physique et téléphonique

Assistance administrative et technique des directions du PAU :

Veiller à la fluidité des informations, au circuit des demandes et courriers, en garantir le traitement, le suivi, le classement, l’archivage

Préparer les réunions de travail et des instances (organisation et gestion des agendas, convocations, notes, présentations, compte rendus …)

Préparer et suivre administrativement les délibérations récurrentes

Rédiger des documents (arrêtés, décisions, courriers, conventions, cahier des charges, dossiers de subventions…), en assurant un premier niveau de conformité juridique et réglementaire

Participer au suivi de l’exécution budgétaire, des marchés

Assister les directions sur certains dossiers spécifiques (Plan communal de sauvegarde, Schéma directeur Immobilier et énergétique, …)

Renseigner les tableaux de bord de suivi des projets, des demandes et des interventions

Gestion relations usagers

Veiller au traitement des demandes et des réclamations des usagers, en collaboration avec les équipes du PAU

Alerter, traiter les demandes les plus sensibles avec la direction et le cabinet du maire

Rédiger des courriers de réponse, préparer les rendez-vous avec les élus et / ou services Profils recherchés Formation de niveau Bac +2 Assistance de direction ou équivalent

Vocabulaire professionnel du service

Rigueur, aptitudes rédactionnelles et orthographiques avérées

Capacités organisationnelles, gestion autonome des priorités

Excellente maîtrise des outils bureautiques et numériques, de tableaux de bord et reporting

Connaissance des procédures administratives

Sens du service public et du travail en équipe

Réactivité, prise d'initiatives

Polyvalence, adaptabilité, discrétion, diplomatie

Expérience similaire souhaitée