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Assistant de direction (H / F)

SYNERGIEGrenoble, Auvergne-Rhône-Alpes, France

Il y a 24 jours

Type de contrat

Temporaire

Permanent

Description de poste

Entreprise :

Synergie, mettons nos énergies en commun. Fort d'une présence dans 17 pays, avec 800 agences d'emploi et de 5 600 collaborateurs, le Groupe Synergie, 1er groupe français de services en Ressources Humaines, vous accompagne dans votre carrière professionnelle : recrutement CDD-CDI, intérim, formation et conseil RH. Depuis notre origine, nous nous différencions par nos valeurs, notre sens de l'engagement et notre capacité à apporter des solutions concrètes à nos clients, candidats et intérimaires.

Description du poste :

Rattaché(e) au Directeur de site et aux Chargés d'affaires, vous intégrerez une équipe de deux collaborateurs déjà en poste. Vos missions seront :

Secrétariat classique

Assurer la gestion des appels téléphoniques entrants
Assurer le traitement et la diffusion du courrier et e-mail
Assurer l'accueil physique des personnes (clients, fournisseurs…)
Etablir des bons de commandes fournisseurs (matières, matériels et ressources)
Gérer les réservations d'hôtel pour les collaborateurs

Secrétariat commercial et technique

Suivre les comptes rendus et actions techniques et administratives avec le CA concerné

Saisie éventuelle des devis et classement

Suivre les prises de commande en coordination avec chaque chargé d'affaires : Enregistrer les commandes et marchés (affaires)

Assurer la relance commerciale des devis (tel, mail) et tenir à jour le fichier de relance par secteur d'activité

Mettre en place un planning de charges prévisionnel

Collecter les informations et mettre en conformité les dossiers administratifs des affaires (commandes et marchés)

Assurer la mise en forme et la gestion des courriers (départ) relatifs aux affaires

Suivre les impayés et assurer la relance clients selon procédure

Etablir les PPSPS et les DOE (Dossier ouvrage exécuté)

Partager et optimiser les informations avec les services du siège

Mettre à jour les plannings hebdomadaires des équipes

Suivre les stocks produits et leur approvisionnement

Suivre les dossiers administratifs de sous-traitance

Signature éventuelle de PV de réception ou tout autres documents relatifs à la gestion de contrat chez nos clients promoteurs, entreprises etc…

Description du profil :

D'une formation BAC +2 minimum dans l'assistanat. Vous justifiez d'une expérience significative dans le secteur du Bâtiment.

Vous savez prioriser vos missions et adapter votre discours selon les interlocuteurs (Direction, techniciens, commerciaux, clients, fournisseurs, siège...).

Vous aimez travailler en équipe et maitriser le Pack Office.