Responsable de la formation (H/F)

Entreprise :

L'Université Paris 8 est un pôle d'enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités et compte 22500 étudiants.

Elle est depuis 2020 coordinatrice d'une université européenne, European Reform Universtiy Alliance (ERUA), en charge du volet formation (Erasmus +) et recherche (H2020).

ERUA regroupe l'université Paris 8, l'université de Constance, l'université de Roskilde, l'université de la mer Égée et la Nouvelle université bulgare.

Description du poste :

ACTIVITÉS

Assister la direction dans la préparation des dossiers complexes et le suivi de l'offre de formations (VAE, DU)

Conduire les réformes liées à la scolarité en mode projet en lien avec la direction, les enseignants référents et les

personnels supports concernés,

Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques

enquêtes de l'ADIUT, conseil de perfectionnement)

Assurer la communication et les échanges avec les partenaires institutionnels en étant le référent administratif pour

les échanges internationaux

Organiser les journées d'immersion et participer aux différents évènements en lien avec la scolarité

Piloter les activités du service en lien avec le projet d'établissement et les accréditations

Piloter les projets stratégiques liés à la scolarité (mise en place du BUT, Pégase ),

Coordonner les actions internes et externes dans le cadre du continuum bac +3 / -3 et des Cordées de la réussite,

Piloter l'uniformisation des procédures au sein des 3 départements

Assurer la gestion des candidatures aux diplômes : paramétrage et assistance fonctionnelle sur Parcoursup et eCandidat,

Organiser les calendriers annuels en partenariat avec les responsables pédagogiques : rentrée, soutenances,

jurys, fin d'année,

Assurer une veille règlementaire, constituer une documentation et rédiger des procédures destinées à la direction

et aux équipes pédagogiques.

Organiser les activités de la scolarité en lien hiérarchique avec les gestionnaires pédagogiques (inscriptions

administratives, assiduité, rattrapage, stage)

Réaliser une veille juridique autour de la scolarité (recrutement, diplomation, conventions) pour prévenir le

contentieux.

Mettre à jour et transmettre les structures de diplôme et les modalités de contrôle des connaissances pour en assurer

la modélisation, préparer les documents, les transmettre et les présenter dans les instances,

Transmettre des données fiabilisées pour le paiement des heures d'enseignement

Déployer les nouveaux outils métiers ou procédures au sein du service, (pégase)

Animer des formations internes sur les outils liés à la scolarité (hyperplanning, sowesign) auprès des vacataires

Représenter la responsable administrative dans diverses instances et groupes de travail de l'université liés à la vie

étudiante.

Suivre les projets à destination de la vie étudiante et notamment les dossiers à soumettre à la CVEC

Description du profil :

Connaissances :

• Connaître le fonctionnement de l'Université et de ses structures ;
• Connaître le fonctionnement des EPSCP ainsi que les textes réglementaires et les maquettes des diplômes ;
• Connaître son environnement professionnel ;
• Notions d'anglais

Compétences opérationnelles

• Animer une réunion ;
• Anticiper les évolutions des activités de son domaine (nouveau logiciel Pegase) ;
• Appliquer et faire appliquer les normes, procédures et règles ;
• Conduire des entretiens ;
• Encadrer et animer une équipe ;
• Maîtriser les logiciels métiers et les outils informatiques ;
• Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles ;
• Planifier et respecter des délais ;
• Veiller aux démarches administratives légales ou réglementaires ;
• Évaluer et hiérarchiser des besoins ;

Compétences comportementales

• Avoir le sens du service public ;
• Capacité d'adaptation ;
• Capacité d'écoute ;
• Devoir de loyauté par rapport à l'institution ;
• Rigueur / Fiabilité ;
• Sens de l'organisation ;
• Sens de la confidentialité
Il y a plus de 30 jours