Assistant de direction chargé de relations publiques

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >

Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur

Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Management Non Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative La rémunération nette mensuelle sera basée sur la grille indiciaire d’un Rédacteur territorial relevant de la catégorie B Descriptif de l'emploi Sous l’autorité directe du Directeur de Cabinet, l’Assistant(e) de Direction a en charge les missions suivantes : Missions / conditions d'exercice MISSIONS PRINCIPALES

RELATIONS PUBLIQUES

Programme et met en œuvre toutes opérations de promotion du Maire et des élus

Prend en charge le suivi complet d’évènements spécifiques (séminaires )

Organise les réceptions et inaugurations diverses

Anticipe les besoins

Encadre les agents de service et assure avec eux, l’installation et le service des réceptions

Gère les relations publiques

Coopère avec d’autres collectivités (intercommunalité )

Organise les déplacements des élus

Actionne la presse locale par l’intermédiaire du service communication

Participe à la mise en œuvre de projets et outils de communication interne, en lien avec le service communication.

Conçoit et organise des actions d’information

Assure la mise à jour des différents fichiers et listings

Prépare et suit le budget protocole

Gère les commandes et les stocks

Traite les diverses demandes des services

Organise les cérémonies patriotiques et autres opérations mémorielles en lien avec l’élu délégué et le Comité de coordination des Associations Patriotiques

Assiste aux réunions aux côtés de l’Elu délégué des Associations Patriotiques et en rédige des comptes rendus.

ASSISTANTE DU DIRECTEUR DE CABINET

Assure la gestion de l’agenda du Maire

Programme les réunions du maire et des élus

Gère la planification et la logistique

Veille à la représentation du maire et / ou de ses élus délégués, sur toutes les manifestations et opérations protocolaires

Assure le suivi administratif de certains rendez-vous

Participe, à la demande du directeur de cabinet, à certaines réunions internes et externes

Rédige divers courriers, notes et comptes rendus

Suit et actualise la mise en œuvre du programme municipal

Elabore et suit des dossiers administratifs

Assure un rôle d’interface auprès des divers interlocuteurs internes et externes

Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles

CABINET DU MAIRE

Prend les appels téléphoniques, renseigne et effectue la prise de messages

Assure l’accueil des personnes

Réceptionne, rédige et transmet les courriers et e-mails

Met à jour les fichiers de suivis : demande de décisions et objectifs, demandes d’interventions, tableau protocole

Effectue diverses mises sous pli et envois

Assure le suivi Outlook : gestion des mails, archivage et classement de dossiers

Gère en liaison avec les agents du Cabinet du Maire, l’aspect matériel des réunions programmées dans les salles de la Mairie Gestion des formulaires de réservation des salles de la Mairie Gestion des réunions avec visioconférence : création du lien pour la connexion et mise en route des réunions Profils recherchés COMPETENCES RELATIVES AU POSTE

Savoirs

Connaissance des institutions

Connaissance de la municipalité et du fonctionnement de ses services, de l’environnement social, économique, associatif et politique

Connaissance du décret n 89-655 relatif aux cérémonies publiques, préséance, honneurs civils et militaires

Maitrise de l’outil informatique et des logiciels bureautique (Word, Excel, Outlook, e-atal, e-finances)

Connaissance et respect des procédures de marchés publics

Savoir-faire

Maîtriser de l’accueil physique et téléphonique

Maîtriser les règles de l’expression écrite et orale

Maîtriser les techniques de secrétariat

Conserver une attitude de neutralité et d’objectivité face aux différentes situations rencontrées

Disposer d’un sens aigu de l’organisation

Disposer de capacité de recherche et de synthèse

Faire preuve d’une capacité d’écoute active

Savoir communiquer de manière claire et professionnelle

Avoir le sens du service public, de la responsabilité et du travail en équipe

Savoir être

Disponible et autonome

Faculté d’adaptation aux changements de situation et aux autres

Savoir gérer son temps ainsi que des plannings

Savoir gérer avec sang-froid, maîtrise de soi, les situations complexes.

Réagir avec pertinence aux situations d'urgence

Avoir le sens de la discrétion

Développer un sens aigu du détail et de la rigueur