Assistant services administratif/Assistante services administratif

Descriptif de l’entreprise

Depuis plus de 26 ans, Sup de Vinci Ingénierie des Systèmes d’Informatique (SDV-ISI) forme les techniciens et cadres IT (formations du BAC au BAC+5 reconnues par l’État) grâce à une approche globale combinant acquisition de compétences techniques, relationnelles, managériales et collectives.

Sup de Vinci ISI est présent à Paris, Rennes, Bordeaux et Nantes.

Fort de son appartenance au groupe Emineo Éducation, l’école SDV-ISI a pour projet pédagogique d'accompagner ses étudiants lors des différentes étapes de leur cursus de formation et de leur donner les moyens de développer leur potentiel en favorisant, au-delà de la connaissance académique, le développement des compétences individuelles et la bonne compréhension des enjeux de l'entreprise.

SDV-ISI recherche son nouvel assistant accueil, administratif et de pédagogie pour son site de Nantes.

Descriptif du poste

Au sein du pôle administratif de l’école, l’assistant accueil, administratif et de pédagogie assure l’accueil de l’école, le suivi administratif des contrats de formation et assiste l’équipe pédagogique.

Accueil des étudiants, formateurs et autres visiteurs

Gestion du standard téléphonique

Réception, gestion du courrier, reprographie, numérisation

Mise à jour des affichages physiques et numériques

Distribution des cartes d’étudiant et tout autre document administratif

Administratif

Divers travaux administratifs en lien avec la vie courante du campus :

Suivi des inscriptions : gestion des contrats des étudiants en formation initiale (contrats d’études, CVEC ) et en alternance (relation avec le CFA partenaire, facturation aux employeurs)

Mise à jour des dossiers étudiants et entreprises

Relances pour obtenir les documents manquants auprès du service admissions et des entreprises

Contrôle et saisie des dossiers en formation initiale et en alternance sur les logiciels internes

Demande de création des adresses de messagerie

Gestion des ruptures de contrats

Tableaux de bord mensuels des effectifs apprenants

Contrôle de la conformité et enregistrement du dossier de financement

Enregistrement des accords de prise en charge

Relations avec les organismes financeurs (Pole Emploi, OPC)

Gestion et suivi des remboursements pour l’alternance et les initiaux

Commandes de fournitures diverses

Interlocuteur en cas de dysfonctionnement et recherche de solutions

Pédagogie

En collaboration avec les responsables pédagogiques du campus :

Élaboration des calendriers de formation

Participation à la préparation de la rentrée et aux divers évènements de l’année

Suivi des feuilles d’émargement

Suivi de l’assiduité des étudiants (retards et absences)

Saisie des plannings, gestion des anomalies, des permutations et des absences des formateurs

Mise à jour des attestations de formation et des données relatives aux étudiants dans les différents outils

Préparation des audits et des livrets et suivi des demandes des certificateurs

Participation à divers projets relatifs aux étudiants

Gestion des salles de cours et de la disponibilité des moyens

Soutien matériel et logistique à destination des étudiants et formateurs

Participation aux journées portes ouvertes, salons, journée d’intégration

Profil recherché

Diplômé de l’enseignement supérieur (Bac+2)

Connaissance du secteur de la formation (apprentissage, professionnalisation)

Expérience dans un service administratif

Aisance relationnelle

Organisation, autonomie et rigueur

Capacité rédactionnelle

Esprit d’équipe

Autres informations

Type de contrat : CDI temps plein 35h / semaine 100% présentiel

Horaires de travail : 08h30 12h00 / 13h00 16h30

Employeur : SDV ISI

Salaire annuel : selon profil

Localisation du poste de travail : Nantes

Avantages : Titres restaurant