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Gestionnaire administratif H / F

Gestionnaire administratif H / F

Université Lyon 3 : IAE School LyonLyon, France
Il y a plus de 30 jours
Salaire
36,00 € par heure
Type de contrat
  • Temps plein
Description de poste

À propos de nous

Située au cœur de Lyon et de Bourg-en-Bresse, l’Université Jean Moulin offre un espace d’apprentissage et de recherche centré sur les sciences humaines et sociales. Avec 7 écoles doctorales et 19 unités de recherche, elle développe une recherche interdisciplinaire, en lien avec les grandes questions de société.

Membre de l’Université de Lyon, elle accueille près de 28 000 étudiants et propose un large éventail de formations du BUT au doctorat dans un cadre d’études de qualité. Ouverte sur l’Europe et sur le monde, l’Université Jean Moulin développe des actions de coopération pédagogique et scientifique sur les 5 continents. Favoriser l’égalité des chances en respectant les différences constitue son ambition première, convaincue que la diversité et les spécificités sont une richesse et que chacun d’entre nous est défini par ses différences. Pleinement engagées auprès de leurs partenaires socio-économiques, les équipes de l’Université Jean Moulin mettent tout en oeuvre pour contribuer à la réussite des étudiants et à leur insertion professionnelle.

Mission

Contexte et missions principales :

Présentation de la structure

Fondé en 1956, iaelyon School of Management est une école interne de l’Université Jean Moulin Lyon3.

Plus important IAE de France par la taille de ses communautés étudiantes et académiques, l’iaelyon est, avec plus de 7200 étudiants, l'un des tout premiers pôles universitaires français de formation et de recherche en gestion et management. C’est également l'un des plus internationalisés et professionnalisés.

Au sein de l’équipe Conventionnement et financement, sous l’autorité de la responsable de service, le / la gestionnaire administratif.ve assure des missions relatives à la gestion administrative des dossiers de Formation Continue, Alternance et Stages.

Les missions :

Participation au développement de la Formation Continue & de l’Alternance  :

Accueillir physiquement et téléphoniquement les différents publics (Entreprises, organismes et futurs participants)

Assurer un renseignement de premier niveau sur l’offre de formation et les dispositifs spécifiques

Gérer le courrier du service

Etablir les conventions de formation professionnelle  : FC diplômantes, FC courtes, certifiantes, VAE, POST VAE et CP

Mettre à jour les différentes bases de données

Gérer les avenants (conventions et / ou subrogations des financeurs)

Assurer le suivi des attestations de présence des apprentis, des CP et transmission aux CFA E et des FC

Participation à la gestion des stages :

Traiter les demandes de conventions de stages validées par les responsables pédagogiques

Vérifier les éléments nécessaires à la constitution des conventions de stage (respect des lois, durée, pièces administratives)

Établir les conventions de stage et les avenants (prolongation, rupture…)

Assurer un suivi et des relances téléphoniques pour l’optimisation des retours des conventions

En relation avec les scolarités et le service des Relations Internationales, consolider le calendrier des stages, informer sur la spécificité des stages à l’étranger

Missions administratives  :

Tâches administratives et secrétariat classique

Contribuer à la valorisation des activités de l’école et participer, autant que de besoin, à la promotion des formations (ex  : présence sur les « Journées Portes ouvertes »). Le cas échéant, et sous réserve d’aménagement horaire, l’agent peut être amené à collaborer ponctuellement avec les autres membres de l’iaelyon pour l’organisation et la surveillance des différents tests Score IAE Message obligatoires

Écosystème de travail

A l’iaelyon, au sein de la Direction de la Formation Continue et Alternance, vous travaillerez sous la supervision directe de la Responsable du service Conventionnement et financement.

Profil

Compétences opérationnelles et comportementales :

Connaissance de l’environnement de la Formation Continue, Formation courte, de l’Alternance et des Stages (réglementation, dispositifs, financements, acteurs institutionnels et privés…)

Connaissance globale de l’offre de formation de l’iaelyon

Connaissance des métiers, des filières et des parcours professionnels

Connaissance des interlocuteurs et dispositifs administratifs internes à l’Université

Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique

Analyser et comprendre un besoin en termes d’orientation et de formation

Rédiger des mails adaptés aux demandes entrantes

Communiquer avec des interlocuteurs variés, internes et externes et à s’adapter en temps réel à l’hétérogénéité des demandes

Assurer un suivi commercial des dossiers en cours

Qualités relationnelles et discrétion

Polyvalence et adaptabilité

Rigueur dans la réalisation des dossiers

Proactivité

Esprit d’équipe

Diplôme(s) souhaité(s) : Minimum Bac

Expérience souhaitée : Une expérience équivalente sur les missions et / ou une expérience dans le milieu de l'enseignement supérieur et de la recherche seraient appréciées

Connaissance et outils :

Maîtriser l’outil informatique  : pack office et applications universitaires

Service recruteur : iaelyon

Date de prise de poste : 01 Février 2025

Localisation du poste : iaelyon School of Management - 6 Cours Albert Thomas 69008 LYON

Temps de travail hebdomadaire : 37h05

Quotité de travail : 100% du temps de travail

Contrat et durée : CDD de 12 mois renouvelable

Filière / Grade : Catégorie C

Rémunération mensuelle brute : négociable selon expérience + prime annuelle

Le poste est ouvert aux personnels contractuels

Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?

  • 51 jours ouvrés de congés par an
  • Télétravail jusqu’à 2,5 jours par semaine en fonction des nécessités de service possible après 6 mois d’ancienneté (avec indemnités à hauteur de 2,88 euros par jour télétravaillés, plafonné à 220 euros par an)
  • Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours
  • Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et évolution professionnelle.
  • Restauration sur place avec participation financière de l’établissement.
  • Emplacement de parking gratuit sur site (voiture + vélo).
  • Participation de l’établissement aux abonnements de transport en commun
  • Participation de l’établissement à la complémentaire santé
  • Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel (Sports : participation pour accéder à toutes les activités 36€ par an).
  • Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU.

Nous serons plus attentifs aux candidatures avec lettre de motivation