Coordinateur.trice de proximité de la formation continue

L’Université Paris Cité a placé la création des Facultés au coeur de son projet politique. Ce modèle de gouvernance implique de refonder l’administration afin de doter les directions centrales et les directions facultaires des ressources nécessaires à l’exercice de leurs nouvelles compétences respectives. Actuellement en cours de définition et de déploiement, le nouveau schéma organisationnel permettra de structurer l’administration facultaire en support de la stratégie disciplinaire, en centre de responsabilités, de pilotage et de ressources, en interaction avec les composantes internes, et de faire évoluer les directions centrales en support de la stratégie UP. Forte de ses 27 400 étudiant.e.s, 46 laboratoires de recherche et 5 700 chercheur.e.s, enseignant.e.schercheur.e.s, personnels administratifs et techniques, la Faculté de Santé est une des trois Facultés de l’Université Paris Cité. Elle est constituée de trois composantes – Médecine, Pharmacie et Odontologie – et de trois départements universitaires de formation – maïeutique, sciences infirmières et rééducationréadaptation - dont la force et le potentiel, au sein d’une même entité, la distingue tout particulièrement en France et en Europe. L’UFR de médecine de la Faculté de Santé d’Université Paris Cité, issue de la fusion des UFR de médecine Paris Centre et Paris Nord, comprend environ 1 400 enseignants-chercheurs (essentiellement hospitalouniversitaires) et 500 BIATSS. Environ 25 000 étudiants y sont inscrits et la recherche conduite dans ses unités de recherche représente près de 25% du potentiel de recherche de l’Inserm. Elle est répartie sur six sites principaux : Bichat, Cochin, les Cordeliers, Necker, Saint-Louis et Villemin. Si la création de cette UFR de Médecine unique est juridiquement validée, la conception et la mise en place de l’organisation, la coordination des parties prenantes, l’accompagnement des agents dans l’évolution de l’organisation restent à finaliser. Entre complexité et crise sanitaire, la structuration unique est encore à poursuivre pour diminuer des disparités opérationnelles qui persistent. Ce poste s’inscrit pleinement dans la mise en place d’une organisation et d’un fonctionnement cible pour optimiser, potentialiser et pérenniser la structure et fédérer les agents qui y oeuvrent au quotidien. Cette transformation s’appuie sur le processus de dialogue social, déjà amorcé, et sur les travaux initiés en matière d’harmonisation des processus, de partage des bonnes pratiques et de coordination administrative. Il s’agit d’associer l’ensemble des parties prenantes dans le projet de transformation pour en garantir la solidité et la pérennité. . 1.Accompagnement des équipes pour la gestion opérationnelle de proximité - Assurer un encadrement de proximité des équipes de la formation continue - Contribuer à la formation des nouveaux arrivants, les former et les accompagner dans leur prise de poste - Apporter un appui méthodologique aux gestionnaires débutants ou en difficulté - Améliorer les pratiques et les process de travail afin d’assurer un meilleur service aux usagers et fluidifier les relations de travail avec tous les services de l’Université - Participer à la création d’un service de formation continue commun à toute l’UFR en co-animant des groupes de travail avec les responsables - Participer à la formation des équipes sur les outils, les process, la règlementation et veiller au maintien des compétences de chacun ; - Réaliser les entretiens professionnels annuels de l’équipe en collaboration avec les objectifs fixés par l’UFR de médecine et son responsable administratif ; 2. Contrôle qualité de l’activité et compte rendu à N+1 - Assurer et contrôler les circuits de traitement des données réalisées par les gestionnaires, notamment dans les actes de facturation avec toutes les informations permettant le recouvrement d’une recette de formation continue - Participer à la réflexion sur le développement de l’offre de formation continue (diplômes universitaires, formations qualifiantes) - Veiller à une communication interne et externe de bonne qualité auprès des usagers, des équipes pédagogiques et des autres - Accueillir, informer, orienter et accompagner les divers publics de la formation continue ; services de l’Université - Assurer la mise en place progressive de nouvelles pratiques et méthodes de travail autour de la démarche qualité et en être le référent pour l’UFR de Médecine 3. Traitement administratif et financier des actions de formations - Traiter les urgences des équipes pédagogiques (autour de 300 formations et une centaine de formations qualifiantes FQ) - Reprendre un portefeuille de gestion pendant une vacance de poste, assurer la continuité de service public - Organiser les aspects administratif et budgétaire des actions de formation (stagiaires, formateurs équipes pédagogiques, contrats, conventions…) - Superviser la logistique des actions de formation continue en liaison avec les assistantes de formation, les équipes pédagogiques, les divers sites de formation, les partenaires de l’université ; - Assurer le suivi des relations avec les différents partenaires, entreprises, organismes sociaux, services publics ; - Veiller à la bonne utilisation des équipements pédagogiques (outils, espaces de gestion de la formation en ligne) et contribuer à leur amélioration ; - Administrer et exploiter des bases de données relatives à la scolarité des stagiaires - Accompagner la mise en œuvre et l'analyse de l'évaluation d'un dispositif de formation dans un processus. - Capacités managériales avérées : encadrer, diriger, animer, mobiliser, entrainer les équipes - Accompagner les équipes à l’évolution des pratiques, au changement - Évaluer des compétences et détecter des potentiels - Analyser les besoins d’évolution des pratiques et des situations professionnelles - Traduire des objectifs de formation en contenus et en méthodes pédagogiques - Evaluer les résultats et effets d’un dispositif de formation continue - Savoir rendre compte de son activité de manière synthétique - Savoir prendre des décisions au bon niveau - S’exprimer de façon claire et concise à l’écrit et à l’oral