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Assistant de direction F / H

Assistant de direction F / H

UNIVERSITE D'ORLEANSLoiret
Il y a plus de 30 jours
Type de contrat
  • Temps plein
Description de poste
  • lt;p>L&#39;universit&eacute; d&#39;Orl&eacute;ans, situ&eacute;e dans la ville historique d&#39;Orl&eacute;ans, est un &eacute;tablissement d&#39;enseignement sup&eacute;rieur public offrant une large gamme de formations dans divers domaines acad&eacute;miques. Avec son campus principal au Ch&acirc;teau de la Source, l&#39;universit&eacute; se distingue par son cadre verdoyant et ses installations modernes. Elle accueille des &eacute;tudiants de toutes les disciplines, des sciences exactes aux lettres et sciences humaines, en passant par le droit, l&#39;&eacute;conomie, et la gestion. &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;< / p> <p>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;< / p><p><strong>Mission< / strong>< / p> <p>Au sein du Cabinet de la Pr&eacute;sidence de l&rsquo;universit&eacute; d&rsquo;Orl&eacute;ans, vous avez pour mission d&rsquo;assister au quotidien le Pr&eacute;sident et son &eacute;quipe de gouvernance dans leurs missions.< / p> <p><strong>Activit&eacute;s principales< / strong>< / p> <ul> <li>Assistanat du Pr&eacute;sident dans l&#39;organisation de ses missions< / li> < / ul> <p>- G&eacute;rer et organiser l&rsquo;emploi du temps, les d&eacute;placements et assurer le suivi des dossiers ;<br / > - Participer &agrave; la mise en place des plannings des diff&eacute;rentes instances ;<br / > - Pr&eacute;parer et suivre les r&eacute;unions (convocation, r&eacute;daction de l&rsquo;ordre du jour, prise de notes)&nbsp;;<br / > - G&eacute;rer les repr&eacute;sentations au sein des diff&eacute;rentes instances et r&eacute;unions (pr&eacute;paration et envoi des mandats de repr&eacute;sentation / d&eacute;l&eacute;gation) ;<br / > - R&eacute;diger les documents demand&eacute;s (courriers, mails, comptes rendus, rapports, etc.).< / p> <ul> <li>Gestion administrative et missions transverses< / li> < / ul> <p>- Assurer la r&eacute;ception et le suivi des courriers, notes, mails ainsi que la diffusion et la circulation de l&#39;information ;<br / > - G&eacute;rer les appels t&eacute;l&eacute;phoniques ;<br / > - Assurer un appui administratif aupr&egrave;s du directeur de cabinet et des membres de la Gouvernance (agenda, missions, courriers, &hellip;)&nbsp; ainsi que des autres assistantes du Cabinet si n&eacute;cessaire (surcharge de travail, &eacute;v&egrave;nements de l&#39;&eacute;tablissement, absences&hellip;) ;<br / > - Garantir le classement et &agrave; l&#39;archivage des divers documents ;<br / > - Participer &agrave; l&rsquo;organisation des s&eacute;minaires d&rsquo;&eacute;tablissement ;<br / > - Participer aux s&eacute;ances de conseils et commissions (CA, CAc, CR, CFVU) pour accompagner l&rsquo;assistante en charge de l&rsquo;instance.< / p> <ul> <li>Gestion des r&eacute;unions de l&#39;&eacute;quipe de gouvernance (pl&eacute;ni&egrave;res et restreintes)< / li> < / ul> <p>- Elaborer le calendrier des r&eacute;unions&nbsp;;<br / > - R&eacute;diger l&rsquo;ordre du jour et pr&eacute;parer les convocations pour les r&eacute;unions de l&#39;&eacute;quipe pl&eacute;ni&egrave;re ;<br / > - Pr&eacute;parer les diff&eacute;rents dossiers en lien avec les services et mettre en forme des documents destin&eacute;s aux membres ;<br / > - Assurer la logistique n&eacute;cessaire &agrave; la tenue des r&eacute;unions (r&eacute;servation de salle, signal&eacute;tique&hellip;) et garantir le bon d&eacute;roul&eacute; des s&eacute;ances (gestion des supports de pr&eacute;sentation, gestion des pr&eacute;sences, &hellip;) ;<br / > - R&eacute;diger et diffuser le relev&eacute; de conclusion pour l&rsquo;&eacute;quipe pl&eacute;ni&egrave;re.< / p> <ul> <li>Supervision de la partie &eacute;v&egrave;nementielle du Cabinet< / li> < / ul> <p>- Superviser les activit&eacute;s r&eacute;alis&eacute;es par la secr&eacute;taire du cabinet charg&eacute;e de la mise en &oelig;uvre de l&rsquo;&eacute;v&eacute;nementiel (invitations, convocations, commandes, r&eacute;servation de salle, signal&eacute;tique, accueil, ...) ;<br / > - G&eacute;rer la campagne des distinctions (palmes acad&eacute;miques, ordre du m&eacute;rite, ...).< / p> <ul> <li>Soutien &agrave; l&rsquo;&eacute;quipe de gouvernance< / li> < / ul> <p>- Apporter un soutien administratif &agrave; l&#39;&eacute;quipe de gouvernance (d&eacute;placements, cartes de visite...).< / p> <p>&nbsp;< / p><p><strong>Formation et exp&eacute;rience professionnelle< / strong>< / p> <ul> <li>Formation Bac+2 orient&eacute;e assistanat de direction / administration< / li> <li>Bonne maitrise des outils bureautique et de communication< / li> < / ul> <p><strong>Comp&eacute;tences et qualit&eacute;s requises< / strong>< / p> <ul> <li>Savoir r&eacute;diger des courriers, des comptes rendus et prendre des notes< / li> <li>Sens de la confidentialit&eacute;, de la discr&eacute;tion et de l&rsquo;organisation< / li> <li>Capacit&eacute; &agrave; rendre compte de son activit&eacute;< / li> <li>Ma&icirc;triser les outils bureautiques et les technologies de l&rsquo;information et de la&nbsp; communication< / li> <li>Savoir g&eacute;rer son activit&eacute; dans un calendrier contraint et faire face &agrave; des situations d&#39;urgence< / li> < / ul>
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    Assistant Direction • Loiret