Assistant(e) Administratif(ve)

À propos de nous

Fondé à Paris en 1920, Gide est, avec ses 10 bureaux dans le monde, le premier cabinet d’avocats français international.

Le cabinet est présent en Europe, Asie, Amérique du Nord, Afrique et met au service de ses clients sa parfaite connaissance des marchés locaux, son expertise régionale et les ressources d’un cabinet international.

Le cabinet rassemble 500 avocats de 35 nationalités différentes, reconnus parmi les meilleurs spécialistes de chacune des branches du droit national et international de la finance et des affaires.

Mission

CDD de 6 mois à pourvoir à partir de septembre 2025 (renouvelable)

Au sein de la Direction des Ressources Humaines, l'Assistant(e) administratif(ve) est en charge de la gestion administrative d’environ 500 avocats.

Principales missions  :

Gestion Administrative  :

On-boarding  : organisation des entretiens d’embauche, préparation des contrats et avenants, accueil des nouveaux arrivants, organisation des réunions d’intégration

Off-boarding  : suivi de la procédure de sortie, organisation des entretiens de départ

Constitution et mise à jour des dossiers personnels des avocats

Assistance quotidienne des avocats dans  les démarches liées à leur activité professionnelle   : rédaction des attestations d’emploi, suivi des notes de frais des avocats de nos bureaux internationaux

Suivi des absences maladie, repos rémunérés et congés maternité / paternité

Être le garant de la bonne application des procédures internes liées aux collaborateurs, s’assurer de l'efficacité et de la rigueur des process en matière d'administration du personnel

Contacts avec le Barreau

Assistance à l’organisation des Assemblées Générales des Associés

Base de données RH  :

Assurer l’exhaustivité et la fiabilité des données RH sur l’ensemble de nos outils

Honoraires  :

Assistance à la préparation des honoraires des avocats

Suivi des EVP

Suivi des paiements des cotisations d’assurance et des appels de cotisations relatifs aux assurances (mutuelle, CFE, etc.)

Contrôle et relance sur la saisie des temps en lien avec le Contrôle Interne

Profil

Diplômes et expérience  :

Formation bac+2 (spécialisation RH appréciée)

Expérience professionnelle dans le domaine de l'administration du personnel au sein d'une Direction des Ressources Humaines dans des environnements exigeants (cabinet d'avocats, cabinet de conseil…)

Compétences requises  :

Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et bases de données

Anglais opérationnel

Capacités d’organisation et gestion des priorités

Réactivité, rigueur, discrétion et sens de la confidentialité

Bon relationnel, diplomatie et sens du service