ASSISTANT DE DIRECTION - APPRENTI - H / F

Avec ses 157 métiers pour plus de 1700 agents, le Conseil Départemental des Ardennes est le 2ème employeur du département. Travailler pour le Département c'est s'investir au sein d'équipes dynamiques et proche du quotidien des 270 000 habitants.

Que ce soit au coeur de notre politique d'action sociale (PMI, protection de l'enfance, RSA, autonomie des personnes âgées et / ou handicapées etc;) ou travailler dans nos collèges, sur nos routes ou dans le domaine de l'environnement, de la culture, du sport, etc... venez participer à la construction d'un département où il fait bon s'oxygéner.

En tant qu'assistant de direction, vous aurez pour mission d'assister le Directeur de la culture dans la gestion quotidienne de son emploi du temps et de ses déplacements. Vous participerez au suivi des politiques portées par la Direction. Vous coordonnerez la gestion administrative et financière en lien avec les services de la direction. Vous apporterez un soutien dans le cadre des projets et activités de la Direction.

1.    Gérer les activités quotidiennes de la Direction

Prendre en charge le courrier, les appels téléphoniques, planifier les rendez-vous, les réunions, organiser les déplacements

Participer aux réunions de la direction et en assurer le secrétariat

Contrôler les écrits qui transitent par la direction

Rédiger des courriers et des actes administratifs

Mettre en forme des documents

Suivre et contrôler l'ensemble des demandes de dossiers

Diffuser l'information auprès des services

Organiser le classement et l'archivage des dossiers

2.    Travailler en étroite collaboration avec les services de la direction et l'ensemble des interlocuteurs de la collectivité

Participer aux projets et activités de la direction

Suivre le budget des services

Superviser les rapports pour la Commission permanente et l'Assemblée départementale

Participer à la gestion des dossiers des services (marchés publics, subventions, évènements..)

Assister et conseiller les services dans les différentes démarches et procédures administrative

3. Participer à l'optimisation du fonctionnement de la direction et à la cohésion d'équipe

Mettre en place des tableaux de bord et des outils de pilotage

Développer des actions d'optimisation des procédures de travail

Elaborer des nouveaux outils de travail (bases de données, formulaires, modes opératoires...)

Accompagner les agents dans la mise en place des nouvelles procédures ou à l'utilisation de nouveaux outils (dématérialisation des courriers, de la chaîne comptable, archivage électronique...)

Organiser des actions de cohésion

COMPETENCES

Très bon niveau d'orthographe et de grammaire

Bonnes qualités rédactionnelles

Maîtrise de l'outil informatique et numérique (Word, Excel, powerpoint..)

CONNAISSANCES

Bonne connaissance des techniques de secrétariat (prises de note, classement....)

Bonne connaissance du fonctionnement du Conseil Départemental

Intérêt pour le domaine de la culture

SAVOIR FAIRE

Savoir gérer son temps

Faire preuve de réactivité et d'anticipation

Savoir s'adapter à la diversité des tâches

Communiquer et fédérer

APTITUDES ET QUALITES REQUISES

Sens de l'organisation (gestion des priorités, des urgences, respect des échéances)

Autonomie

Esprit d'initiative

Disponibilité

Discrétion et confidentialité dans le traitement des dossiers

Esprit d'équipe