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Office Manager

Groupe MonassierParis, Île-de-France, France

Il y a 17 jours

Type de contrat

Temps plein

Description de poste

Le Groupe Monassier, 1er réseau notarial français fort de 23 offices membres représentant 150 notaires et 450 collaborateurs, recrute pour son secrétariat général basé à Paris (8ème) un(e) office manager.

Composé de 10 salariés, le Secrétariat général met en œuvre l’ensemble des décisions du Groupe adoptées par l’Assemblée générale, le Comité stratégique et la Présidente.

POSITIONNEMENT DE l’OFFICE MANAGER DANS LE SECRETARIAT GENERAL

Hiérarchiquement placé(e) sous la responsabilité du Secrétaire général adjoint.

MISSION GLOBALE

Le suivi logistique et administratif du Secrétariat général.

MISSIONS ET ACTIVITES

Mission 1 : Assurer l’accueil téléphonique et physique du Secrétariat général

Accueil physique :
Préparation (catering, blocs-notes, technique) et gestion des salles
Accueil des rendez-vous
Aide à l’utilisation des ressources techniques (PC, visioconférence, …)
Accueil téléphonique, prise de messages
Traitement du courrier (y compris affranchissement) et des livraisons

Mission 2 : Assurer la logistique du Secrétariat général

Gestion des relations avec les prestataires et fournisseurs du Groupe (fournitures, climatisation, ménage, téléphone, informatique, télécopie, petites réparations, commandes groupées, etc.)

Gestion des stocks des fournitures (consommables et autres)

Organisation matérielle et technique des réunions en présentiel et en visioconférence

Assemblées générales et Comités stratégiques élargis : participation à l’organisation logistique en amont et pendant l’événement.

Mission 3 : Assurer la gestion administrative des instances statutaires (Assemblées générales, Comités stratégiques, Comités particuliers) et des pôles de compétences

Convocation, suivi des présences, feuilles de présence

Suivi administratif des structures en lien avec les offices assurant le secrétariat juridique

Suivi administratif de la relation avec les sociétés filiales

Gestion du planning des réunions

Relations avec les offices, l’OPCA-PL et le CSN (habilitation)

Mise à disposition sur le réseau social interne des attestations de formation aux notaires

Mission 4 : Effectuer les tâches de secrétariat / assistanat du Secrétaire général

Mise en forme de documents et de courriers

Organisation de rendez-vous et de déplacements

Gestion de l’agenda partagé et de la boîte mail générale

Suivi des indicateurs d’activité du secrétariat général

Appui à l’événementiel

ET SELON PROFIL

Mission 5 : Assurer la gestion administrative et comptable du Secrétariat général, en lien avec le cabinet d’expertise comptable

Établissement des règlements fournisseurs

Remise chèques à l’encaissement

Établissement des factures clients et suivi des règlements

Suivi de la trésorerie de 3 structures

Transmission des pièces au cabinet d’expertise comptable

Inventaire des stocks et leur chiffrage

Archivage des pièces comptables

Suivi et transmission des variables RH du secrétariat général (congés, RTT, arrêts maladie, médecine du travail…) et des variables des offices membres et des partenaires internationaux (adresses, associés, coordonnées bancaires…)

COMPETENCES REQUISES

Soft skills

Sens sur service et du contact

Travail en équipe - Communication

Excellente présentation et élocution

Rigueur

Gestion des priorités (sang-froid / réactivité)

Débrouillardise (polyvalence et tout terrain)

Compétences techniques

Maîtrise du Pack Office (en particulier Word (fusion publipostage / styles) / Outlook) Maîtrise des outils informatique (dont une ou plusieurs solutions de visio conférence)

Et, selon profil (mission 5) : Excel et compréhension des flux économiques d’une entreprise et des flux comptables.

ORGANISATION DU TRAVAIL

35h hebdomadaires

Semaine de 4 jours (M-M-J-V)

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Office Manager • Paris, Île-de-France, France