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Assistant du Directeur de la gérance H / F

L’Union sociale pour l’habitatParis , Ile-de-France, France

Il y a 1 jour

Type de contrat

Description de poste

Description de la mission

LAssistant du Directeur de la gérance h / f lassiste au quotidien dans les tâches administratives, organisationnelles, logistiques etc. de sa direction. Il / elle veille à la mise en œuvre des éléments de communication à destination des locataires et garantit la bonne circulation de linformation au sein de la direction de la gérance. Il / elle dispose des attributions suivantes :

1 / Assistanat du Directeur de la Gérance

Assurer le secrétariat classique : téléphone, courrier, classement, organisation de réunions, comptes rendus, etc. ;
Faciliter la communication des informations au sein de la gérance : recueil dinformations, diffusion de notes, relance, centralisation, interface avec les autres directions ;
Assurer les relations externes de l'entreprise : fournisseurs, administrations, services d'État, amicales de locataires ;
Suivre les indicateurs de pilotage de la gérance : délais travaux, délais signatures, délais attributions, délais liquidations, délais fournisseurs, etc. ;Assurer la gestion administrative du personnel de la gérance : plannings de congés, suivi des absences, remplacements, y compris des gardiens en lien avec les responsables techniques de secteurs ;Rédiger des notes ou correspondances à partir de consignes orales ou manuscrites.

2 / Assistanat de la gérance

Contrôler les courriers de réponse signalés par le Directeur de la gérance ;

Suivi des délais, harmonisation de la charte graphique, etc. ;

Veiller à la bonne gestion de la boîte mail et de toutes les demandes locatives ;

Rassembler et mettre en forme les différents travaux pour la gérance (tableaux de bord, graphiques, etc.) ;

Assurer le secrétariat classique des réunions avec les associations des locataires ;

Effectuer les mises à jour des documents « types » de la gérance, notamment les communications destinées aux locataires, suivi des communications sur les groupes.

3 / Aide au suivi administratif des marchés gérance (RIVP / hsf)

Suivi administratif des marchés (RIVP / hsf) : déploiement, organisation des réunions de suivi, centralisation des problématiques, application des pénalités, gestion des contrôles externes type Adaptabank ;

Suivi administratif des marchés dAMO (hsf) : déploiement, organisation des réunions de suivi, centralisation des problématiques, etc.

4 / Suivi dopérations spécifiques

Suivi des opérations pouvant impacter plusieurs services de la gérance ;

Suivi des enquêtes de satisfaction (déploiement, restitution et définition du plan daction avec le Directeur de la gérance et les différents responsables) ;

Suivi des opérations de proximité avec les locataires.

Les fonctions énoncées ci-dessus ne sont pas exhaustives et peuvent faire lobjet dévolutions.

Profil

Formation et expérience

Diplôme obtenu de BTS en Assistant de management ou équivalent.

Expérience minimum de 2 ans sur un poste similaire dans le logement social.

Savoirs et savoir faire

Maîtrise avancée des outils bureautiques (Outlook, Word, Powerpoint).

Bonnes qualités rédactionnelles (courriers en particulier).

Savoir être

Rigueur et précision

Méthode et organisation

Tact et discrétion

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Assistant Directeur • Paris , Ile-de-France, France