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🔎 Les missions qui vous attendent en quelques mots ?
Le secrétariat de la direction générale gère, filtre et oriente tous les appels téléphoniques concernant la direction générale. Il assure l’accueil du public (agents, médecins, patients, usagers, etc...) et sa réorientation si nécessaire.
Il est garant du tri du courrier et des envois postaux quotidiens de la direction générale. Il assure un suivi de la messagerie « direction générale » en collaboration avec l’attaché d’administration et le directeur de cabinet.
Il est en charge de l’organisation logistique des rendez-vous, des réunions et des déplacements du directeur général et du directeur général adjoint, du directeur de cabinet et du directeur du département territoire. Il assure la prise de notes, la frappe et la mise en forme des documents (CR, décisions, délégations, notes de services...) et le cas échéant, leurs diffusions.
Il assure le suivi de certains dossiers récurrents (1er bébé de l’année, vœux, fête des mères…).
Il planifie les instances de l’établissement et celle liées à la gouvernance du GHT.
Il définit le roulement des gardes administratives de direction et assure la diffusion hebdomadaire des documents liés à ces gardes.
Il coordonne le suivi des dossiers administratifs de l’équipe de direction (suivi des arrêtés, décisions de nomination, dossiers d’évaluation) en lien avec la direction des ressources humaines
Il assure le suivi des congés de l’équipe de direction
Il gère les fournitures de service et les matériels de bureau.
🤝 L’équipe que vous allez rejoindre
Le secrétariat de direction est composé de 2 assistantes qui collaborent étroitement, s’aident en cas de besoin et se suppléent en cas d’absence.
1 assistante de direction dédiée au :
- Directeur général (mission principale)
- Directeur de cabinet
- Directeurs adjoints (aide ponctuelle)
