Direction Offres d'emploi - Rouen (76)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >

Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur

Rédacteur principal de 2ème classe

Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()

Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Management Non Descriptif de l'emploi La Ville du Havre recherche un :

Assistant de direction (h / f)

Recrutement statutaire ou contractuel L 332-8 du code général de la fonction publique.

La procédure de recrutement peut inclure en plus de l’entretien, des tests de niveaux, mise en situation et questionnaires de personnalité.

MISSION

Sous l’autorité de la coordinatrice du secteur appui décisionnel, vous apportez une aide permanente aux membres de l’équipe de direction en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers. Missions / conditions d'exercice ACTIVITES PRINCIPALES

ASSISTANTE DE DIRECTION

Organisation de la vie professionnelle des cadres notamment la directrice générale adjointe et les directeurs adjoints

Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités des cadres

Accueil téléphonique et physique au secrétariat

Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent

Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers électroniques

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique

Organiser le classement et l'archivage des dossiers

Suivi des projets et activités de la direction

Gestion du courrier (parapheurs, suivi, trafic…)

Organisation et planification des réunions réservations de salles, convocation des participants, préparation de l’ordre du jour, prise de notes, rédaction et diffusion des comptes rendus,

Etablir des plannings de congés et de permanences

Participer à l’organisation des réunions d’équipe, séminaires, cérémonies etc.

Organiser les déplacements professionnels (ordres de mission, réservation hébergement…)

Récolter les données et alimenter les différents outils de suivi d’activité

Accompagner les services pour la bonne application des règles relatives à la rédaction des documents administratifs (topographie, mise en page), établir des documents types et s’assurer du respect des procédures

Contribuer à la mise en œuvre de la communication interne et externe

GESTION ADMINISTRATIVE

Gestion du conseil d’administration du CCAS

Assurer le suivi des délibérations, décisions et arrêtés

Organiser des diverses commissions issues du Conseil d’Administration (commission permanente d’attribution de secours et commission d’appels d’offres)

Mettre en forme et corriger les actes administratifs, assurer leur transmission au contrôle de légalité et leur notification

Constituer les registres et les recueils légaux

Assurer l’affichage légal

Participer à la dématérialisation des actes et à la gestion électronique des documents

Gestion du courrier (affranchissement, envoi en nombre, accompagnement des services pour la réduction des couts d’affranchissement.)

Tenue des tableaux de bord d’activité.

Gestion des astreintes

Gestion documentaire

Gestion de la régie frais de mission Profils recherchés Connaissances et compétences techniques :

Les techniques d’accueil téléphonique et de secrétariat

Qualités rédactionnelles (prise de notes, orthographe, syntaxe, esprit de synthèse)

Connaissance des services du CCAS et des services de la VDH

TRAFIC

Grand Angle

Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (MS Office, Outlook, intranet)

Compétences comportementales :

Qualités relationnelles

Capacité d’anticipation et à rendre compte

Capacité à être force de propositions

Organisation

Rigueur

Capacité d’adaptation

Discrétion

Ecoute

Faire preuve d'adaptation notamment en cas de situations particulières et urgentes.

LIEU, JOURS ET HORAIRES DE TRAVAIL

CCAS, 3 place Albert René 76600 Le Havre

36h05 hebdomadaires du lundi au vendredi – OAGT,

Permanences

Dépassements d’horaires possibles après 17h en fonction des pics d’activité du service.