Assistant(e) pour la Direction Générale des Services

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Management Non Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative selon profil Descriptif de l'emploi Placé(e) sous l'autorité de la Directrice Générale des Services, vous aurez pour rôle de contribuer au bon fonctionnement de la Direction en assurant, dans un environnement exigeant et stratégique, un appui administratif, juridique et organisationnel. Missions / conditions d'exercice - Instances communautaire et municipale
Assurer la préparation et la transmission des convocations et notes aux élus dans les délais réglementaires.
Recueillir, relire et mettre en forme les projets de délibérations.
Assister aux séances des conseils, rédiger les comptes-rendus et procès-verbaux.
Transmettre les actes et pièces annexes au service de contrôle de légalité et gérer leur publicité.
Renseigner les directions sur les questions liées aux instances (calendrier, délibérations,
etc)
Mettre en place la logistique des instances (réservation et préparation des réunions)
- Secrétariat général
Superviser l'agenda de la Directrice Générale et coordonner les prises de rendez-vous.
Etre l'intermédiaire entre la Direction Générale et les autres pôles.
Rédiger et/ou mettre en forme des documents (courriers, notes, arrêtés, conventions, contrats, décisions).
Assurer le circuit des courriers et des parapheurs.
Gérer les invitations diverses pour réunions de travail, manifestations, cérémonies patriotiques.
Préparer les dossiers en lien avec les réunions programmées.
Assurer le classement, la réalisation des archives de la Direction Générale.
Organiser et coordonner les informations internes et externes confidentielles.
Superviser, organiser et coordonner la remontée d'informations auprès de la Direction Générale. Profils recherchés - Formation initiale en secrétariat ou assistante de direction
- Bonne connaissance de l'organisation et du mode de fonctionnement d'une collectivité territoriale
- Maîtrise des outils informatiques : pack office, logiciels métier.
- Disponibilité, organisation, réactivité, capacité d'organisation et de priorisation des missions
- Sens du service et loyauté