Adjoint·e en gestion de formation

Présentation de la structure

La Direction Générale Déléguée Formation (DGD FORM) assure l’appui dans la définition, la mise en œuvre et le suivi de la politique arrêtée par le Vice-Président Formation en matière d’orientation, de gestion et d’insertion professionnelle des étudiants, de Formation tout au long de la vie, d’innovation pédagogique et de stratégie budgétaire.

Elle est composée d’environ 180 agents répartis en 5 directions dont la Direction de la Formation continue et de l’apprentissage (DFCA).

Cette dernière développe, organise, coordonne et gère les activités de formation continue et d'apprentissage et participe à la définition de la stratégie.

Le Service Activités de la DFCA comprend 12 gestionnaires de formation et 9 Ingénieurs Conseils.

Missions principales

Sous l’autorité de la coordinatrice des gestionnaires de formation, en collaboration avec deux ingénieurs conseil et en lien avec l’INSPE et la composante Chimie-Biologie, vous apporterez votre appui dans les activités d’information et de gestion administrative et financière au sein de la DFCA.

Vous serez également en charge de l’appui logistique à la coordination de formation.

Spécificités du poste :

• Assurer une fois par semaine une permanence d’accueil physique et téléphonique de la DFCA jusqu’à 17h30
• Participation à des forums, salons

Activités principales

Assurer la gestion et le suivi administratif des activités de la DFCA en relation avec l’ingénieur conseil et le N+1 :

• Analyser la situation du stagiaire et indiquer les profils d’inscription (statut / régime)
• Alimenter le tableau de bord de suivi de son activité
• Assurer le suivi des dossiers sur les plateformes spécifiques (EDOF, KAIROS, etc.)
• Alimenter et mettre à jour la base de données stagiaires de la DFCA (FCA Manager)
• Éditer des devis et des conventions
• Délivrer les autorisations d’inscription
• Préparer et suivre la contractualisation (envoi, réception, circuit de signatures, etc.)
• Compléter les dossiers de demande de financement (programme, calendrier, etc.)
• Suivre et saisir des assiduités
• Délivrer les attestations de fin de formation / éditer des certificats de réalisation
• Aider à l’établissement des statistiques et bilans

Accueillir, écouter, informer, orienter, conseiller les publics

Contribuer à la gestion financière :

• Collecter et assurer le suivi des documents utiles à la facturation
• Contrôler les données saisies dans FCA Manager pour les statistiques

Participer à l’amélioration qualité de la DFCA et aux activités transversales :

• Assurer un relai d’accueil téléphonique
• Apporter une aide ponctuelle en soutien aux autres collègues gestionnaires
• Travailler en binôme avec l’ingénieure conseil
• Participer à la création de procédures et veiller à leur bonne application
• Participer à l’élaboration de documents

Compétences attendues

• Recueillir, traiter et partager des informations
• Appliquer les procédures
• Garantir une qualité d'accueil
• Maîtriser les outils bureautiques utiles à son activité
• Analyser ses pratiques et les formaliser
• Rendre compte
• Intégrer les innovations, les réformes
• Concevoir et rédiger des documents
• Être organisé·e et rigoureux / rigoureuse
• Travailler en équipe et en relation partenariale
• Avoir le sens de la communication : écouter, comprendre, reformuler
• Avoir un relationnel de qualité
• Être autonome
• Mobiliser ses capacités d'adaptation
• Être force de proposition

Conditions de diplômes

BEP / CAP

Rémunération

A partir de 1750€ mensuel brut et en fonction de l’expérience.

Vous percevrez en plus de votre salaire un régime indemnitaire d'un montant mensuel brut de , pour les contractuels 229,50€ et pour les titulaires 270 €.