Assistant.e ADV

⚙ Responsabilités et activités principales Interlocuteur principal entre l’entrepôt, les clients et la Direction

Gestion des commandes :

• Réceptionner et saisir les commandes clients dans l’ERP.
• Vérifier la disponibilité des produits et alerter le service approvisionnement en cas de risque de rupture.
• Préparer et transmettre les documents nécessaires à l’affrètement, en coordination avec les transporteurs et les clients.
• Réceptionner les bons de livraison, contrôler la conformité et procéder à la facturation.

Suivi administratif et commercial :

• Créer et mettre à jour les dossiers clients (nouveaux comptes, points de livraison, informations administratives).
• Vérifier la cohérence des documents contractuels et administratifs reçus.
• Assurer le suivi des paiements et des éléments de facturation.
• Compléter les tableaux de suivi et de reporting relatifs à son portefeuille client.

Gestion des réclamations et qualité de service :

• Traiter les réclamations clients conformément aux procédures internes.
• Préparer les dossiers pour validation, enregistrer les informations et assurer le suivi jusqu’à résolution.
• Maintenir un haut niveau de satisfaction client grâce à une communication claire et réactive.

Gestion de stock :

• Contrôler les mouvements d’entrées et de sorties de stock en fin de mois.
• Garantir la traçabilité des flux et la justesse des enregistrements dans les systèmes.

Relations internes et externes:

• Clients, transporteurs, fournisseurs et prestataires logistiques.
• Services internes : approvisionnement, comptabilité, logistique, direction commerciale.
• Organismes de contrôle externes.

Savoir :

• Maîtrise du Pack Office, notamment Excel.
• Pratique d’un ERP (type SAP, Sage X3, ou équivalent).
• Bon niveau d’espagnol ou d’anglais (niveau B2 minimum).

Savoir-faire :

• Réceptionner et traiter les appels clients.
• Enregistrer et suivre les commandes jusqu’à la facturation.
• Contrôler les conditions de réalisation et proposer des solutions correctives.
• Assurer le suivi des dossiers clients/fournisseurs.
• Garantir la fiabilité des informations commerciales et logistiques.

Savoir-être :

• Rigueur, autonomie et sens des priorités.
• Réactivité et gestion du stress.
• Esprit d’équipe et de coopération interservices.
• Sens du service client et posture professionnelle exemplaire.

Formation : Bac +2 / BTS en administration des ventes, commerce international, ou équivalent.

Expérience : minimum 2 à 3 ans dans une fonction similaire, idéalement dans le secteur agricole, industriel ou des produits chimiques.

L’Assistant ADV Fertilisants (H/F) assure la gestion complète du cycle de commande pour les clients, depuis la réception jusqu’à la facturation, en garantissant la disponibilité des produits, la conformité logistique et la qualité du service rendu.

Véritable interface entre les clients, les transporteurs et les services internes, il/elle contribue à la fiabilité de la chaîne administrative et logistique.