Archiviste F/H F/H

MétierArchivage - Documentation
Intitulé du posteArchiviste F/H F/H
Type de contratTitulaire ou CDI
TélétravailNon
Présentation du service

La Direction des opérations est composée :

· D’un Directeur

· D’une Adjointe du Directeur

· D’un cadre et d’un adjoint en charge des archives médicales, ainsi que des équipes d’archivistes des services centraux des dossiers médicaux

· D’un cadre en charge de l’accueil, du standard et des bureaux des rendez-vous, ainsi que des équipes d’accueil physique et téléphonique

· D’une cellule de gestion des lits

Les missions de la direction des opérations consistent dans le pilotage des projets transversaux ayant un impact sur la performance du groupe hospitalier. A ce titre le directeur des opérations analyse les organisations et propose des évolutions ou des outils dont les objectifs sont d’optimiser les processus de soins. En particulier, le directeur des opérations assure le pilotage des structures de soins mutualisées tels que les blocs opératoires ou les polycliniques médicales et chirurgicales du groupe. Il est également en charge du plan de transformation numérique du groupe.

Vos missions

· Enregistrer les nouveaux dossiers dans la base de gestion informatique (GDM).
· Procéder à l’indexation numérique des dossiers et au rangement de ceux-ci sur les rayonnages.
· Analyser et gérer toutes les demandes de prêts de dossiers.
· Gérer à tour de rôle (pour les archivistes polyvalents du service) la réception des dossiers apportés par les services entre 9 h 30 et 11 h 30 ainsi que de 14 h à 15 h
· Enregistrer l’intégralité des retours de dossiers.
· Contrôler avec l’application ORBIS la venue des patients afin de réactualiser si besoin les pochettes des dossiers.
· Créer des pochettes additionnelles ou refaire les pochettes selon les besoins.
· Renseigner les agents se présentant à l’accueil durant les plages horaires d’ouverture.
· De 14 h à 15 h, procéder à l’inventaire contradictoire des nouveaux dossiers transmis en archivage.
· Vérifier l’exhaustivité des pochettes transmises en retour : vérifier que les pochettes transmises ne comportent pas des éléments qui ne doivent pas s’y trouver : pochette de sortie des patients, effets personnels des patients, dossier médical d’un autre établissement, radiographie de ville.
· Réceptionner les cartons de dossiers médicaux livrés par le prestataire d’externalisation.
· Vérifier immédiatement la concordance entre la liste des dossiers commandés chez le prestataire et la liste des dossiers réceptionnés.
· Procéder à l’enregistrement des retours de dossiers sur l’application GDM, ajouter l’imprimé jaune destiné aux services de soins, prévenir les services de l’arrivée de leurs dossiers en utilisant le télécopieur.
· Si un ou des dossiers n’ont pas été livrés, prévenir le prestataire à partir de 14 h via la messagerie électronique et
une copie au cadre des archives.
· Après contrôle des bordereaux les remettre au cadre.
· Réceptionner entre 14 h et 15 h (depuis juillet 2019) des documents médicaux qui ne peuvent être numérisés sur ORBIS afin de les intégrer dans des dossiers déjà existants aux archives.
· Assurer le classement et le rangement en travée de tous les dossiers revenant aux Archives.
· Enregistrer informatiquement les prêts et les transferts de dossiers médicaux.
· Sortir les dossiers puis les déposer dans les chariots de livraison ou dans les cases à l’accueil.
· Préparer les dossiers pour la salle de lecture (pour l’AMA de l’unité d’Hémovigilance) ou pour les médecins venant consulter des dossiers aux archives.
· Entretenir le classement des rayonnages tout au long de l’année.
· Protéger les dossiers médicaux de toute dégradation en veillant à la bonne tenue des pochettes et au ra

Profil recherché

COMPETENCES
Savoir-faire requis :
Pratique de la bureautique acquise et totalement maîtrisée : WINDOWS, WORD, EXCEL, OUTLOOK
Capacité à travailler en équipe dans un local clos.
Utiliser les techniques gestes et postures /manutention de charges (formation possible)
Connaissance de la réglementation des archives hospitalières (formation possible).
Identifier des fonds d'archives à collecter (formation possible).

Horaires de travail8h30 - 16h
Vos avantages à l'AP-HP- Restauration d'entreprise- Remboursement titre de transport 75%

Description de l'hôpitalSitué à Bobigny (93), l'hôpital Avicenne exerce une triple mission de soins, de recherche et d'enseignement. Il est orienté vers deux axes forts : la cancérologie (avec un centre expert onco-thorax, un centre spécialisé en hépatologie) et la prise en charge médico-chirurgicale de l'obésité. Il propose une prise en charge complète dans toutes les spécialités médicales.
Référence de l'offre2025-15675