Agent administratif - Service Population (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Placé(e) sous l’autorité de la Directrice du service Population, l’agent administratif intègre une équipe de trois agents polyvalents, avec lesquels il ou elle travaille en étroite collaboration. Polyvalent(e) sur l’ensemble des missions du service, l’agent évolue dans un environnement dynamique et exigeant, nécessitant un haut degré d’autonomie, une bonne capacité d’adaptation, ainsi qu’un niveau confirmé dans la gestion administrative et réglementaire des dossiers.

L’agent assure des missions essentielles telles que la gestion des affaires funéraires, le suivi du cimetière communal et les relations avec les opérateurs funéraires. Il ou elle intervient également dans le cadre des démarches relatives aux débits de boissons, veillant au respect de la réglementation et à l’instruction des autorisations nécessaires. L’organisation des scrutins électoraux fait aussi partie intégrante de ses fonctions : de l’inscription sur les listes électorales à la préparation matérielle et administrative des élections, l’agent y joue un rôle central.

En complément de ces missions spécifiques, l’agent assure l’accueil physique et téléphonique du public. Il ou elle apporte une réponse adaptée aux demandes, oriente les usagers et les accompagne dans leurs démarches. L’agent instruit et établit les actes d’état civil, tient rigoureusement les registres, et participe à la suppléance sur les demandes de titres d’identité via le dispositif DR. Missions / conditions d'exercice L'agent administratif a pour objectif principaux : l'accueil du public, les demandes d'actes de l'état civil, et les demandes administratives du public.

Il a pour missions principales :
- La rédaction des actes de l'état civil (naissance, mariage, adoption, décès…) et pièces annexes (extraits ou copies d'actes, livrets de famille…)
- L'établissement des dossiers de mariage, de PACS, de parrainage civil et préparer les cérémonies
- L'assistance aux officiers de l'état civil lors des cérémonies de mariage, PACS et parrainages civils
- La gestion des documents sollicités par les administrés (légalisations de signatures, certificat de conformité des documents aux originaux, certificats de vie, livres de police des sociétés...)
- La tenue administrative des registres d'état civil
- La réception et le traitement des demandes de Titres biométriques (CNI, Passeports) sur le dispositif de recueil, en alternance avec les autres agents du service
- La gestion de l'agenda d'équipe pour le recueil des passeports biométriques et des CNI
- La gestion des Listes électorales (inscription, radiation, enquêtes) et organisation des élections en polyvalence avec les autres agents
- La gestion des débits de boissons en polyvalence avec les autres agents
- La gestion du Cimetière et du funéraire (Suppléance Régie des recettes)
- La gestion des mails, des courriers et de l'enregistrement du courrier

L'agent doit également :
- Assurer une polyvalence en matières, recensement JDC, attestations d'accueil
- Accueil du public (Téléphonique et physique) et affichage en polyvalence avec les autres agents Profils recherchés Savoirs / connaissances :
Connaître I ’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités locales
Connaître les missions des administrations et partenaires publics
Connaître le cadre réglementaire des actes administratifs : état civil, législations funéraire, élections, débits de boissons
Connaître les techniques de rédaction administrative
Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante

Savoir-faire / compétences techniques :
Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissances, décès)
Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile) Contrôler l'authenticité des attestations fournies
Etablir les différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès) Suivre les dossiers de mariage (si nécessaire)
Réceptionner, préparer les demandes administratives diverses
Gestion du cimetière et du funéraire
Gestion du recensement lié à la Journée d'Appel (le cas échéant).
Suivi des dossiers de baptêmes civils (le cas échéant)
Rédiger des attestations diverses (certificat d'hérédité, domicile, etc.)

Savoirs être / aptitudes :
Ponctualité, assiduité
Qualités relationnelles et d’écoute Rigueur et organisation
Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve Disponibilité
Capacité d’adaptation
Bonne gestion du stress
Polyvalence